Správa ORDRSP je odpoveďou na objednávku a odberateľ vďaka nej okamžite vie, kedy presne mu tovar dorazí a či mu príde všetko, čo si objednal. Dodávatelia totiž môžu reagovať okamžite na základe aktuálnych skladových zásob. Bez telefonovania alebo e-mailov, všetko cez EDI.
Zákazník, ktorý zavádza riešenie EDI, zvyčajne využíva tri základné správy:
Podľa situácie potom postupne pridáva ďalšie správy, ktoré vedú k zefektívneniu procesov vo firme. Jednou zo správ, ktorá výrazne uľahčuje komunikáciu v dodávateľsko-odberateľskom reťazci, je ORDRSP (Potvrdenie objednávky).
Správu ORDRSP posiela dodávateľ odberateľovi po prijatí objednávky ako odpoveď na správu ORDERS. Môže byť úplne alebo čiastočne automatizovaná. Systém ihneď po prijatí objednávky skontroluje stav skladových zásob a ak je všetko v poriadku, obratom zašle potvrdenie s termínom dodania. Prípadné zmeny, na ktoré by sa odberateľ mal pripraviť, tak pozná v priebehu niekoľkých hodín. Správa sa môže týkať jednej položky z objednávky alebo všetkých.
Prostredníctvom správy ORDRSP môže dodávateľ oznámiť:
- ktorý tovar z objednávky má aktuálne k dispozícii,
- v akom množstve,
- kedy dodá tovar, ktorý momentálne nemá na sklade,
- spôsob dopravy,
- termín dodania jednotlivých položiek,
- cenu, za ktorú bude tovar dodaný.
Viac času na reakciu na zmeny
Odberateľ tak krátko po objednaní vie, aký tovar a kedy presne mu bude doručený. Na príjem môže pripraviť sklad aj personál. Ak v správe vidí, že niektorý tovar práve nie je na sklade alebo má dlhú dodacie lehotu, môže ihneď začať hľadať iného dodávateľa.
Toto pohodlie chvália napríklad v spoločnosti Pilulka, kde môžu rýchlo reagovať na aktuálne informácie od dodávateľov. Ak daný tovar nie je na sklade, môžu ho včas začať hľadať inde. Ohľadom objednávok už nemusia telefonovať a vymieňať si e-maily, čo predtým zaberalo veľa času.
Aj vo firme HP Tronic majú od správy ORDRSP veľké očakávania: „Správu ORDRSP momentálne zavádzame. Zatiaľ fungujeme tak, že nám dodávatelia len potvrdia formálne prijatie objednávky (teda prijatie správy ORDERS). Akékoľvek odchýlky s nami riešia telefonicky alebo e-mailom, čo nielen zdržiava obe strany, ale môže viesť aj k prípadným nezrovnalostiam v procese realizácie objednávky. Vďaka ORDRSP sa o všetkom dozvieme ihneď a pohodlne cez EDI,“ uvádza Ondřej Chwaszcz, finančný riaditeľ spoločnosti HP Tronic.
Automatizované potvrdzovanie objednávok pomáha znižovať náklady na zamestnancov. Keď totiž systém za nich vybaví rutinné úlohy, získajú viac času na ďalšiu agendu. Práca sa zefektívni a zjednoduší a nie je potrebné prijímať nových zamestnancov.
Pre koho je správa ORDRSP najvhodnejšia
ORDRSP má najväčšie uplatnenie v biznise, kde nie je potrebné pokryť objednávku naraz v 100 % objeme.
Je dôležitá pre všetky firmy, ktoré:
- nechcú alebo nemôžu držať veľké skladové zásoby (napr. kvôli malým skladovým priestorom),
- predávajú tovar, ktorý sa rýchlo kazí (túto správu už majú zavedenú napríklad v potravinových reťazcoch Rohlík, Lidl, Globus a Penny alebo v spomínanej Pilulke s drogistickým tovarom),
- fungujú v režime JIT (just in time) alebo JIS (just in sequence)
- alebo všeobecne vyznávajú princíp štíhlej výroby.
Vďaka tomu, že odberateľ a dodávateľ si môžu obsah správy upraviť podľa vlastnej dohody, má však využiteľnosť v širokej škále odvetví – od menších podnikov po veľké. V súčasnosti sa s ňou najčastejšie stretávame u veľkoobchodov so stavebnými materiálmi alebo elektronikou (Elfetex, Elkov a novšie HP Tronic).
V GRiTu vám pomôžeme so zavedením správy na strane dodávateľov aj odberateľov. Chcete implementovať správu ORDRSP do vášho EDI? Ozvite sa nám.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
