Dříve tiskli a razítkovali, dnes Travel FREE pracuje v digitální kanceláři

V naší kampani za srozumitelnou digitalizaci Praskněte digitální brblinu zpovídáme české firmy a ptáme se jich na to, jak s digitalizací začínaly. Jednou z nich je evropská jednička v prodejnách na hranicích Travel FREE. Provozují 70 prodejen a podnikání jim usnadňuje digitální kancelář či digitalizace obchodních dokladů. Začínali ale postupně, prvním krokem bylo zasílání elektronických objednávek.

Když v Travel FREE v roce 2004 začínali, věnovali spoustu času činnostem, které jim z dnešního pohledu přijdou komické. „Vzhledem k tomu, že nám většina faktur chodila poštou, tak jsme i těch pár elektronických museli vytisknout, orazítkovat a tím je schválit,“ vzpomíná Lenka Novotná, CMO v Travel FREE.

Už od svých začátků ale v Travel FREE věděli, že digitalizace je správná cesta. Velmi rychle zavedli elektronické zasílání objednávek a poté také digitální kancelář. To je elektronická platforma, kde na jednom sdíleném místě (představte si jej jako Google Disk nebo OneDrive) například plánují porady nebo evidují směrnice a smlouvy. 

Díky digitální kanceláři v Travel FREE odpadla nutnost evidovat část dokumentů papírově, a proto bylo dalším logickým krokem digitalizování toku dokladů. Protože mají v Travel FREE velkou část dodavatelů z Německa, kde je výměna dokladů ve strukturovaném formátu standardem, zavedli systém ORiON EDI (EDI = elektronická výměna dokladů)

Proto si nyní s dodavateli vyměňují faktury a objednávky elektronicky a s maximální mírou automatizace. Pokud například obdrží fakturu, která odpovídá objednávce a dodacímu listu, systém ji automaticky schválí, zaúčtuje a pošle notifikaci odpovědné osobě.

Velkou úlevou bylo pro Travel FREE také zavedení online registrace na klubovou kartu. Dříve se zákazníci registrovali papírovými formuláři, které museli zaměstnanci ručně přepisovat do systému, a v důsledku toho vznikaly chyby.

Travel FREE spadá do rychloobrátkového segmentu (FMCG), kde je kvůli velkým nárokům na nákupní procesy, logistiku i cash flow digitalizace na vysoké úrovni. V tomto segmentu proteče v krátkém čase velké množství zboží a firmy obvykle berou zásoby klidně od stovek dodavatelů. Travel FREE nicméně dokazuje, že i zde je digitalizace postupný proces, který probíhá krůček po krůčku a začíná usnadněním dílčích procesů.

‍

Další příběhy českých firem o digitalizaci a tipy, jak s digitalizací začít, najdete v naší kampani Praskněte digitální brblinu.

‍