Od 1. ledna 2027 začne na Slovensku u zákonem vymezených tuzemských transakcí povinná elektronická fakturace. Pro účetní se tím nemění jen způsob doručení faktury. Nový režim zasáhne také její vystavení, přijetí do účetního systému, kontrolu, opravy a archivaci.
Účetní ve firmách proto potřebují ověřit, zda jejich současný systém dokáže s e-fakturami pracovat a jak bude napojený na digitálního pošťáka. Externí účetní a účetní kanceláře navíc musí vyřešit přístupy a zpracování dokladů za jednotlivé klienty. A ve všech případech je potřeba vědět, co se stane s chybnou fakturou, jak budou fungovat přílohy či celková práce s doklady.
E-faktura není PDF. Účetní systém pracuje přímo s jejími daty
Elektronická faktura bude strukturovaný elektronický dokument odpovídající evropské normě EN 16931. Pro elektronickou fakturaci na Slovensku se používají strukturované formáty UBL 2.1 a CII (široce rozšířený XML formát), které může účetní nebo podnikový systém automatizovaně zpracovat.
PDF zaslané e-mailem tuto podmínku nesplňuje. Může dál sloužit jako čitelná vizualizace faktury, samotnou e-fakturou ale není. Tou je strukturovaný elektronický dokument obsahující data potřebná pro automatizované zpracování. PDF vizualizaci lze k e-faktuře připojit, její zasílání společně s XML však není povinné a záleží na nastavení či dohodě mezi zapojenými stranami.
Pro účetní je tato změna podstatná hlavně při příjmu dokladů. Údaje už není nutné získávat z PDF přepisem nebo vytěžováním. Pokud je systém správně připravený, pracuje přímo se strukturovanými fakturačními daty. Aby se ale tato data dostala od vystavovatele k příjemci, vstupuje do procesu další článek – digitální pošťák.
Digitální pošťák zajistí doručení, zpracování pokračuje v účetním systému
E-faktury se budou doručovat prostřednictvím sítě Peppol a certifikovaných poskytovatelů doručovací služby – digitálních pošťáků, mezi které patří také GRiT. Do systému elektronické fakturace zároveň vstupuje Finanční správa Slovenské republiky, která bude přijímat vybrané údaje z e-faktur a využívat je pro účely daňové správy.
Digitální pošťák zajišťuje bezpečný přenos dokumentu, technické kontroly a komunikaci v síti Peppol včetně předání požadovaných údajů Finanční správě. Přijatá faktura pak musí navázat na účetní nebo schvalovací proces firmy. U vystavených faktur je naopak potřeba předat digitálnímu pošťákovi správná data a následně pracovat se stavovými informacemi o doručení, předání údajů Finanční správě nebo případné chybě při zpracování.
Nový účetní systém není automaticky potřeba
První krok není výměna současného účetního nebo ekonomického systému, ale ověření jeho připravenosti. Ověřte si u dodavatele systému, zda bude umět e-faktury vystavovat, přijímat a komunikovat s digitálním pošťákem.
Pokud potřebné formáty nebo přímou komunikaci s Peppolem nepodporuje, stále to nemusí znamenat jeho nahrazení. Lze využít integrační řešení, které převezme data v současném formátu, provede potřebnou validaci a konverzi a zajistí komunikaci s digitálním pošťákem.
Takto funguje i řešení od GRiTu. Lze ho napojit na existující ERP nebo účetní systém a podle konkrétního scénáře převzít konverzi, validaci, komunikaci přes Peppol, stavové informace a řešení technických chyb. Firma tak může zachovat systém, ve kterém dnes pracuje, a doplnit pouze část potřebnou pro e-fakturaci.
Přílohy u e-faktur jsou stále možné
Strukturovaná podoba faktury neznamená, že z procesu zmizí související dokumenty. K e-faktuře lze v Peppolu připojit například dodací list, výkaz práce, předávací protokol, rozpis položek, smlouvu nebo jiný podpůrný dokument. Podporované jsou například formáty PDF, JPG/PNG, XLSX/ODS a CSV.
U větších příloh si ověřte limit svého digitálního pošťáka.
Co se stane, když je e-faktura chybná
Pokud faktura před odesláním nesplní technická nebo validační pravidla Peppolu, může ji pošťák odmítnout nebo vrátit chybové hlášení. Odesílatel ji pak opraví ještě před úspěšným doručením.
Jestliže už byla faktura doručena, ale obsahuje věcnou chybu, například nesprávnou cenu, sazbu DPH, množství nebo odběratele, řeší se oprava mezi dodavatelem a odběratelem stejně jako dnes. Původní doklad nelze jednoduše přepsat ani smazat. Vystaví se opravný doklad k původní faktuře, který na ni jednoznačně odkazuje.
Co když obchodní partner ještě e-fakturaci nepoužívá
V roce 2026, kdy je zapojení do slovenského systému dobrovolné, obchodnímu partnerovi, který ještě není v Peppolu registrovaný, eFakturu přes síť nedoručíte. Fakturu mu tedy pošlete dosavadním způsobem, například jako PDF e-mailem.
Od 1. ledna 2027 už budou subjekty, na které se povinnost vztahuje, muset být schopné eFaktury přijímat.
Účetní kanceláře musí vyřešit práci s více klienty
U účetní kanceláře nestačí vyřešit pouze technické napojení na e-fakturaci. Každý klient je samostatný subjekt s vlastní identifikací, registrací a oprávněními a jeho doklady musí zůstat jednoznačně oddělené. Účetní kancelář zároveň potřebuje spravovat faktury více klientů přehledně z jednoho místa, aniž by se mísila jejich data nebo přístupová práva.
Řešení by proto mělo podporovat správu více klientů.
Při výběru poskytovatele by proto neměla rozhodovat jen cena za zpracovanou fakturu. Důležité je také, jak řešení pracuje s více společnostmi, různými účetními systémy a uživatelskými rolemi, jak zpřehledňuje chybové stavy, jakou má úroveň zabezpečení a jak podporuje archivaci nebo předání dokladů do archivu v souladu se zákonnými požadavky.
Jak zjistím, jestli už má můj klient digitálního pošťáka
Každá firma si vybírá digitálního pošťáka samostatně z certifikovaných poskytovatelů uvedených na webových stránkách Finanční správy. Z veřejného seznamu poskytovatelů to jednoduše nezjistíte. Účetní kancelář si proto musí informaci ověřit přímo u klienta.
GRiT propojí e-fakturaci s vaším účetním procesem
GRiT je certifikovaný poskytovatel doručovací služby pro slovenskou elektronickou fakturaci. Zároveň se elektronické výměně podnikových dokladů a integraci firemních systémů věnuje více než 25 let.
E-fakturaci řešíme jako bezpečné a spolehlivé napojení na vaše stávající účetní a ERP systémy. Nabízíme cloudové i on-premise řešení a díky zkušenostem s elektronickou fakturací v Polsku, Německu, Itálii, Maďarsku a dalších zemích víme, jak se vypořádat s různými legislativními i technickými požadavky.
Pokud hledáte ideálního digitálního pošťáka pro vaši firmu, domluvte si s námi konzultaci. GRiT vám pomůže nastavit řešení podle vašich procesů, systémů i objemu dokladů tak, abyste byli připraveni před 1. lednem 2027.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
