V PRO-DOMA začali s digitalizací už na přelomu tisíciletí –⁠ automatizovali desítky procesů a nehodlají přestat

V naší kampani za srozumitelnou digitalizaci Praskněte digitální brblinu zpovídáme české firmy a ptáme se jich na to, jak s digitalizací začínaly. Jednou z nich je PRO-DOMA, první český distributor stavebních materiálů s více jak 60 prodejnami. Začínali digitalizační linkou na skenování faktur a dnes digitálně zpracovávají i objednávky, nabídky, smlouvy nebo reklamace.

PRO-DOMA působí na českém trhu přes 30 let a do digitalizace se pustili už na počátku tisíciletí. Věděli, že pokud chtějí kontinuálně růst, musí zrychlovat administrativní procesy.

„Prvním velkým krokem u nás byla digitalizace přijatých faktur. Koupili jsme digitalizační linku, na které jsme skenovali faktury. Systém z nich zakládal hlavičky, ze kterých vytěžoval například údaje o dodavatelích nebo datech. Z těchto údajů vytvářel evidenci došlé pošty a skeny přikládal do ERP systému. Byla to pro nás velká revoluce, která nám umožnila zvýšit efektivitu a geograficky rozprostřít ekonomický úsek do několika míst,“ vysvětluje Pavel Kostrhoun, CFO společnosti PRO-DOMA.

Díky digitalizaci nemusí v PRO-DOMA soustředit ekonomické týmy na jednom místě, ale rozprostřeli je do několika míst po Česku. Účtárnu mají v Březnici, fakturaci v Českém Brodě a controlling v Praze, takže smysluplně využijí všechny nemovitosti, které společnost vlastní.

Přijaté faktury u nich stále tvoří největší objem digitalizovaných dokladů, ale od zavedení digitalizační linky začali elektronicky zpracovávat a evidovat i další dokumenty, například:

• objednávky,
• nabídky,
• podklady obchodních případů
• nebo smlouvy, které ukládají na firemním intranetu.

V PRO-DOMA berou digitalizaci jako kontinuální proces a stále hledají nové činnosti, které by mohly ve firmě zefektivnit. Například v roce 2021 začali digitálně řešit reklamace a zavedli EDI (elektronická výměna dokladů), díky kterému si s obchodními partnery vyměňují doklady ve strukturovaném formátu. Pokud jim například dodavatel pošle fakturu, EDI zkontroluje, že odpovídá dodacímu listu a zaúčtuje ji.

I po 20 letech digitalizování však v PRO-DOMA zjistili, že touha řešit procesy papírově je mezi některými zaměstnanci hluboce zakořeněná. Část měla například stále potřebu si dokumenty tisknout, i když existovala jednodušší cesta. Museli to vyřešit přidělováním přístupových práv k tiskárně. 

PRO-DOMA je skvělým příkladem toho, že digitalizace je neustálý proces hledání neefektivních procesů a jejich zlepšování. Uvědomují si, které procesy by mohly fungovat lépe a dle priorit je postupně vylepšují. Každý digitalizovaný proces pak firmě umožňuje o další kus vyrůst.

Další příběhy českých firem a tipy, jak s digitalizací nejlépe začít, najdete na stránce naší kampaně Praskněte digitální brblinu.