Přijatá faktura může být věcně správná a připravená k zaúčtování, přesto několik dní čeká na schválení. Důvodem často není samotná kontrola dokladu, ale způsob, jakým firma řídí jeho průchod mezi odpovědnými lidmi.
S rostoucím počtem faktur, nákladových středisek a schvalovatelů už nestačí převést schvalování z papíru do elektronické podoby. Schvalovací workflow musí umět rozlišit, kdo má konkrétní doklad schválit, podle jakých pravidel, v jakém pořadí a kdy může faktura pokračovat bez dalšího manuálního zásahu.
Schvalovací proces musí vycházet z odpovědností ve firmě
Stejný schvalovací postup nedává smysl pro všechny přijaté faktury. Režijní náklad za několik tisíc korun má jiný význam než vysoká investiční faktura nebo doklad, jehož položky spadají pod několik oddělení.
Workflow lze proto nastavit například podle typu faktury, její hodnoty nebo hierarchie schvalovatelů. Systém následně předává fakturu mezi odpovědnými lidmi podle definovaného postupu. Pokud faktura překročí stanovenou částku, může se do procesu automaticky zapojit další schvalovatel. U opakujících se faktur, které odpovídají předem nastaveným parametrům, naopak není nutné celý schvalovací proces opakovat při každém dokladu.
Schvalovací logika tak není závislá na tom, kdo si fakturu právě převezme nebo kdo si vzpomene na její předání. Je součástí nastavení procesu.
Automatické schválení má smysl tam, kde lze rozhodnutí převést do pravidel
Ruční schvalování má význam tam, kde musí odpovědný člověk skutečně posoudit správnost nebo oprávněnost nákladu. U části dokladů je ale výsledek schválení předvídatelný podle předem stanovených podmínek.
Typickým příkladem jsou pravidelně se opakující faktury. Pokud se jejich parametry pohybují v určených mezích, může systém schvalovací krok vynechat a doklad předat do další fáze zpracování.
Automatizace tak nespočívá pouze v rychlejším předávání faktury mezi lidmi. Část rozhodovací logiky se převádí přímo do workflow a lidé vstupují do procesu tam, kde je jejich posouzení skutečně vyžadováno.
Součástí procesu zůstává kontrola i dohledatelnost. iNVOiCE FLOW, nástroj na automatizaci zpracování přijatých faktur od GRiTu, může před schválením pracovat s vytěženými údaji, kontrolovat nesrovnalosti a podle nastavení porovnávat fakturu s objednávkou, smlouvou nebo pravidly procesu. U dokladu je zároveň dohledatelné, v jakém stavu se nachází, kdo jej schválil a jakými kroky prošel.
Pokud faktura stanovené podmínky nesplní, může být vrácena k doplnění nebo dalšímu řešení ještě před zaúčtováním.
Jak různé schvalovací modely fungují v praxi
Parfumerie Douglas používá samostatné workflow pro režijní a zbožové faktury. U opakujících se dokladů nastaví parametry při první faktuře. Pokud je další doklad splňuje, schvalování se přeskočí a faktura pokračuje k zaúčtování. U režijních faktur nad stanovenou hodnotu se naopak do procesu automaticky přidává generální ředitel. Po zavedení iNVOiCE FLOW a jasného workflow klesl počet dotazů k dokladům desetkrát a počet faktur placených po splatnosti se snížil o 75 %.
JABLOTRON ALARMS pracuje až se čtyřstupňovým schvalováním. Počet schvalovatelů se mění podle typu dokladu nebo jeho celkové částky. U členitých faktur lze navíc jednotlivé části rozdělit mezi různá oddělení. Firma měsíčně zpracovává přibližně tisíc přijatých faktur a dobu jejich schválení zkrátila z několika dní až týdne na několik hodin.
Ve společnosti 3E PROJEKT je schvalování nastaveno ještě před samotným zaúčtováním. Odpovědná osoba nejprve určí, kam náklad patří, a fakturu schválí. Účetní následně pracuje pouze s dokladem, který už tímto krokem prošel. Chybný doklad tak lze vyřadit ještě před jeho zavedením do účetního systému.
Workflow musí řídit celý průchod faktury
Při návrhu schvalovacího procesu je potřeba určit, podle čeho se přiřazuje schvalovatel, kdy se přidává další úroveň schválení, které doklady mohou projít automaticky a jak se řeší odchylky.
iNVOiCE FLOW tato pravidla převádí do elektronického workflow, směruje faktury mezi odpovědné osoby a po schválení může předat data do účetního nebo ERP systému. Finanční oddělení tak průběžně vidí, které faktury jsou schválené, které čekají na rozhodnutí a v jaké části procesu se jednotlivé závazky nacházejí.
Nastavte schvalování podle procesů vaší firmy
iNVOiCE FLOW umožňuje řídit schvalování přijatých faktur podle struktury firmy, typu dokladu a stanovených pravidel. Od automatického přiřazení schvalovatelů přes víceúrovňové workflow až po automatické schválení vybraných faktur.
Podívejte se, jak lze iNVOiCE FLOW zapojit do zpracování přijatých faktur i ve vaší firmě.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
