Podnikáte v FMCG? Pak už dnes nutně potřebujete EDI

Podnikání v segmentu rychloobrátkového zboží (FMCG) klade vysoké nároky na nákupní procesy, logistiku i cash-flow. I proto zde už desítky let funguje EDI – standardizovaný systém pro elektronickou (a z velké části automatizovanou) výměnu dokladů. Firmám tento systém ušetří obrovské množství ruční práce a protože jej v FMCG využívá většina odběratelů i dodavatelů, přináší jeho zavedení okamžité a viditelné výsledky.

FMCG a jeho výzvy při řízení dodavatelského řetězce

Segment rychloobrátkového zboží je specifický tím, že jím v krátkém čase proteče obrovské množství zboží. Jako prodejce:

• prodáváte tisíce produktů různých značek a výrobců,
• odebíráte zboží od desítek až stovek dodavatelů,
• neustále řešíte aktuálnost produktových dat od dodavatele,
• každý den posíláte desítky až stovky objednávek,
• některé neprodané zboží dodavatelům vracíte,
• některé zboží kvůli omezené trvanlivosti odepisujete
• nebo musíte pružně reagovat na slevové akce.

Firma, která alespoň část této agendy zautomatizuje, ušetří na provozních nákladech klidně i stovky tisíc korun měsíčně. I proto je dnes EDI v FMCG naprostým standardem – základem, který usnadňuje komunikaci s dodavateli a vnáší do nákupního procesu řád.

Jak EDI pomůže typické FMCG firmě?

Většina firem z FMCG trhu si přes EDI vyměňuje tři základní doklady – objednávky, dodací listy a faktury.  

V praxi to funguje tak, že odběratel ve svém informačním systému připraví objednávku a prostřednictvím EDI ji odešle. EDI provider objednávku konvertuje do zprávy ORDERS a pošle ji dodavateli, kterému se objednávka načte do informačního systému a navíc dostane e-mailovou notifikaci.

Odběratel tak objednávku nemusí tisknout ani posílat e-mailem, na každé objednávce ušetří několik minut času a hlavně ví, že objednávka byla doručena. Dodavatel objednávku na jedno kliknutí přijme, aniž by musel data ručně přepisovat do svého informačního systému.

Jakmile pak dodavatel objednávku vyexpeduje, opět přes EDI avizuje dodání zboží (EDI zpráva DESADV), což odběrateli umožní předem se připravit a zrychlit příjem zboží na skladu. Následně dodavatel pošle prostřednictvím EDI také fakturu (INVOIC), která se odběrateli bez jakékoli manuální práce načte přímo do jeho informačního systému. V případě, že souhlasí ceny a plnění odpovídá příjmu, automaticky se spáruje s odpovídajícími doklady a zaúčtuje. Tím EDI šetří další minuty času, odbourává rutinní práci a eliminuje riziko chyby.

Jakkoliv zavedení EDI do obchodního vztahu obvykle iniciují odběratelé, elektronizace a automatizace toku dokladů má velký přínos i pro dodavatele. Proces objednávání je pro ně rychlejší, přehlednější a mají možnost si profinancovat faktury s dlouhou splatností. Větší dodavatelé pak ocení úlevu od manuální práce nebo snížení chybovosti a často to jsou dokonce oni, kdo své odběratele k EDI přesvědčují.

Co ještě může EDI firmám nabídnout

Kromě elektronické výměny objednávek, dodacích listů a faktur využívají někteří odběratelé v FMCG také:

• příjemky zboží (RECADV), kterými informují dodavatele o skutečném příjmu zboží. Dodavatel pak fakturuje teprve na základě této příjemky, což eliminuje potřebu logistických dobropisů. Příjemky využívá např. Ahold nebo Makro.
• přehled zásob (INVRPT), kterým informují dodavatele o aktuálním a žádoucím stavu zásob na svých skladech a prodejnách. Touto zprávou lze jednoduše předejít nedostatku zboží (out-of-stock) před promocí (=slevovou akcí). V Česku využívá například Globus nebo Tesco.
• vratky (RETANN), kterými informují dodavatele o vracení zboží a na jejichž základě vznikají dobropisy. Vratky urychlují komunikaci a umožňují automatické párování s dobropisy. Využívá Ahold nebo Tesco.
• avíza o úhradě platby (REMADV), kterými informují dodavatele o provedené platbě, například při úhradě více faktur najednou nebo při řešení dekádních faktur za celé prodejny. V Česku využívá COOP Morava.

EDI lze využívat i v kombinaci s dalšími systémy, silné je například spojení skladového systému a SSCC kódů, které významně usnadňují naskladnění a příjem zboží po celých paletách. „Díky využití avíza o dodání (DESADV) s SSCC kódy jsme několikanásobně zrychlili příjem zboží. Například zásilku z Nestlé jsme dříve přijímali 3–4 hodiny, teď to zvládneme v řádu minut,“ potvrzuje zrychlení logistických procesů například Le Hai Anh z firmy Tamda Foods.

Platí, že čím více toho odběratel přes EDI řeší, tím větší možnosti pro automatizaci procesů má.

EDI pomáhá také s plněním legislativy

Kromě urychlení objednávání a příjmu nebo zpracování dokladů EDI pomůže i s plněním některých legislativních povinností. Součástí nejvyužívanější českého EDI systému ORiON EDI je například eKatalog, který je alternativou ke GDSN a odběrateli umožňuje automaticky přebírat produktové informace od dodavatelů. Na svůj e-shop tak rychle propíše například povinný seznam alergenů, ale hlavně má k dispozici aktuální data o všech výrobcích a zavčasu tak ví, pokud se například změní balení. Odpovědnost za správné informace na výrobcích tak Makro, které eKatalog využívá, přenáší na dodavatele.

Podobně vám EDI může pomoci se splněním zákona č. 395/2009 Sb. o významné tržní síle při prodeji zemědělských a potravinářských produktů a jejím zneužití, který mimo jiné říká, že každou objednávku z obchodního řetězce je potřeba písemně potvrdit dodavatelem. Dodavatel může objednávku potvrzovat EDI zprávou ORDRSP, tohoto nástroje v Česku využívá například Penny Market.

EDI využívá Kaufland, Tesco, Billa, Nestlé či Mondelez

O tom, že se EDI v segmentu rychloobrátkového zboží vyplatí, svědčí i to, jak velké množství firem ho využívá. Z největších odběratelů EDI zavedli například

• Kaufland,
• Tesco,
• Billa,
• Globus,
• Lidl,
• Makro,
• Penny market,
• Albert
• nebo COOP.

Aktuální přehled EDI-ready řetězců najdete na stránce: https://www.edizone.cz/elektronicka-vymena-dat/edi-ready-retezce/

Na straně dodavatelů rychloobrátkového zboží EDI využívají mimo jiných

• Plzeňský Prazdroj,
• Nestlé,
• Unilever (Dove, Rexona, Knorr, Rama, Magnum a další)
• Agrofert (Kostelecké uzeniny, Olma, Penam a další),
• Mars (Mars, Snickers, Bounty a další),
• Coca-Cola,
• Kofola,
• Hamé (Znojmia, Májka a další),
• nebo Mondelez (Milka, Opavia, Oreo a další).

Do budoucna bude EDI ještě důležitější

Segment rychloobrátkového zboží se čím dál častěji objevuje i na internetu a firmy jako Rohlík, Košík nebo iTesco využívají EDI od samého počátku podnikání. Elektronická komunikace s partnery je totiž přirozenou součástí provozování on-line platformy.

„Díky EDI ušetříme spoustu času při zpracování faktur. Pokud nám dodavatel posílá doklady přes EDI, automaticky se nahrají do našeho účetního systému. Kdyby doklady chodily e-mailem nebo poštou, na jejich zpracování bychom potřebovali další dva zaměstnance,“ uvádí EDI specialistka ze společnosti Rohlík.cz Tereza Podhorská.

Podobně se EDI ukazuje jako důležité v dobách koronavirové pandemie, kdy zaměstnanci často pracují na homeoffice. Díky elektronizaci dokladů není nutné, aby lidé pracovali fyzicky ve firmě – vystavování a schvalování objednávek zařídíte na dálku a pokud EDI propojíte ještě s dalšími chytrými systémy (například iNVOiCE FLOW), můžete automatizovat i schvalování a zaúčtování režijních faktur.

Jestliže EDI zvažujete, kontaktujte například největšího tuzemského providera GRiT, který nabízí flexibilní řešení ORiON EDI. Za řešením stojí desítky let vývoje a využívá ho řada předních FMCG hráčů jako Rohlík.cz, COOP Morava nebo Globus. Navíc ho jednoduše propojíte se svým ERP systémem i dalšími nástroji GRiTu – typicky systémem pro automatizaci zpracování faktur iNVOiCE FLOW nebo skladovým systémem LOKiA WMS.

‍