Faktury, objednávky a doklady na jednom místě.
Doklady přicházejí různými cestami, v různé kvalitě dat a s různými pravidly schvalování. Výsledkem je ruční přepisování, dohledávání, urgence a zdržení, které se postupně přelévá do financí, nákupu i skladu.
Sjednoťte dokumentům jednotný průchod firmou. Od přijetí přes automatickou kontrolu a schválení až po předání do ERP a archivaci.
5 min → 10 s
zpracování jednoho dokladu
až o 95 %
méně manuální kontroly
do 1 roku
návratnost investice při vysokém objemu
Pro koho je řešení vhodné
Řešení je vhodné pro firmy, které zpracovávají vyšší objem zbožových či režijních faktur a potřebují nad nimi získat přehled. Uplatní se zejména tam, kde:
- zbožové doklady musí navazovat na objednávky, dodávky, příjem zboží a faktury,
- dodavatelé posílají obchodní dokumenty různými systémy,
- režijní faktury dnes procházejí přes e-maily, ruční schvalování nebo mají nejednotná pravidla,
- účetnictví dohledává stav dokladů napříč více lidmi a systémy,
- firma potřebuje lépe řídit splatnost, závazky a předání dokladů do účetnictví,
- objem dokumentů klade vysoký nárok na účetní tým.
Zpracovávání dokumentů nemůže firmu zpomalovat
Zbožová faktura má být součástí obchodního případu. Navazuje na objednávku, dodávku, příjem zboží a dohodnuté podmínky s dodavatelem. Režijní faktura prochází jiným způsobem zpracování. U ní je důležité, kdo ji má schválit, pod jaké středisko spadá, zda odpovídá interním pravidlům a kdy může pokračovat do účetnictví. Tady rozhoduje hlavně správně nastavený schvalovací tok, validace a dohledatelnost každého kroku.
V obou agendách ale platí, že ruční práce rychle omezuje průchodnost celého procesu. U zbožových faktur se projevuje v kontrolách mezi obchodem, logistikou a financemi. U režijních faktur ve schvalování, dohledávání odpovědných lidí a čekání na doplnění údajů.
Automatizace dává dokumentům jasnou cestu
Čím vyšší objem dokumentů firma zpracovává, tím větší dopad mají tyto mezikroky na kapacitu týmu, stav závazků a přesnost finančních dat. Automatizace pomáhá nastavit dokumentům jasnou cestu podle jejich povahy — od přijetí přes kontrolu a schválení až po předání do účetnictví a archivaci.
Automatizace dokumentů nastavuje jasnou cestu pro doklady, které dnes ve firmách často procházejí přes e-maily, ruční kontroly, přeposílání a opakované dohledávání. Dokument se po přijetí zařadí podle typu, ověří se potřebné údaje a pokračuje dalším krokem podle pravidel firmy.
Pomáháme firmám nastavit jednotný tok dokumentů
U zbožových dokladů pomáhá automatizace držet návaznost mezi objednávkou, dodávkou, příjmem zboží a fakturou. U režijních faktur zajišťuje schvalovací postup, odpovědnost konkrétních lidí, validaci údajů příp. Rozpad částky na střediska a menší celky, a předání do účetního nebo ERP systému.
Firma tak získává přehled o tom, které doklady čekají na schválení, které jsou připravené k zaúčtování a kde chybí další krok. Ruční práce se omezuje tam, kde nemá důvod zůstávat, a tým se může soustředit hlavně na odchylky, kontrolu a plánování.
Zavolejte nám
+420 553 610 316Napište nám
obchod.orion@grit.cz