Tok zboží, dokladů a peněz – pod kontrolou

Objednávky odchází. Zboží se expeduje. Faktury se vystavují.
Ale peníze přichází později, než by měly.

Order-to-Cash (objednávka–dodávka–faktura) v řadě firem nefunguje jako jeden řízený tok.

Žena ukazuje na tablet muži držícímu papír, stojí u stolu s hromadou dokumentů v kanceláři.

5 min → 10 s

zpracování jednoho dokladu

do 1 roku

návratnost investice při vysokém objemu

až 80 %

faktur bez manuálního zásahu

Pro koho je řešení vhodné

Řešení je vhodné pro firmy, které pracují s vyšším objemem objednávek a faktur a potřebují lépe propojit obchod, logistiku a finance. Uplatní se zejména tam, kde:

firma dodává do retailu nebo distribučních sítí

jednotlivá oddělení pracují s oddělenými daty

zpracování objednávek a faktur zvyšuje administrativní náročnost

vedení hledá cestu ke zlepšení cash flow bez rozšiřování týmu

Tři dospělí lidé diskutují a prohlížejí si dokumenty u stolu v kanceláři.

Kde vzniká ztráta kontroly

Nákup, logistika a finance často pracují s různými daty. Změny v objednávkách se nepropisují do dodávek, dodávky fyzicky neodpovídají tomu, co bylo potvrzeno, a faktury často vycházejí z jiné reality.

Na straně dodavatele to komplikuje expedici, fakturaci a inkaso. Na straně odběratele příjem zboží, kontrolu faktur, schvalování a platby.

Na první pohled vše funguje. Ve skutečnosti ale firma postupně ztrácí kontrolu nad tím, co bylo skutečně objednáno, dodáno a fakturováno.

Důsledkem nejsou jen jednotlivé a náhodné chyby. Přibývají zpožděné platby, zbytečné spory s obchodními partnery a roste nejistota v řízení cash flow.

Jeden obchodní případ musí mít jednu realitu

Objednávka, dodávka, faktura a platba musí vycházet ze stejných dat. Jakmile se změní jeden krok, změna se musí okamžitě promítnout do celého procesu.

Obchodní tok (order-to-cash / procure-to-pay) tak přestává být sledem oddělených činností, ale začínají fungovat jako jeden souvislý proces, ve kterém na sebe jednotlivé kroky navazují bez ručních zásahů a bez potřeby data znovu kontrolovat a přepisovat.

Elektronická EDI komunikace zajišťuje přesnou výměnu dat mezi obchodními partnery.

Výsledkem není jen rychlejší přenos dokumentů, ale lepší řízení celého obchodního případu od objednávky až po zaplacení.

„Díky e-mailovým notifikacím víme téměř okamžitě, že konkrétní faktura byla odmítnuta a můžeme tedy ihned vzniklou situaci řešit. Platby od našich zákazníků tak nejsou zbytečně zadržovány, což pomáhá našemu cash-flow.“

Marián Oravec

Potravinářství

Kontrola nad tokem znamená kontrolu nad cash flow

Ve chvíli, kdy firma pracuje s jednou verzí dat, mizí potřeba opakovaných kontrol i oprav. Informace napříč obchodem, logistikou i financemi odpovídají realitě a jednotlivé kroky na sebe přirozeně navazují.

Dodavatel má lepší kontrolu nad tím, co bylo objednáno, dodáno, fakturováno a zaplaceno. Odběratel má lepší kontrolu nad tím, co bylo nakoupeno, přijato, schváleno a uhrazeno.

Obchodní tok se tak stává řízeným procesem, který má přímý dopad na rychlost inkasa, stabilitu cash flow a celkový finanční výkon firmy.