Rychlost, s jakou distributor přijme, zkontroluje a zpřístupní zboží odběratelům, závisí také na kvalitě a návaznosti dat od dodavatelů. PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. má do řízené elektronické komunikace zapojeno přibližně 70 až 75 % své dodavatelské sítě. Díky jednotným pravidlům a automatizovaným kontrolám snížil objem manuálních kontrol až o 95 % a proces od příjmu po naskladnění zkrátil z dnů na hodiny.
Přijatá zásilka musí před zpřístupněním odběratelům projít kontrolou dokladů, cen, šarží, expirací a dalších údajů. Dokud nejsou informace ověřené a správně zapsané v systémech, zboží sice může být fyzicky ve skladu, lékárny je však nevidí a nemohou je objednat.
„Pokud zboží není v systému správně a včas viditelné, lékárník si ho jednoduše objedná jinde,“ upozorňuje Miroslav Králík, Senior Manager Supply Chain Solutions ve společnosti PHOENIX.
U zdravotnického spotřebního materiálu nebo veterinárního sortimentu se mohou lišit kontrolované údaje a požadavky na manipulaci. Potřeba získat je včas a udržet jejich návaznost na příjem, sklad i fakturaci však zůstává stejná.
Výsledek vzniká na obou stranách dodavatelského vztahu
Řízená výměna dat nepřináší výhodu pouze distributorovi. Dodavatel předává informace ve stanovené struktuře, takže jeho zásilku lze rychleji přijmout, zkontrolovat a zařadit do další distribuce. Současně ubývá dohledávání, oprav, e-mailů a telefonátů při řešení nesrovnalostí.
„Vysvětlujeme, že z EDI těží obě strany. Výrobci i distributoři chtějí, aby se jejich produkty co nejrychleji dostaly až ke koncovému zákazníkovi,“ doplňuje Králík.
Pro distributora tato spolupráce znamená předvídatelnější příjem a menší nárok na administrativní kapacitu. Dodavatel získává rychlejší zpracování dodávek a datový standard, který může využít také při spolupráci s dalšími odběrateli.
Jednotná pravidla nevyžadují stejné technické zázemí
Jednotný tok dokladů může vzniknout i mezi partnery s rozdílnou úrovní technického vybavení. Větší dodavatelé mohou komunikaci propojit přímo se svým podnikovým systémem. Menší firmy mohou doklady přijímat a odesílat prostřednictvím webového rozhraní.
Distributor tak může postupně zapojovat různorodou síť partnerů a přitom zachovat stejná pravidla pro obsah dat, kontrolu i řešení odchylek. Právě schopnost zapojit také menší dodavatele omezuje počet procesů, které by jinak zůstaly závislé na PDF dokumentech, ručním přepisování a individuální komunikaci.
Kontrola se soustředí na výjimky
Před změnou zaměstnanci společnosti PHOENIX kontrolovali doklady řádek po řádku. Při plně digitalizované komunikaci systém porovnává přijaté údaje a označuje konkrétní nesrovnalosti sám.
„Před zavedením elektronické výměny dat kontroly trvaly i více než den. Dnes, pokud máme s dodavatelem plně digitalizovanou komunikaci přes EDI, trvá celý proces desítky minut,“ popisuje Miroslav Králík.
Pracovníci se díky tomu věnují odchylkám, které skutečně vyžadují pozornost, místo plošné kontroly každého dokladu. PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. tím tak zkrátil cestu od příjmu dodávky po její naskladnění z dnů na hodiny a vytvořil předvídatelnější a stabilnější rámec spolupráce s dodavateli.
Řešíte rozdílné formáty dokladů, ruční kontroly nebo zdlouhavé zapojování nových partnerů? Spojte se s námi a projdeme spolu váš tok objednávek, dodávek a faktur a navrhneme způsob zapojení odpovídající možnostem jednotlivých obchodních partnerů.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
