Firma Elektro - viola postupně mění ISDOC za EDI, dnes ho využívá ke komunikaci s dodavateli i odběrateli

Prodejce elektroinstalačního materiálu Elektro - viola se odjakživa snažil digitalizovat obchodní doklady. Využíval k tomu zejména e-mailovou komunikaci s elektronickými formáty XML a ISDOC. Díky spolupráci s velkými dodavateli, zejména s ABB, však v Elektro - viola lépe poznali i pokročilejší formu elektronické komunikace EDI a rozhodli se vydat stejnou cestou. Dnes EDI využívají pro komunikaci s dodavateli i odběrateli a protéká jim přes něj téměř polovina všech položek z obchodních dokladů. Podle vedoucího nákupu Ondřeje Bendy to firmě velmi usnadňuje práci.

Hlavní impulz od velkého dodavatele

Cesta firmy Elektro - viola k EDI byla podobná jako u mnohých dalších firem. Společnost si obchodní doklady s obchodními partnery dlouho vyměňovala přes e-mailovou komunikaci, typicky ve formátech XML nebo ISDOC. Postupně si však začala všímat, že větší dodavatelé využívají k odesílání i zpracování dokladů pokročilejší formát elektronické komunikace EDI.

Největším impulsem pak bylo fungování EDI u jednoho z jejich největších dodavatelů, firmy ABB. „Na tomto příkladě jsme viděli, že výměna obchodních dokladů může probíhat ještě efektivněji, a navíc zcela digitálně,“ vzpomíná Ondřej Benda.

Kompletní nasazení během pár měsíců

V srpnu roku 2022 nás firma Elektro - viola poptala s tím, že chce nasadit odběratelské EDI, tedy komunikaci směrem ke svým dodavatelům. Kromě objednávek, dodacích listů a faktur chtěli vyřešit i problematiku potvrzování objednávek, protože mnozí dodavatelé vykrývají objednávky postupně ve více dodávkách.

Ke klasickému souboru zpráv ORDERS, DESADV a INVOIC jsme proto zavedli i zprávu ORDRSP, díky které má Elektro - viola přehled, které položky z objednávek kdy přijdou, a může na to připravit svůj sklad a lépe informovat zákazníky o dostupnosti zboží na prodejnách.

Implementaci EDI ztěžoval fakt, že firma Elektro - viola využívá ERP systém myWAC, který není k nasazení systémů třetích stran úplně přátelský. Přesto jsme vše zvládli za pár měsíců – práce začaly v říjnu 2022, hotovo jsme měli v březnu 2023. Následně jsme společnými silami do EDI postupně zapojili 30 obchodních partnerů, se kterými si dnes Elektro - viola vymění přes tisíc dokladů měsíčně a toto číslo neustále roste. Pokrývá tím přibližně 40–45 % všech položek dokladů. Další dodavatelé se navíc mohou ke komunikaci v EDI kdykoliv přihlásit.

„Doklady u některých obchodních případů obsahují i 100 nebo 200 položek. Zaměstnanci nám už teď dávají zpětnou vazbu, že EDI je na toto skvělé a při zpracování dokladů jim ušetří obrovské množství času,“ říká Ondřej Benda.

Aktivace dodavatelského EDI

Společnost Elektro - viola jakožto prodejce elektroinstalačního materiálu není pouze odběratelem, ale zároveň i dodavatelem zboží pro další firmy. A odběratelé v tomto oboru EDI často používají. V Elektro - viola proto rozšířili EDI i na druhou stranu směrem ke svým odběratelům.

Aktivace této strany EDI komunikace je zatím v pilotním projektu, ve kterém dochází k zapojení tří velkých odběratelů. Obecně pak Elektro - viola hodlá počet zapojených partnerů z obou směrů neustále rozšiřovat.

„Máme radost, že počet zákazníků, kterým rozšiřujeme EDI komunikaci i o druhou stranu řetězce, neustále roste. Díky zapojení dodavatelského i odběratelského EDI firma z elektronické výměny dokladů vytěží ještě více,“ doplňuje Head of Sales GRiTu Marek Stanovský.

A pokud i vy uvažujete o elektronické výměně dokladů, neváhejte nás kontaktovat. Digitalizaci jsme úspěšně nakopli ve stovkách českých firem a rádi pomůžeme i vám.