Chyba na přijaté faktuře nemusí být na první pohled zřejmá. Může chybět důležitý údaj, nesedět částka, doklad může přijít opakovaně nebo se údaje na faktuře mohou lišit od toho, co firma skutečně objednala.
Pokud se problém odhalí až po zaúčtování, musí se účetní vracet k již zpracovanému dokladu, dohledávat souvislosti a provádět opravy. Proto je důležité nastavit kontrolu ještě předtím, než faktura vstoupí do účetního nebo ERP systému.
Kontrola začíná už u vytěžených dat
Z přijaté faktury lze automaticky vytěžit údaje potřebné pro další zpracování, například identifikaci dodavatele, částku, datum splatnosti nebo číslo účtu. Následně systém kontroluje jejich správnost. Pokud některý údaj chybí nebo se objeví nesrovnalost, upozorní na ni uživatele. Součástí kontroly může být také hlídání duplicit, aby se stejný doklad nedostal do procesu opakovaně.
Účetní tak nemusí všechny údaje znovu zadávat ručně. Jejím úkolem je především ověřit výsledek a řešit případy, které vyžadují kontrolu nebo doplnění.
V praxi tento postup znamená, že se údaje z přijaté faktury nejprve automaticky zpracují, účetní je následně ověří a teprve potom doklad pokračuje ke schválení a do účetního systému. Díky tomu lze omezit počet chyb vznikajících při ručním přepisování a současně zachovat kontrolu nad správností zpracovaných dokladů.
Správně vytěžená data ještě neznamenají správnou fakturu
Faktura může obsahovat všechny potřebné údaje a přesto být z pohledu firmy chybná. Dodavatel může fakturovat jinou částku, jiné množství nebo položku, která neodpovídá původní objednávce.
Právě s takovou kontrolou pomáhá iNVOiCE FLOW, nástroj od společnosti GRiT pro automatizované zpracování přijatých faktur. Nekontroluje pouze samotné vytěžení dat. Podle nastavení může přijatou fakturu porovnat s objednávkou, smlouvou nebo pravidly schvalovacího procesu. Kontrola se může týkat celkové částky i jednotlivých položek.
Pokud faktura odpovídá stanoveným podmínkám, pokračuje do další části procesu. Pokud systém zjistí nesoulad, může být doklad předán k prověření ještě před schválením a zaúčtováním.
Tím se kontrola přesouvá do místa, kde lze chybu ještě řešit bez následných účetních oprav.
Výjimky je potřeba zachytit před vstupem do účetnictví
Automatická kontrola nemá nahradit odborné posouzení účetní nebo schvalovatele. Jejím účelem je oddělit standardní doklady od těch, které vyžadují pozornost.
V praxi tak může proces kombinovat několik kontrolních bodů. Systém nejprve ověří data, následně proběhne jejich validace a schválení podle nastaveného workflow. Doklad, který podmínky nesplní, lze vrátit k doplnění nebo dalšímu řešení. U každé faktury zároveň zůstává dohledatelné, jakými kroky prošla, kdo s ní pracoval a jaké změny byly provedeny. iNVOiCE FLOW tak vedle samotné kontroly vytváří také auditní stopu celého procesu.
Význam kontroly před zaúčtováním ukazují i zkušenosti zákazníků. Například v Účetní kanceláři Meitnerová daně + účto dříve vznikaly chyby zejména při ručním přepisování většího množství dokladů. Dnes systém data vytěží a účetní je před předáním do ERP zkontroluje. Podle Hany Meitnerové se díky tomu počet chyb snížil přibližně o 80 %.
Zachyťte nesrovnalosti ještě před zaúčtováním
iNVOiCE FLOW pomáhá nastavit kontrolu přijatých faktur od vytěžení dat přes validaci a schválení až po jejich předání do účetního nebo ERP systému.
Podívejte se, jak lze automatizovat zpracování a kontrolu přijatých faktur ve vaší firmě. Domluvte si konzultaci a demo zdarma.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
