Inventura skladu krok za krokem: kompletní průvodce inventurou skladových zásob

Inventura skladu slouží ke zjištění skutečného množství zásob a k ověření, zda odpovídá údajům v účetnictví a skladové evidenci. Ve skladu se skutečný stav nejčastěji zjišťuje počítáním, vážením nebo měřením. Samotné fyzické přepočítání je ale jen jedna část celého procesu.

Dobře připravená inventura proto nezačíná až ve chvíli, kdy skladníci vezmou do ruky čtečky nebo inventurní archy. Předchází jí příprava skladu, kontrola rozpracovaných pohybů a stanovení jasného postupu. Po spočítání zásob zase následuje porovnání s evidencí a vyhodnocení případných rozdílů.

V tomto průvodci projdeme celý proces krok za krokem.

Co je inventura skladu

Při inventuře se zjišťuje skutečné množství skladových zásob k určitému okamžiku. U fyzicky přítomného zboží jde o fyzickou inventuru, při které se zásoby počítají, váží, měří nebo kontrolují jiným odpovídajícím způsobem.

Výsledek se porovnává se stavem v evidenci. Inventura tak neukáže jen aktuální množství zásob, ale také případné nedostatky v příjmu, zaskladnění, přesunech, vychystávání nebo evidenci vratek.

Inventura a inventarizace nejsou totéž

Pojmy se v běžné řeči často zaměňují, z pohledu zákona o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) ale mají odlišný význam.

Inventura je zjištění skutečného stavu konkrétního majetku nebo závazků. Ve skladu tedy například fyzické spočítání zásob.

Inventarizace je širší proces. Zahrnuje provedení jedné nebo více inventur, porovnání zjištěného skutečného stavu s účetnictvím a vypořádání zjištěných rozdílů.

Zjednodušeně: během inventury zjistíte, co skutečně máte. Při inventarizaci zároveň ověříte, zda tento stav odpovídá účetnictví, a vyřešíte případné nesrovnalosti.

Kdy musí firma provést inventuru skladu

Účetní jednotka provádí periodickou inventarizaci k okamžiku, ke kterému sestavuje řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku. U firem s kalendářním účetním obdobím jde obvykle o konec roku, u hospodářského roku může být rozhodný termín jiný.

Periodickou inventuru lze zahájit až čtyři měsíce před rozvahovým dnem a dokončit nejpozději dva měsíce po něm. Pokud firma zjišťuje stav k jinému datu, musí být schopná doložit přírůstky a úbytky mezi tímto datem a rozvahovým dnem.

U zásob lze za stanovených podmínek využít také průběžnou inventarizaci. Každý druh zásob musí být v takovém případě inventarizován alespoň jednou za účetní období.

Druhy inventur skladu

Z hlediska účetních předpisů se inventarizace zásob rozlišuje na periodickou a průběžnou. V provozu se však můžete setkat také s mimořádnou inventurou nebo s dílčími kontrolami vybraných položek či částí skladu.

Periodická a průběžná inventura označují především časový režim, ve kterém se inventarizace provádí. Dílčí inventura naopak popisuje rozsah kontroly. Tyto kategorie se proto mohou kombinovat. Například průběžná inventura může být dílčí a zaměřit se pouze na rychloobrátkové položky v jedné skladové zóně.

Průběžné nebo dílčí kontroly se hodí zejména pro:

• drahé položky s vysokou hodnotou,
• rychloobrátkové zásoby,
• zboží s častými skladovými pohyby,
• položky, u kterých se opakovaně objevují inventurní rozdíly,
• kritické zásoby, jejichž nedostatek může narušit provoz.

Jak probíhá inventura skladových zásob

Konkrétní postup závisí na velikosti skladu, sortimentu, počtu lokací a používaném systému. Základní kroky jsou ale podobné.

1. Stanovte rozsah a termín

Určete:

• které sklady, zóny nebo položky se budou inventurovat,
• k jakému okamžiku se stav zjišťuje,
• kdo za inventuru odpovídá,
• jak se budou výsledky zaznamenávat,
• zda bude sklad během inventury uzavřený, nebo se bude kontrolovat po částech.

2. Připravte sklad a evidenci

Před počítáním zkontrolujte, zda jsou správně zaevidované příjmy, výdeje a přesuny. Pozornost věnujte také:

• otevřeným skladovým dokladům,
• zboží čekajícímu na příjem nebo expedici,
• vratkám a reklamacím,
• poškozenému nebo vyřazenému zboží,
• zásobám mimo standardní skladové pozice,
• neoznačeným nebo špatně označeným položkám.

Skladové pozice i položky musí být jednoznačně identifikovatelné. Pokud se stejná položka nachází na více místech, musí být jasné, zda se započítává po lokacích, nebo souhrnně.

3. Rozdělte sklad a práci

Každý pracovník musí mít jasně určenou část skladu nebo konkrétní inventurní úkoly. Pokud firma nepoužívá systém a pracuje manuálně, je vhodné rozdělit sklad na sektory a stanovit pořadí kontroly, například regál po regálu.

Již zkontrolované pozice označte tak, aby nemohlo dojít k duplicitnímu počítání nebo vynechání části skladu. Ve WMS může systém skladníkům přidělit konkrétní lokace a zaznamenávat průběh inventury přímo při práci.

4. Zjistěte skutečný stav

Fyzický stav zásob se zjišťuje zejména počítáním, měřením, vážením či jiným způsobem. Výsledek však musí být zaznamenaný tak, aby bylo možné jednoznačně určit inventurovanou položku, její množství a lokaci.

Pokud je to možné, skladník by při prvním počítání neměl vidět očekávané evidované množství. Snižuje se tím riziko, že výsledek nevědomky přizpůsobí hodnotě v systému.

5. Porovnejte stav s evidencí

Po fyzické kontrole porovnejte zjištěné množství se skladovou a účetní evidencí. Výsledkem může být:

• shoda skutečného a evidovaného stavu,
• nižší skutečný stav,
• vyšší skutečný stav.

U papírové inventury se výsledky obvykle přepisují do systému nebo tabulky. Čtečky a WMS umožňují zapisovat množství přímo při kontrole a omezují riziko chyb při přepisu.

Co dělat, když při inventuře čísla nesedí

Rozdíl mezi fyzickým a evidovaným stavem nemusí hned znamenat skutečné manko nebo přebytek. Nejprve ověřte, zda:

• nedošlo k chybě při počítání,
• se položka nenachází na jiné lokaci,
• nejsou otevřené nebo chybně zaevidované příjmy, výdeje či přesuny,
• nedošlo k záměně podobné položky, varianty nebo balení,
• není zboží mezi vratkami, reklamacemi nebo poškozenými zásobami.

Pokud je skutečný stav nižší než stav v účetnictví a rozdíl nelze vysvětlit jinak, jde o manko. Pokud je skutečný stav vyšší, jde o přebytek. Inventarizační rozdíly se účtují do období, za které se inventarizací stav ověřuje.

Opakované rozdíly je vhodné zanalyzovat. Mohou ukazovat na problém při příjmu, zaskladnění, přesunech, vychystávání nebo zpracování vratek.

Jaké dokumenty z inventury firma potřebuje

Výsledky se zaznamenávají do inventurních soupisů. Z dokumentace musí být možné určit zejména:

• jaký majetek byl inventarizován,
• jakým způsobem byl skutečný stav zjištěn,
• kdo inventuru provedl,
• kdy byla zahájena a ukončena,
• jak byly vypořádány případné rozdíly.

Účetní jednotka musí být schopná provedení inventarizace prokázat po dobu pěti let. Konkrétní postup je vhodné nastavit podle interních pravidel firmy a konzultovat s účetním nebo daňovým specialistou.

Příklad, jak dobře řízený sklad zkrátí inventuru

Prodejce barefoot obuvi Bosonožka eviduje ve skladu a prodejně přibližně 30 tisíc párů bot. Po zavedení LOKiA WMS se doba inventury zkrátila z jednoho měsíce na dva dny.

Rozhodující nebylo jen rychlejší počítání. Systém poskytl lepší přehled o umístění zboží a jeho pohybu mezi příjmem, skladovou pozicí a výdejem. Inventura tak vycházela z přesnější evidence a skladníci nemuseli položky zdlouhavě dohledávat.

Inventura ukáže stav skladu. Přesnost vzniká průběžně

Inventura zachycuje stav zásob k určitému okamžiku. Pokud při ní pravidelně vznikají významné rozdíly nebo trvá nepřiměřeně dlouho, problém může být také v nastavení samotné inventury – například v organizaci práce, rozdělení skladu, způsobu počítání nebo evidenci výsledků.

LOKiA WMS pomáhá řídit skladové operace v návaznosti na sebe a udržovat přehled o zásobách i jejich umístění. Zjistěte, jak může fungovat ve vašem skladu – domluvte si zdarma konzultaci a ukázku LOKiA WMS.