Faktura v PDF, která přijde e-mailem a následně se uloží nebo přepíše do účetního systému. Běžný postup, který se s povinnou slovenskou e-fakturací od roku 2027 změní. PDF už nebude splňovat požadavky na elektronickou fakturu. Tou bude strukturovaný elektronický doklad, jehož data dokážou informační systémy automaticky přečíst a zpracovat. Pro účetní to ale neznamená, že budou místo faktur pracovat s XML soubory.
Od 1. ledna 2027 se na Slovensku zavádí povinná elektronická fakturace pro zákonem vymezené tuzemské B2B a B2G transakce. Faktury se budou vyměňovat prostřednictvím certifikovaných digitálních pošťáků a sítě Peppol. Podstatná změna přitom není jen ve způsobu jejich doručení. Mění se i samotná podoba e-faktury.
Elektronickou fakturou bude strukturovaný datový dokument odpovídající stanoveným pravidlům. Slovenský systém vychází z evropské normy EN 16931 a využívá formát Peppol BIS Billing 3.0. Běžné PDF zaslané elektronicky tyto požadavky nesplňuje.
PDF je pro člověka, strukturovaná data pro systémy
Na pohled mohou být obě faktury stejné. Obsahují dodavatele a odběratele, položky, částky, datum splatnosti i další údaje potřebné pro účetnictví. Rozdíl spočívá v tom, jak jsou tyto informace uložené a jak s nimi dokážou pracovat informační systémy.
PDF je vytvořené především tak, aby jej mohl přečíst člověk. Účetní systém z něj proto obvykle musí potřebné údaje nejprve získat – ručním přepisem, vytěžováním nebo jiným způsobem.
U strukturované e-faktury mají jednotlivé údaje přesně definovanou podobu a význam. Systém příjemce tak ví, který údaj představuje číslo faktury, DIČ dodavatele, částku, sazbu DPH nebo datum splatnosti. Data může převzít přímo a navázat na ně další zpracování.
Právě strukturovaná data budou od roku 2027 základem slovenské e-faktury. PDF přitom nemusí z firem úplně zmizet. Může dál sloužit jako vizuální podoba dokladu, kterou si účetní otevře, přečte nebo například použije při interní kontrole. Z pohledu povinné e-fakturace však bude rozhodující strukturovaný elektronický dokument, nikoli jeho PDF náhled.
Účetní s XML pracovat nemusí
Pojem strukturovaná faktura může vzbuzovat dojem, že se změní i každodenní práce účetních. Ve skutečnosti není důvod, aby uživatel otevíral XML soubor nebo kontroloval jeho technickou strukturu.
Menší firmy a živnostníci mohou e-faktury vytvářet a přijímat přímo v aplikaci digitálního pošťáka. Pracují v běžném uživatelském prostředí a potřebná datová struktura vzniká na pozadí.
Střední a větší společnosti mohou dál vystavovat faktury ve svém ERP nebo účetním systému. Digitální pošťák převezme fakturační data, zkontroluje je, případně převede do požadovaného formátu a zajistí další komunikaci. Přijaté e-faktury může stejným způsobem předat do systému, ve kterém je firma zpracovává. Není tedy nutné měnit fungující ERP jen proto, že se mění formát a způsob výměny faktur.
Právě na tuto část by se měly firmy při přípravě na slovenskou e-fakturaci zaměřit. Nestačí ověřit, zda dokážou fakturu zobrazit jako PDF. Potřebují vědět, odkud se vezmou data pro strukturovanou e-fakturu, kdo zkontroluje jejich správnost a jak se doklad dostane k odběrateli nebo naopak do jejich účetního procesu. U firem s větším objemem dokladů je podstatné také napojení na stávající ERP, EDI komunikaci a další systémy, aby nový režim nepřinesl ruční práci navíc.
GRiT jako certifikovaný digitální pošťák zajišťuje převzetí fakturačních dat, jejich kontrolu a přípravu do požadované struktury, bezpečné doručení i předání informací zpět do firemních systémů. Menší firmy mohou využít samostatnou aplikaci, větší společnosti e-fakturaci zapojit do svého současného prostředí.
Chcete si předem projít, jak bude vystavení a příjem slovenské e-faktury fungovat? Vyzkoušejte si bezplatné demo e-fakturace od GRiTu.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
