Povinná e-fakturace na Slovensku od 1. ledna 2027 přinese nový způsob vystavování, doručování i zpracování faktur. Kolem připravovaných změn ale stále koluje řada nepřesností. Některé mohou firmy ukolébat pocitem, že už jsou připravené, jiné naopak vyvolávají zbytečné obavy z nákladné výměny systémů. Podívejme se na sedm nejčastějších mýtů a na to, jak bude povinná elektronická fakturace skutečně fungovat.
Mýtus 1: Elektronická faktura je PDF odeslané e-mailem
PDF je pouze elektronickým zobrazením faktury. Povinná e-faktura bude strukturovaný dokument ve formátu XML, který odpovídá evropské normě EN 16931 a pravidlům Peppol. Účetní nebo ERP systém proto dokáže jednotlivé údaje automaticky načíst a zpracovat bez ručního přepisování.
PDF může být k elektronické faktuře přiloženo pro snadné čtení, samo o sobě ale požadavky povinné e-fakturace nesplní. Stejně tak nestačí naskenovaný papírový doklad. Rozdíl není jen v příponě souboru, ale především ve struktuře a strojové čitelnosti dat.
Mýtus 2: Povinnost se týká pouze plátců DPH
To platí jen částečně. Povinnost vystavovat e-faktury se od roku 2027 bude týkat především slovenských plátců DPH u zákonem vymezených tuzemských transakcí. Okruh příjemců ale bude širší.
Na příjem elektronických faktur musí být připraveny také slovenské právnické a zdanitelné osoby, včetně živnostníků, svobodných povolání nebo některých neplátců DPH. I firma, která sama povinné e-faktury vystavovat nebude, tedy může potřebovat certifikovaného digitálního pošťáka, kterým je na Slovensku právě i GRiT, a vhodný způsob jejich příjmu.
Mýtus 3: Od roku 2027 musí elektronicky projít úplně všechny faktury
První fáze se zaměří na vymezené tuzemské B2B a B2G transakce. Fakturace koncovým spotřebitelům, tedy B2C, do ní nespadá. Přeshraniční transakce se mají do povinného režimu zapojit až od 1. července 2030.
Rozhodující proto není jen sídlo firmy, ale také její právní a daňové postavení a charakter konkrétního plnění. Například zahraniční firma pouze registrovaná na Slovensku k DPH může být v jiné situaci než slovenská dceřiná společnost nebo provozovna. Před úpravami systémů je proto vhodné nejprve zmapovat dotčené společnosti a fakturační toky.
Mýtus 4: Kdo už používá EDI nebo ERP, nemusí nic řešit
EDI i kvalitní ERP jsou dobrým základem, automatickou připravenost ale nezaručují. Například faktury ve formátu EDIFACT mohou vyžadovat konverzi do syntaxe, která odpovídá normě EN 16931, například UBL nebo CII XML.
Prověřit je potřeba také povinná data, validační pravidla, napojení na síť Peppol, stavové zprávy a zpracování chyb. GRiT dokáže na stávající EDI, ERP nebo účetní systém navázat, zajistit potřebnou konverzi dat a propojit jej s doručovací službou. Firma tak nemusí budovat druhý oddělený fakturační proces.
Mýtus 5: Doručená e-faktura je automaticky schválená
Potvrzení o doručení dokládá, že faktura bezpečně dorazila správnému příjemci. Neznamená ale, že odběratel souhlasí s její cenou, obsahem nebo vazbou na objednávku.
Pokud je faktura po obchodní stránce chybná, postupuje se obdobně jako dnes: odběratel kontaktuje dodavatele a náprava se obvykle řeší opravným dokladem. Používané řešení by proto mělo rozlišovat technickou validaci, stav doručení a obchodní zpracování faktury.
Mýtus 6: Firmy budou údaje z každé faktury posílat finanční správě ručně
Při využití certifikované doručovací služby zajistí digitální pošťák bezpečné doručení faktury odběrateli i automatické předání požadovaných údajů finanční správě. Firma tedy nebude každý doklad zadávat ještě jednou do dalšího státního portálu.
To ale neznamená, že se o kvalitu dat nemusí starat. Pokud faktura neprojde technickou kontrolou nebo obsahuje chybné identifikační údaje, bude nutné ji opravit a odeslat znovu. Automatické odesílání proto musí doplňovat validace a přehledné zpracování chybových stavů.
Mýtus 7: Povinná e-fakturace bude mít pro všechny firmy stejnou cenu
Jednotný státní poplatek stanovený není. Certifikovaní poskytovatelé doručovací služby si ceny pro koncové uživatele určují samostatně a výsledné náklady se mohou odvíjet od objemu komunikace, rozsahu služeb i způsobu napojení.
U jednoduchých aplikací pracuje GRiT s regresivním cenovým modelem: čím více komunikace přes službu prochází, tím nižší je cena za jednotku. U integrovaných podnikových řešení se do ceny promítá také počet zapojených společností a systémů, náročnost integrace, míra automatizace, archivace nebo požadovaná podpora. Samotný počet faktur proto o celkových nákladech nevypovídá.
Největším mýtem je, že příprava může počkat
Povinná e-fakturace není jen změna formátu souboru. Ovlivní tvorbu a kontrolu dat, doručování, práci s chybami i napojení účetních a podnikových systémů. Čím více společností, systémů a fakturačních scénářů firma používá, tím dříve by měla ověřit, co bude potřeba upravit.
GRiT je na Slovensku uveden mezi certifikovanými poskytovateli doručovací služby. Pomůže vám zmapovat fakturační toky, prověřit připravenost a zajistit konverzi, napojení i doručování e-faktur prostřednictvím sítě Peppol.
Nenechte se při přípravě vést domněnkami. GRiT prověří vaše současné řešení a navrhne cestu k povinné e-fakturaci bez zbytečných paralelních procesů.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
