Schvalování faktur bez kontroly: skrytý problém závazků i cash flow

Faktura dorazí do firmy, účetní ji zaeviduje a pošle ke schválení. Tím se ale často na několik dní zastaví. Doklad čeká u vedoucího střediska, schvalovatel nereaguje, finance musí urgovat a před splatností se z běžného dokladu stává priorita.

Problém přitom není jen v tom, že faktura čeká. Firma mezitím nevidí přesně, jaký náklad už vznikl, kdo za něj odpovídá, kdy bude potvrzený a jak ovlivní závazky, reporting nebo plán cash flow.

Schválení faktury potvrzuje náklad, ne jen doklad

Schvalování přijatých faktur je bod, ve kterém firma potvrzuje oprávněnost nákladu. Doklad musí odpovídat dodávce, službě, objednávce, nákladovému středisku, projektu nebo interním pravidlům.

Pokud schvalování stojí na e-mailech a individuální paměti lidí, finanční tým nemá spolehlivý přehled o tom, které závazky jsou už rozpracované a které náklady se ještě čekají na potvrzení. To komplikuje plánování plateb, práci s cash flow i přípravu účetní uzávěrky.

Bez workflow se náklady potvrzují pozdě a nejednotně

U menšího objemu dokladů může neformální postup chvíli fungovat. Ve firmě s více středisky, dodavateli, typy nákladů a odpovědnými osobami ale rychle vzniká nesoulad.

Není jasné, kdo má fakturu schválit. Doklady nad určitou částku neprocházejí stejným postupem. Opakované faktury zatěžují schvalovatele zbytečně. Finance musí před uzávěrkou dohledávat, co ještě čeká, co už bylo potvrzeno a co se má promítnout do nákladů daného období.

Dopad se projeví v reportingu, řízení závazků i auditu. Pokud není dohledatelné, kdo fakturu schválil, kdy a podle jakých pravidel, firma ztrácí kontrolu nad odpovědností za náklad.

Řízené workflow schvalování faktur vrací kontrolu nad závazky

Ve chvíli, kdy firma přesně ví, kde se každá faktura nachází, kdo za ni odpovídá a kdy bude schválena, získává mnohem lepší přehled o svých závazcích i budoucích výdajích. Schvalování se tak nestává administrativní povinností, ale součástí finančního řízení.

Digitalizované workflow, například v řešení iNVOiCE FLOW, umožňuje sledovat stav dokladů v reálném čase, automaticky směrovat faktury ke správným schvalovatelům a mít k dispozici kompletní historii rozhodnutí. Finance díky tomu mohou přesněji plánovat cash flow, připravovat uzávěrky a pracovat s aktuálními daty o nákladech.

Pokud chcete zjistit, jak lze celý proces zjednodušit a zpřehlednit, kontaktujte nás a rádi vám ukážeme možnosti nastavení schvalovacího workflow v praxi.