Od 1. ledna 2027 budou slovenské firmy v režimu povinné e-fakturace vystavovat a přijímat faktury ve strukturované elektronické podobě. Jejich doručení zajistí certifikovaný poskytovatel doručovací služby, takzvaný digitální pošťák, prostřednictvím sítě Peppol.
Spousta praktických otázek ale stále zůstává nezodpovězená. Jak bude digitální pošťák fungovat v praxi? Jak ověřit, zda je odběratel v síti Peppol dostupný? Co se stane, když e-fakturu nebude možné doručit nebo dojde k technickému výpadku?
V tomto článku proto shrnujeme důležité informace k fungování digitálního pošťáka a doručování e-faktur. Odpovídáme také na nejčastější dotazy, které zaznívaly na seminářích Finanční správy a které budou účetní oddělení v souvislosti s povinnou e-fakturací řešit.
Jedno DIČ, jeden digitální pošťák pro příjem e-faktur
Pro příjem e-faktur má být jedno DIČ navázáno na jednoho digitálního pošťáka. Firma tedy nepotřebuje samostatné řešení pro každého dodavatele nebo odběratele. Síť Peppol zajistí, aby se faktura dostala od poskytovatele odesílatele k poskytovateli příjemce.
U odesílání může být situace složitější. Firma může využívat více digitálních pošťáků například tehdy, pokud faktury vznikají v různých účetních, ERP nebo dalších podnikových systémech. Z pohledu účetního oddělení proto nestačí pouze určit, kdo bude digitálním pošťákem. Je potřeba mít jasno také v tom, ze kterého systému jednotlivé faktury odcházejí a kam se vracejí informace o jejich zpracování. U větších firem se právě tady propojuje e-fakturace s nastavením stávajících účetních procesů.
Je odběratel v síti Peppol? Systém by to měl zjistit před odesláním
Před odesláním e-faktury je potřeba ověřit, zda je příjemce v síti Peppol registrovaný. Účetní systém nebo digitální pošťák se má dotázat do adresáře Peppol; registraci lze ověřit také ručně v Peppol Directory podle názvu firmy nebo daňového identifikátoru.
Při větším objemu dokladů by ale účetní neměla tuto kontrolu provádět ručně u každé faktury. Řešení e-fakturace by mělo příjemce ověřit automaticky a na případný problém upozornit ještě před odesláním.
Stejně důležité jsou informace, které se do účetního systému vrátí poté. Samotný stav „odesláno“ nestačí. Účetní potřebuje poznat, zda byl příjemce nalezen, zda e-faktura prošla kontrolou a zda bylo možné ji doručit.
Co když odběratel e-fakturu nemůže přijmout
Digitální pošťák má odesílateli vrátit informaci o odeslání a o tom, zda byl příjemce v síti nalezen. Podle Finanční správy si odesílatel splní zákonnou povinnost předáním e-faktury digitálnímu pošťákovi a oznámením požadovaných údajů Finanční správě. Pokud ale fakturu nelze prostřednictvím sítě doručit, zůstává potřeba zajistit její doručení odběrateli jiným dohodnutým způsobem, aby mohl doklad zpracovat a uhradit.
Pro účetní je proto důležité, aby řešení oddělovalo samotné odeslání e-faktury od výsledku jejího doručení a umožnilo dohledat, v jakém stavu se konkrétní doklad nachází.
Výpadek digitálního pošťáka musí být zpětně dohledatelný
Další možnou situací je technický výpadek na straně firmy, digitálního pošťáka nebo samotné doručovací infrastruktury.
Systém má na poruchu upozornit a e-faktura se má odeslat v nejbližším možném termínu. Na seminářích Finanční správy zároveň zaznělo, že pokud firma dokáže doložit objektivní technickou příčinu, neměla by být za takové prodlení sankcionována. Při posuzování se má rozlišovat, zda problém vznikl u firmy, poskytovatele doručovací služby nebo v síti.
To zvyšuje význam historie stavů a chybových hlášení. Účetní oddělení by mělo být schopné zpětně zjistit, kdy byla e-faktura připravena k odeslání, zda došlo k technické chybě a kdy byla následně úspěšně odeslána.
U větší firmy má e-fakturace navazovat na účetní systém nebo ERP
Při malém počtu dokladů může stačit práce přímo v rozhraní digitálního pošťáka. S rostoucím objemem faktur se ale napojení na účetní systém nebo ERP stává důležitou součástí celého řešení e-fakturace.
Právě integrace rozhoduje o tom, zda bude účetní pracovat v několika prostředích a ručně kontrolovat stav jednotlivých dokladů, nebo zda se přijaté e-faktury, validační výsledky a informace o doručení propíšou do systému, ve kterém běžně pracuje.
Při výběru digitálního pošťáka proto dává smysl vedle samotné podpory Peppolu ověřit také způsob napojení na účetní systém, práci se stavovými informacemi, ověřování příjemců a řešení chybových situací.
Právě tyto části budou mít od roku 2027 největší dopad na každodenní zpracování e-faktur v účetním oddělení.
Podívejte se, jak může e-fakturace fungovat ve vašem systému
Na stránce řešení e-fakturace od GRiTu se dozvíte, jak GRiT funguje jako bezpečný digitální pošťák, jak se napojuje na podnikové systémy a jak zajišťuje zpracování e-faktur. Díky zkušenostem s e-fakturací na zahraničních trzích pomáháme firmám připravit se na nové povinnosti prakticky a bez zbytečných komplikací.
Vyzkoušejte si také DEMO e-fakturace a podívejte se, jak v praxi probíhá odeslání, příjem a kontrola stavu e-faktury.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
