Automatizace faktur zbavuje firmy rutiny a šetří náklady, Mall.cz ušetřil miliony

Automatické zpracování přijatých faktur zefektivňuje nejen rutinní práci, ale dokáže firmám ušetřit až miliony korun. Své o tom ví jeden z největších e-shopů Mall.cz, který díky automatizaci toku dokladů ušetřil loni více než 4 miliony korun.

Mall.cz jako jeden z největších e-commerce hráčů na českém trhu spolupracuje s tisíci dodavateli, se kterými si vyměňuje stovky tisíc dokladů. Jako jeden z prvních e-shopů zavedl elektronickou výměnu dokladů (EDI). Využívá EDI řešení ORiON, díky kterému automatizuje příjem, kontrolu a zaúčtování faktur. V kombinaci s nástrojem na na automatické zpracování přijatých faktur iNVOiCE FLOW se proces výměny dokladů celkově výrazně zrychlil a účetní tak zbavil rutiny.  

„Na začátku března jsme si opět udělali vyhodnocení projektu. Vyšlo nám, že jsme na zpracování přijatých faktur ušetřili celkem 13 milionů korun, jen v posledním roce to bylo přes 4 miliony. Jde o čistou úsporu nákladů na práci účetního, po započtení všech nákladů na zavedení a chod EDI. Účetní díky tomu netráví čas rutinní prací a pracují na strategičtějších úkolech,“ říká finanční ředitel Mall.cz Jakub Chalupecký.

Mall.cz našel způsob, jak si poradit i s těmi, kteří EDI nemají

Faktury od režijních dodavatelů, kteří EDI nevyužívají, Mall.cz řeší pomocí funkce pro automatické vytěžování dat z dokladů iNVOiCE FLOW.

„iNVOiCE FLOW z přijatých faktur automaticky vyčítá základní údaje, aby je naši účetní nemuseli ručně přepisovat. Díky tomu jsme mohli zavést digitalizaci interního procesu schvalování objednávek a faktur, čímž jsme snížili administrativní zátěž napříč společností. Nový digitalizovaný proces nám navíc pomohlo zajistit snadné a bezpečné fungování v době covidu, kdy většina zaměstnanců pracuje na home office,“ pokračuje Chalupecký.

Elektronizací k efektivnímu cash flow

Díky fakturám ve standardizované elektronické podobě mohou dodavatelé Mall.cz využít i službu Mall Invoice Financing – proplácení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.

Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit již tři dny po vystavení, a to za podmínek často lepších než v bance.

Mall.cz díky Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli. Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady.

‍