Jak několikanásobně zrychlit inventuru majetku pomocí chytrých technologií

Inventury jsou pro firmy synonymem stresu a ztraceného času. Zaměstnanci místo své hlavní pracovní náplně obchází majetek s vytištěnou tabulkou a zdlouhavě hledají správnou židli nebo šanon. Někde se inventury táhnou i měsíce a zvyšuje se šance, že se nějaký majetek skutečně ztratí. Některé firmy navíc inventury provádí jen kvůli splnění legislativní povinnosti. Proto stále častěji sahají po efektivnějších řešeních, jako jsou systémy pro evidenci majetku.

Příprava pracovního prostředí na inventuru

Během zavádění systému do něj firma nahraje veškerý svůj majetek. Systém pro každý kus vygeneruje evidenční číslo s čárovým kódem. Ty si následně firma vytiskne jako lepicí štítky a majetek jimi označí. Firma si také v systému zaeviduje pozice, na kterých se majetek nachází.

Pro pozdější načítání čárových kódů si firmy nemusí pořizovat klasické skladové čtečky. Vystačí si s chytrým telefonem, případně se speciálním nástavcem na mobilní telefon, který je při čtení kódů přesnější. Systémy pro evidenci majetku totiž mají své mobilní aplikace, pomocí kterých zaměstnanci inventuru provádí.

Následně dodavatel systému vytvoří firmě digitální mapu jejích prostor. Díky tomu zaměstnanci uvidí v rozhraní jednoduchý plánek, na kterém je vyznačené, kde se zrovna který kus nachází.

Na prvotní přípravu systému si sice firma musí vyčlenit dostatek času, ale vyplatí se to. Jakmile je systém připravený, zkrátí inventury z měsíců na dny nebo ze dnů na hodiny.

Průběžná evidence a přemisťování majetku

Když firma potřebuje přemístit například počítač do jiné kanceláře, šanon do jiného regálu nebo si zaměstnanec odnese monitor na home office, zaeviduje změnu v systému. Díky tomu se při inventuře nestane, že by zaměstnanci hledali monitor, který si grafik odnesl na práci domů.

Zaměstnanci načtou čárové kódy položek a v mobilní aplikaci či ve webovém rozhraní pak změní jejich pozici. Stejně firma postupuje, když nakoupí majetek, nebo se ho zbaví. Do systému vloží novou položku, nebo ji odebere.

Některé systémy umožňují například i likvidace a odpisy majetku. Po odepsání systém vygeneruje doklad pro finanční oddělení s informací o tom, co a kde se odepsalo. Hodnotu dané věci lze v systému odepisovat i postupně.

Další výhodou je, že firmy v systému evidují i důležité údaje o majetku jako:

• výrobní číslo,
• záruku,
• exspiraci
• nebo termín servisní revize.

Díky evidenci těchto údajů firmy pohodlně provedou například inventuru majetku s blížícím se termínem revize nebo exspirace. V systému ho vyfiltrují a inventuru naplánují.  

Průběh inventury

Pokud inventury provádí více lidí, mohou vedoucí předem přidělit jednotlivé inventarizační úkoly konkrétním lidem. Například jeden člověk řeší kanceláře a jiný sklad s nářadím. Dotyčným se pak při inventuře zobrazí pouze ten majetek, který mají inventarizovat oni.

V den inventury si zaměstnanec v mobilu otevře aplikaci, kde najde seznam majetku, který  má inventarizovat. Ten postupně projde a načte jeho štítky s čárovým kódem. Majetek  nehledá poslepu, ale systém ho k němu podle plánku navede.

Jakmile zaměstnanec inventuru dokončí, systém mu nahlásí, které položky a v jakém počtu chybí. Výsledek inventury si může ze systému exportovat a předat ho účtárně.

Díky tomuto postupu je inventura:

• několikanásobně rychlejší –⁠ ve firmách s velkým množstvím majetku se zkrátí z měsíců na dny,
• pohodlnější –⁠ zaměstnanci majetek nehledají poslepu,
• levnější –⁠ inventura nebere zaměstnancům tolik času,
• méně stresující –⁠ už jen samotná evidence v nástroji zabrání ztrátě majetku.

Zavedení systému pro evidenci majetku kompletně proměnilo inventury například v e-shopu s barefoot obuví Bosonožka: „Ve skladu máme třicet tisíc párů bot, takže nám inventura dřív zabrala měsíc. Po zavedení řízeného skladu ji máme hotovou za 2 dny,“ říká majitelka a jednatelka Zuzana Sovjáková Koubková.

Jaký nástroj na zrychlení inventur vybrat

Postup zmíněný v článku umožňují specializované nástroje pro evidenci majetku. Podobají se skladovým systémům, ale obsahují funkce pro sledování jakéhokoliv majetku. V zahraničí jsou již běžné, v Česku je firmy teprve objevují.

Tyto nástroje jsou běžně dostupné i ve verzích pro menší firmy, které chtějí evidovat majetek jen o desítkách nebo stovkách kusů – například šanony s dokumenty, nářadí nebo kancelářskou výbavu. Tyto nástroje vyjdou levněji než běžné skladové systémy a lze je plně implementovat za pár hodin.

Firmy s větším množstvím majetku, zejména e-shopy nebo prodejny s velkým skladem, inventuru nejlépe zefektivní pomocí takzvaného řízeného skladu (WMS). Inventura zde funguje na stejném principu jako u menších firem, jen ve větším měřítku.

Máte-li o nástroj pro evidenci majetku a zrychlení inventur zájem, ozvěte se nám. Tato řešení jsme pomohli najít desítkám malých i velkých firem v Česku a rádi pomůžeme i vám.