Počas sťahovania môžete mať časť zásob ešte v starom sklade, časť na ceste a časť už na novej adrese. Zákazníci medzitým ďalej objednávajú, a ak nie je jasné, ktorý tovar možno práve vychystať a odkiaľ objednávku odoslať, začnú vznikať oneskorenia aj chyby.
V predchádzajúcich článkoch sme opísali, ako rozlíšiť nedostatok priestoru od problémov v riadení a ako navrhnúť nový sklad pre ďalší rast. Pri samotnom sťahovaní je potrebné tieto prípravy previesť do konkrétneho harmonogramu, ktorý prepojí presun zásob, bežné objednávky a spustenie novej prevádzky. Pripravili sme pre vás 3 najdôležitejšie poučky, na ktoré je vždy dobré myslieť dopredu.
Poradie sťahovania prispôsobte expedícii
Podľa objemu zásob a možností tímu zvoľte jednorazový presun s plánovanou odstávkou alebo sťahovanie po etapách. Súbeh oboch skladov vyžaduje dostatok ľudí a jasné pravidlá pre vybavovanie objednávok.
Do harmonogramu nezabudnite započítať aj príjem, kontrolu a zaskladnenie na novej adrese. Samotné dokončenie prevozu ešte neznamená, že je zásoba pripravená na expedíciu. Termín presunu zlaďte s vyťažením skladu, dodávkami a plánovanými predajnými akciami.
Pred začatím presunu si preto určite:
- ktoré zásoby musia zostať dostupné pre rozpracované a najbližšie objednávky,
- odkiaľ budete objednávky v jednotlivých etapách odosielať,
- kedy presmerujete nové dodávky, vratky a svozy dopravcov,
- kto zaistí presun a kto bude ďalej obsluhovať zákaznícke objednávky,
- ako prípadné obmedzenie premietnete do sľúbených termínov dodania.
Pozor na objednávky s viacerými položkami. Ak ich tovar rozdelíte medzi dva sklady, potrebujete vopred určiť, kde objednávku skompletizujete alebo či ju odošlete po častiach. Poradie sťahovania preto plánujte aj podľa nadväznosti zásob na konkrétne zákazky.
GRiT Tip: U často objednávaného tovaru môže pri etapovom sťahovaní dávať zmysel ponechať v starom sklade prevádzkovú zásobu a zvyšok pripraviť v novom. Jej veľkosť odvoďte od očakávaných objednávok, dĺžky presunu a časovej rezervy pre prípad oneskorenia.
Majte prehľad aj o tovare na ceste
Pri presúvaných zásobách začnite inventúrou a kontrolou evidencie. Overte skutočné množstvo a vyriešte zistené rozdiely. Poškodený alebo neidentifikovaný tovar oddeľte a určite, kto ho preverí. Palety a prepravky označte tak, aby bolo možné dohľadať ich obsah aj cieľové umiestnenie. Ak sklad počas kontroly ďalej funguje, priebežne zaznamenávajte všetky ďalšie pohyby tovaru.
Pri každej časti zásob evidujte odoslanie zo starého skladu a potvrdenie príjmu v novom. Tovar na ceste sa nesmie tváriť ako okamžite dostupný na vychystanie. Po prevzatí overte množstvo a zaznamenajte skutočnú skladovú pozíciu, aby ho pracovníci nového skladu mohli nájsť.
Stanovte tiež, kto rieši nesúlad medzi odoslaným a prijatým množstvom a kedy možno spornú zásobu uvoľniť na vychystávanie. Dohľadávanie rozdielu až pri príprave zákazníckej objednávky zbytočne predlžuje expedíciu.
GRiT Tip: LOKiA WMS pomáha evidovať zásoby, ich umiestnenie a pohyb a kontrolovať skladové operácie pomocou čítačiek čiarových kódov. Konkrétny postup presunu a pravidlá dostupnosti ideálne nastavte spoločne s dodávateľom systému, vrátane prenosu informácií do ERP alebo e-shopu.
Novú prevádzku najprv vyskúšajte
Ešte pred presunom hlavného objemu zásob pripravte označenie pozícií, pripojenie, čítačky a tlačiarne. Ak súčasne zavádzate nový elektronický softvér do skladu (WMS), zlaďte termín sťahovania s jeho implementáciou a zaškolením ľudí. Určite tiež, kto prevedie a overí stavy zásob a od kedy sa v novom systéme evidujú skladové pohyby.
Na skúšobných objednávkach overte celý postup od prevzatia tovaru a naskladnenia cez vychystanie až po balenie, tlač prepravného štítku a odovzdanie údajov dopravcovi. Skontrolujte tiež, či sa správne aktualizujú zásoby a stavy objednávok v napojených systémoch.
Skúšku vykonajte s ľuďmi, ktorí budú v novom sklade skutočne pracovať. Vedľa bežnej objednávky si prejdite aj situáciu, keď položka chýba, kód sa nedá načítať alebo systém hlási iné množstvo. Každý musí poznať postup aj človeka, na ktorého sa obrátiť.
Vopred určite, kto schváli začatie expedície a ktoré chyby je nutné vyriešiť pred spustením. Pripravte tiež postup pre prípad oneskorenia prevozu alebo technického problému: napríklad odloženie ďalšej etapy presunu či dočasnú úpravu dodacích termínov. Tím musí vedieť, kto rozhodne a kto zmenu oznámi zákazníkom.
Po spustení sledujte počet aj vek nevybavených objednávok, rýchlosť expedície a rozdiely v zásobách. Pri krátkom dennom vyhodnotení určite, ktoré problémy majú prednosť a kto ich vyrieši. Pre prvé dni si ideálne dohodnite dostupnosť interného koordinátora aj podpory dodávateľa WMS, aby sa riešenie problémov neodkladalo.
Sťahujete sklad a chcete mať zásoby aj objednávky pod kontrolou? Dohodnite si s nami konzultáciu a preberieme, ako pripraviť novú prevádzku a jej riadenie s LOKiA WMS.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
