Povinná e-fakturace v Česku
Zjistěte, co to je, jestli se vás týká a jak se na ni připravit

GRiT - český poskytovatel řešení e-invoicing v Evropské unii

Vlajka Evropské unie s dvanácti žlutými hvězdami na modrém pozadí na černém pozadí.

V Česku zatím není stanovený termín, od kdy bude povinná elektronická fakturace platit pro domácí obchodní transakce mezi firmami. Evropský směr je ale jasný. Od 1. července 2030 má být e-fakturace povinná pro přeshraniční obchod mezi podnikateli napříč EU a do roku 2035 se mají vnitrostátní systémy digitálního reportingu sladit s evropskými standardy.

Co to je e-fakturace a proč se zavádí?

Povinná e-fakturace vzniká jako reakce na dlouhodobé problémy ve fakturaci: rozdílná pravidla mezi státy, obtížnou kontrolu transakcí a práci s nestrukturovanými dokumenty, jako jsou PDF faktury, které často vyžadují ruční zpracování.

Podstatou změny je přechod od faktury jako dokumentu k faktuře jako strukturovaným datům. E-faktura obsahuje údaje ve standardizované podobě, se kterou mohou automaticky pracovat účetní systémy, ERP i státní infrastruktura.

Díky tomu lze fakturační data rychleji kontrolovat, zpracovávat a archivovat. Zároveň se posiluje integrita dokladu: údaje jsou předávány v pevně dané struktuře, případné změny jsou dohledatelné a celý proces je lépe auditovatelný.

Koho se bude e-fakturace týkat

E-fakturace se bude týkat firem a podnikatelů, kteří v rámci obchodních vztahů vystavují nebo přijímají faktury. Nepůjde jen o velké společnosti. Jakmile bude český režim zavedený, dopadne také na OSVČ, menší podnikatele i firmy, které dnes faktury zpracovávají v účetním systému, ERP nebo jednoduché fakturační aplikaci.

Rozsah řešení se bude lišit podle velikosti firmy, objemu dokladů a způsobu práce s fakturami. Menším podnikatelům může stačit jednoduché řešení. Firmy s účetním systémem nebo ERP budou řešit hlavně napojení na své interní procesy a velké společnosti a mezinárodní skupiny budou potřebovat řídit e-fakturaci napříč více systémy, zeměmi, formáty a obchodními partnery. GRiT umí pokrýt všechny tyto scénáře.

Zvláštní pozornost by měly věnovat firmy, které obchodují se zahraničními partnery. Pokud jejich obchodní partner působí v zemi, kde už e-fakturace platí nebo se zavádí, mohou se jich začít týkat místní pravidla dříve než česká povinnost.

Mapa Evropy se zeměmi zvýrazněnými modře, ostatní země jsou šedé.

Jak vyřešit povinnou e-fakturaci? GRiT je připraven.

GRiT je na e-fakturaci připravený. V Česku čekáme už jen na konkrétní technické a legislativní požadavky, které určí finální podobu povinného režimu.

Samotný princip e-fakturace ale pro GRiT nový není. Dlouhodobě pomáháme firmám s výměnou strukturovaných obchodních dat (EDI) mezi partnery, od objednávek přes dodací listy až po faktury. E-fakturace je proto další způsob, jak fakturační data předat ve správném formátu, doručit je správnému příjemci a napojit je na systém, který s nimi dál pracuje.

V Evropě se elektronická fakturace zavádí postupně a v některých státech už konkrétní požadavky platí. GRiT ji řeší na Slovensku, v Rumunsku, Polsku, Itálii i Německu. Základ zůstává stejný: faktura se mění z dokumentu na strukturovaná data. Liší se konkrétní formáty, pravidla, způsob doručení a technické napojení podle jednotlivých zemí.

Proto firmy, které už dnes využívají ORiON EDI od GRiTu, mají jednu zásadní výhodu: se strukturovanými obchodními daty už pracují. EDI je jednou z cest, jak povinnou e-fakturaci splnit, takže pro ně nebude nutné hledat nové samostatné řešení. Jakmile budou známé finální české požadavky, bude potřeba pouze upravit nastavení podle požadovaného formátu, způsobu doručení a napojení.

Pokud řešíte e-fakturaci v některé ze zemí EU, kde už povinnost platí nebo se zavádí, GRiT vám pomůže nastavit řešení podle lokálních pravidel, požadovaného formátu a způsobu doručení.

FAQ

V Česku zatím není stanovený termín, od kdy bude povinná e-fakturace platit pro domácí obchodní transakce mezi českými firmami a podnikateli.

Důležitý milník je 1. červenec 2030. Od tohoto data má být e-fakturace povinná pro přeshraniční obchod mezi firmami v rámci EU. Papírové faktury a běžné PDF dokumenty už u těchto transakcí nebudou stačit.

Dalším milníkem je rok 2035, kdy se mají národní systémy členských států sladit s evropskými standardy. Česko ale může vlastní pravidla pro domácí transakce zavést i dříve. Proto se vyplatí sledovat vývoj a připravit fakturační procesy včas.

Ne. PDF faktura není e-faktura ve smyslu povinné elektronické fakturace. Skutečná e-faktura musí mít strukturovanou jasně definovanou podobu, aby ji mohl systém automaticky přečíst, zpracovat a předat dál.

OSVČ a menší podnikatelé budou potřebovat způsob, jak e-fakturu správně přijmout případně vystavit a předat účetní. Nemusí to nutně znamenat složitý systém. Konkrétní informace však ještě nejsou dostupné.

Pak bude důležité sledovat, jestli daná aplikace e-fakturaci podle budoucích pravidel podpoří. Pokud ne, GRiT bude mít řešení i pro menší podnikatele.

I v takovém případě bude potřeba vědět, co budete muset v rámci e-fakturace splnit. Účetní může pomoci s procesem, ale podnikatel bude muset mít jistotu, že doklady se přijímají a vznikají v požadované podobě.

Pokud obchodujete s firmami ze zemí, kde už e-fakturace platí nebo se zavádí, pravděpodobně se vás budou týkat místní pravidla.

Ne. EDI není jediná cesta, jak e-fakturaci vyřešit. Je ale vhodná pro firmy, které pracují s vyšším objemem dokladů, mají ERP nebo chtějí propojit faktury s objednávkami, dodávkami a dalšími obchodními dokumenty.

Zatím není třeba nic dělat. Můžete se však přidat do našeho pravidelného newsletteru, kde vás o případných budoucích novinách budete informovat.

V Česku zatím nejsou pro domácí povinnou e-fakturaci stanovené konkrétní podmínky ani sankce. Jakmile budou pravidla známá, bude potřeba je splnit stejně jako jiné daňové a účetní povinnosti.