Distribuce léčiv a farmaceutického materiálu přebírá principy FMCG. Regulované zboží však klade vyšší nároky na data

Rychloobrátkový retail zakládá řízení dostupnosti na průběžném propojení údajů o objednávkách, dodávkách, zásobách a prodeji. Farmaceutická distribuce se tomuto způsobu práce s provozními daty přibližuje, musí jej však doplnit o nároky na kontrolu a dohledatelnost regulovaného sortimentu. Ve společnosti PHOENIX se po sjednocení toku dat snížil objem manuálních kontrol až o 95 % a proces od příjmu po naskladnění se zkrátil z dnů na hodiny. Dostupnost léčiv tak neurčuje pouze fyzický stav zásoby, ale i schopnost firmy potřebné údaje včas ověřit a promítnout do navazujícího provozu.

Farmaceutické firmy se přitom dostávají pod dvojí tlak. Regulatorní požadavky zůstávají vysoké, zatímco lékárny, nemocnice a další odběratelé očekávají dostupnost, rychlost a předvídatelnost srovnatelnou s vyspělým retailem. Pro výrobce a distributory proto nebude rozhodující pouze schopnost splnit povinnosti spojené s regulovaným sortimentem, ale také to, zda dokážou být pro své odběratele provozně spolehlivým a preferovaným partnerem. V prostředí, kde lze nedostupné léčivo objednat u jiného distributora, se kvalita provozních dat stává součástí obchodní relevance firmy.

Největší distribuční centra společnosti PHOENIX pracují přibližně s 35 tisíci položkami. Lékárna přitom při objednávání nehodnotí, zda léčivo fyzicky leží ve skladu distributora. Rozhoduje se podle toho, zda je v daném okamžiku vedeno jako dostupné. Pokud není, hledá je u jiného dodavatele.

Právě v řízení dostupnosti se farmaceutická distribuce přibližuje retailu. Rostoucí počet položek, transakcí a distribučních kanálů vyžaduje průběžnou návaznost informací o objednávce, připravované dodávce, příjmu a zásobě. Firma musí předem vědět, co přijede, v jakém množství a za jakých podmínek. Bez těchto údajů lze příjem řídit až ve chvíli, kdy zásilka stojí na rampě.

Fyzická zásoba a dostupná zásoba nejsou totéž

Ve farmaceutické distribuci nelze zboží zpřístupnit odběratelům pouze na základě potvrzení, že dorazilo do skladu. Před jeho uvolněním je nutné ověřit identitu, množství, šarže, expiraci, dokumentaci a podle charakteru produktu také přepravní či teplotní režim.

Tyto požadavky odpovídají pravidlům správné distribuční praxe dle WHO, podle nichž jsou léčivé přípravky vystaveny rizikům při nákupu, skladování, přepravě, přebalování i samotné distribuci. Řízení těchto rizik proto vyžaduje dokumentované procesy a dostupné záznamy napříč jednotlivými částmi dodavatelského řetězce. Požadavky na skladování, přepravu a dohledatelnost dále konkretizují pokyny SÚKL pro distribuci léčiv. Kontrola se proto netýká pouze fyzického stavu zboží, ale také úplnosti záznamů, které dokládají podmínky jeho pohybu distribučním řetězcem.

Jeden údaj zde proto plní několik funkcí. Šarže ovlivňuje skladovou evidenci, dohledatelnost i schopnost reagovat při stahování léčiva. Expirace vstupuje do řízení obrátky zásob i do rozhodnutí, zda je možné produkt dále distribuovat. Informace o režimu přepravy dokládají, zda byly zachovány požadované podmínky.

Nároky na data jsou tedy širší než v běžném retailovém provozu. Přesnost a rychlost zpracování musí doprovázet úplnost, průkaznost a možnost zpětně doložit jednotlivé kroky distribučního procesu.

Pro vedení firmy je proto relevantním ukazatelem doba od příjmu po disponibilitu. Ta ukazuje, za jak dlouho se fyzicky přijaté zboží promění v zásobu, kterou lze skutečně nabídnout odběrateli. Současně odhaluje, jakou část procesu tvoří nezbytná kontrola a jakou část spotřebuje ruční porovnávání dokladů, dohledávání údajů a řešení nesrovnalostí.

Příklad společnosti PHOENIX ukazuje, že vyšší regulatorní nároky nemusí automaticky znamenat pomalejší provoz. Pokud jsou data dostupná před příjezdem zásilky, vzájemně navazují a umožňují systémové kontroly, mohou se lidé soustředit na případy, které skutečně vyžadují odborné posouzení. Výsledek jednoho distributora nelze zobecnit na celý trh. Dokládá však, že kvalita dat ovlivňuje dostupnost léčiv stejně významně jako skladová a dopravní kapacita.

Farmacie nepřebírá retailový model jako celek. Přibližuje se mu požadavkem na rychlé a přesné řízení vysokého objemu položek a transakcí. Zároveň musí zachovat úroveň kontroly odpovídající regulovanému charakteru zboží.

Dostupnost jako součást partnerské spolehlivosti

GRiT pomáhá farmaceutickým výrobcům, distributorům a velkoobchodům propojit tok zboží, dat a dokladů tak, aby informace o objednávkách, dodávkách a zásobách byly včas dostupné pro navazující řízení. Propojená data umožňují omezit ruční porovnávání, rychleji převést přijaté zboží do disponibilní zásoby a současně zachovat potřebnou kontrolu a dohledatelnost.

Zjistěte, jak lze ve farmaceutické distribuci propojit data a procesy tak, aby podpořily dostupnost, dohledatelnost a spolehlivost vůči obchodním partnerům.