Tok tovaru, dokladov a peňazí – pod kontrolou

Objednávky odchádzajú. Tovar sa expeduje. Faktúry sa vystavujú.
Ale peniaze prichádzajú či odchádzajú neskôr, než by mali.

Obchodný tok (objednávka – dodávka – faktúra) v mnohých firmách nefunguje ako jeden riadený tok.

Žena ukazuje na tablet muži držícímu papír, stojí u stolu s hromadou dokumentů v kanceláři.

5 min → 10 s

spracovanie jedného dokladu

do 1 roka

návratnosť investície pri vysokom objeme

až 80 %

faktúr bez manuálneho zásahu

Pre koho je riešenie vhodné

Riešenie je vhodné pre firmy, ktoré pracujú s vyšším objemom objednávok a faktúr a potrebujú lepšie prepojiť obchod, logistiku a financie. Uplatní sa najmä tam, kde:
‍

firma dodáva do retailu alebo distribučných sietí

firma spolupracuje s väčším množstvom dodávateľov

jednotlivé oddelenia pracujú s oddelenými dátami

spracovanie objednávok a faktúr zvyšuje administratívnu náročnosť

vedenie hľadá cestu k zlepšeniu cash flow bez rozširovania tímu

Tři dospělí lidé diskutují a prohlížejí si dokumenty u stolu v kanceláři.

Kde vzniká strata kontroly

Nákup, logistika a financie často pracujú s rôznymi dátami. Zmeny v objednávkach sa nepremietajú do dodávok, dodávky fyzicky nezodpovedajú tomu, čo bolo potvrdené, a faktúry často vychádzajú z inej reality.

Na strane dodávateľa to komplikuje expedíciu, fakturáciu a inkaso. Na strane odberateľa príjem tovaru, kontrolu faktúr, schvaľovanie a platby. Na prvý pohľad všetko funguje. V skutočnosti však firma postupne stráca kontrolu nad tým, čo bolo skutočne objednané, dodané a fakturované.

Dôsledkom nie sú len jednotlivé a náhodné chyby. Pribúdajú oneskorené platby, zbytočné spory s obchodnými partnermi a rastie neistota v riadení cash flow.

Jeden obchodný prípad musí mať jednu realitu

Objednávka, dodávka, faktúra a platba musia vychádzať z rovnakých dát. Akonáhle sa zmení jeden krok, zmena sa musí okamžite premietnuť do celého procesu.

Obchodný tok (order-to-cash / procure-to-pay) tak prestáva byť sledom oddelených činností, ale začína fungovať ako

Elektronická komunikácia EDI zabezpečuje presnú výmenu dát medzi obchodnými partnermi.

Výsledkom nie je len rýchlejší prenos dokumentov, ale lepšie riadenie celého obchodného prípadu od objednávky až po zaplatenie.

„Vďaka e-mailovým upozorneniam sa takmer okamžite dozvieme, že konkrétna faktúra bola zamietnutá, a môžeme teda situáciu ihneď vyriešiť. Platby od našich zákazníkov sa tak zbytočne nezdržiavajú, čo pomáha nášmu cash-flow.”

Marián Oravec

Potravinářství

Kontrola nad tokom znamená kontrolu nad cash flow

Vo chvíli, keď firma pracuje s jednou verziou dát, mizne potreba opakovaných kontrol aj opráv. Informácie naprieč obchodom, logistikou aj financiami zodpovedajú realite a jednotlivé kroky na seba prirodzene nadväzujú.

Dodávateľ má lepšiu kontrolu nad tým, čo bolo objednané, dodané, fakturované a zaplatené. Odberateľ má lepšiu kontrolu nad tým, čo bolo nakúpené, prijaté, schválené a uhradené.

Obchodný tok sa tak stáva riadeným procesom, ktorý má priamy vplyv na rýchlosť inkasa, stabilitu cash flow a celkový finančný výkon firmy.