Během stěhování můžete mít část zásob ještě ve starém skladu, část na cestě a část už na nové adrese. Zákazníci mezitím dál objednávají, a pokud není jasné, které zboží lze právě vychystat a odkud objednávku odeslat, začnou vznikat zpoždění i chyby.
V předchozích článcích jsme popsali, jak rozlišit nedostatek prostoru od problémů v řízení a jak navrhnout nový sklad pro další růst. Při samotném stěhování je potřeba tyto přípravy převést do konkrétního harmonogramu, který propojí přesun zásob, běžné objednávky a spuštění nového provozu. Připravili jsme pro vás 3 nejdůležitější poučky, na které je vždy dobré myslet dopředu.
Pořadí stěhování přizpůsobte expedici
Podle objemu zásob a možností týmu zvolte jednorázový přesun s plánovanou odstávkou, nebo stěhování po etapách. Souběh obou skladů vyžaduje dostatek lidí a jasná pravidla pro vyřizování objednávek.
Do harmonogramu nezapomeňte započítat také příjem, kontrolu a zaskladnění na nové adrese. Samotné dokončení převozu ještě neznamená, že je zásoba připravená k expedici. Termín přesunu slaďte s vytížením skladu, dodávkami a plánovanými prodejními akcemi.
Před zahájením přesunu si proto určete:
- které zásoby musí zůstat dostupné pro rozpracované a nejbližší objednávky,
- odkud budete objednávky v jednotlivých etapách odesílat,
- kdy přesměrujete nové dodávky, vratky a svozy dopravců,
- kdo zajistí přesun a kdo bude dál obsluhovat zákaznické objednávky,
- jak případné omezení promítnete do slíbených termínů dodání.
Pozor na objednávky s více položkami. Pokud jejich zboží rozdělíte mezi dva sklady, potřebujete předem určit, kde objednávku zkompletujete, nebo zda ji odešlete po částech. Pořadí stěhování proto plánujte i podle návaznosti zásob na konkrétní zakázky.
GRiT Tip: U často objednávaného zboží může při etapovém stěhování dávat smysl ponechat ve starém skladu provozní zásobu a zbytek připravit v novém. Její velikost odvoďte od očekávaných objednávek, délky přesunu a časové rezervy pro případ zpoždění.
Udržte si přehled i o zboží na cestě
U přesouvaných zásob začněte inventurou a kontrolou evidence. Ověřte skutečné množství a vyřešte zjištěné rozdíly. Poškozené nebo neidentifikované zboží oddělte a určete, kdo ho prověří. Palety a přepravky označte tak, aby bylo možné dohledat jejich obsah i cílové umístění. Pokud sklad během kontroly dál funguje, průběžně zaznamenávejte všechny další pohyby zboží.
U každé části zásob evidujte odeslání ze starého skladu a potvrzení příjmu v novém. Zboží na cestě se nesmí tvářit jako okamžitě dostupné k vychystání. Po převzetí ověřte množství a zaznamenejte skutečnou skladovou pozici, aby ho pracovníci nového skladu mohli najít.
Stanovte také, kdo řeší nesoulad mezi odeslaným a přijatým množstvím a kdy lze spornou zásobu uvolnit k vychystávání. Dohledávání rozdílu až při přípravě zákaznické objednávky zbytečně prodlužuje expedici.
GRiT Tip: LOKiA WMS pomáhá evidovat zásoby, jejich umístění a pohyb a kontrolovat skladové operace pomocí čteček čárových kódů. Konkrétní postup přesunu a pravidla dostupnosti ideálně nastavte společně s dodavatelem systému, včetně přenosu informací do ERP nebo e-shopu.
Nový provoz nejprve vyzkoušejte
Ještě před přesunem hlavního objemu zásob připravte označení pozic, připojení, čtečky a tiskárny. Pokud současně zavádíte nový elektronický software do skladu (WMS), slaďte termín stěhování s jeho implementací a zaškolením lidí. Určete také, kdo převede a ověří stavy zásob a od kdy se v novém systému evidují skladové pohyby.
Na zkušebních objednávkách ověřte celý postup od převzetí zboží a zaskladnění přes vychystání až po balení, tisk přepravního štítku a předání údajů dopravci. Zkontrolujte také, že se správně aktualizují zásoby a stavy objednávek v napojených systémech.
Zkoušku proveďte s lidmi, kteří budou v novém skladu skutečně pracovat. Vedle běžné objednávky si projděte i situaci, kdy položka chybí, kód nejde načíst nebo systém hlásí jiné množství. Každý musí znát postup i člověka, na kterého se obrátit.
Předem určete, kdo schválí zahájení expedice a které závady je nutné vyřešit před spuštěním. Připravte také postup pro zpoždění převozu nebo technický problém: například odložení další etapy přesunu či dočasnou úpravu dodacích termínů. Tým musí vědět, kdo rozhodne a kdo změnu sdělí zákazníkům.
Po spuštění sledujte počet i stáří nevyřízených objednávek, rychlost expedice a rozdíly v zásobách. Při krátkém denním vyhodnocení určete, které potíže mají přednost a kdo je vyřeší. Pro první dny si ideálně domluvte dostupnost interního koordinátora i podpory dodavatele WMS, aby se řešení problémů neodkládalo.
Stěhujete sklad a chcete mít zásoby i objednávky pod kontrolou? Domluvte si s námi konzultaci a probereme, jak připravit nový provoz a jeho řízení s LOKiA WMS.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
