Od ledna 2027 budou slovenské firmy pro příjem a odesílání elektronických faktur využívat certifikované digitální pošťáky. Jejich výběr proto patří mezi první konkrétní kroky, které je potřeba před spuštěním povinné e-fakturace udělat. Rozdíly mezi poskytovateli přitom nespočívají jen v ceně. Liší se způsobem práce s doklady, rozsahem podpory, zkušenostmi i tím, jak dobře se jejich řešení přizpůsobí současným firemním procesům.
Firma si digitálního pošťáka vybírá ze seznamu certifikovaných poskytovatelů na portálu Finanční správy. Samotný způsob práce s e-fakturami se ale může podle typu firmy výrazně lišit.
Menším společnostem nebo živnostníkům bude často stačit jednoduchá aplikace digitálního pošťáka. Po aktivaci služby v ní mohou faktury přijímat a podle rozsahu své povinnosti také vystavovat a odesílat. Není kvůli tomu nutné zavádět nový účetní systém ani řešit složité technické napojení. U větších firem naopak obvykle dává smysl zapojit e-fakturaci do prostředí, ve kterém faktury vznikají a zpracovávají se už dnes. Může jít o ERP, účetní systém, EDI komunikaci nebo více různých zdrojových systémů. V takovém případě je důležité zachovat současné schvalovací a účetní postupy i automatizaci, na které firma už spoléhá.
Při výběru sledujte víc než samotné doručení faktury
Digitální pošťák bude zajišťovat přenos faktur mezi firmami a komunikaci související s povinnou e-fakturací. Při výběru má proto smysl sledovat také to, co se s dokladem děje před odesláním a po jeho přijetí.
U jednoduchého řešení může být důležité, jak přehledné je prostředí aplikace a jakým způsobem poskytovatel pracuje s archivací. Povinnost uchovávat faktury zůstává na dodavateli a odběrateli a digitální pošťák nemá automaticky ze zákona povinnost zajišťovat jejich archivaci. Firma by si proto měla ověřit, zda je archivace součástí služby, na jak dlouhou dobu jsou doklady uchovávány a v jaké podobě je bude možné později dohledat. U větších společností vstupuje do rozhodování také integrace s ERP, návrat stavových informací nebo směrování faktur do správného systému či procesu.
Významným kritériem je bezpečnost. Přes digitálního pošťáka budou procházet obchodní a finanční data a od 1. října 2027 se navíc zpřísní požadavky na provozovatele přístupových bodů do sítě Peppol. Ti budou muset splňovat certifikaci ISO/IEC 27001 nebo uznávaný ekvivalent. Už při dnešním výběru se proto vyplatí ověřit, zda je poskytovatel na tuto změnu připravený. GRiT požadavky certifikace splňuje dlouhodobě.
Předem je dobré vědět také to, jak řešení pracuje s chybami a výpadky. Faktura nemusí projít validací, může obsahovat nesprávné údaje nebo může nastat technický problém při jejím odeslání. Firma by měla mít možnost snadno zjistit stav konkrétního dokladu, dostat informaci o chybě a vědět, na koho se obrátit při jejím řešení. U větších objemů faktur je důležité také to, zda se stavové informace a chyby automaticky vracejí do systému, ve kterém zaměstnanci běžně pracují.
Při rozhodování je vhodné sledovat i zkušenosti poskytovatele s elektronickou výměnou dokladů a e-fakturací v zahraničí. Slovensko není první zemí, která povinnou elektronickou fakturaci zavádí, a zkušenosti z jiných evropských trhů mohou pomoci při přípravě integrací, nastavení zpracování dokladů i samotném přechodu na nový režim. GRiT na slovenskou e-fakturaci navazuje dlouholetými zkušenostmi s elektronickou výměnou dat, integracemi podnikových systémů a e-fakturací v zahraničí.
Výběr pošťáka nenechávejte na prosinec
Střední a větší firmy by měly s přípravou začít co nejdříve. Potřebují dostatek času nejen na samotný výběr poskytovatele, ale také na ověření napojení systémů, datových toků a způsobu, jakým budou e-faktury navazovat na současné fakturační a účetní procesy.
Ani menší firmy a živnostníci nemusí čekat až na konec roku. Svého digitálního pošťáka si mohou vybrat dříve, projít si prostředí aplikace a ověřit, jak bude vystavení a příjem elektronických faktur fungovat. Díky tomu budou mít novou povinnost vyřešenou ještě před lednovým spuštěním a nebudou dodavatele hledat na poslední chvíli.
Chcete si nejdřív vyzkoušet, jak bude práce s elektronickými fakturami vypadat? Podívejte se na bezplatné demo e-fakturace od GRiTu.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
