Zpráva ORDRSP slouží k rychlému upřesnění a potvrzení objednávky

Zpráva ORDRSP je odpověď na objednávku a odběratel díky ní ihned ví, kdy přesně mu zboží dorazí a zda dojde všechno, co si objednal. Dodavatelé totiž mohou reagovat okamžitě podle aktuálních skladových zásob. Bez telefonování nebo e-mailů, všechno v EDI.

Zákazník, který zavádí řešení EDI, obvykle využívá tři základní zprávy:

• objednávky (ORDERS), 
• avíza o dodání (DESADV) 
• a faktury (INVOIC).

Podle situace potom postupně přidává další zprávy, které vedou ke zefektivnění procesů ve firmě. Jedna ze zpráv, která výrazně usnadňuje komunikaci v odběratelsko-dodavatelském řetězci, je ORDRSP (Potvrzení objednávky).

Zprávu ORDRSP posílá dodavatel odběrateli po přijetí objednávky jako odpověď na zprávu ORDERS. Může být úplně nebo částečně automatizovaná. Systém ihned po obdržení objednávky zkontroluje stav skladových zásob a pokud je vše v pořádku, obratem zašle potvrzení s termínem dodání. Případné změny, na které by se měl odběratel připravit, tak zná v řádu několika hodin. Zpráva se může týkat jedné položky z objednávky nebo všech.

Zprávou ORDRSP může dodavatel sdělit:

• které zboží z objednávky má aktuálně k dispozici,
• v jakém množství,
• kdy dodá zboží, které aktuálně nemá skladem,
• způsob dopravy,
• termín doručení jednotlivých položek,
• cenu, za kterou bude zboží dodáno.

Více času reagovat na změny

Odběratel tak krátce po objednávce ví, jaké zboží a kdy přesně mu bude doručeno. Na příjem může připravit sklad i personál. Pokud ve zprávě vidí, že některé zboží zrovna není skladem nebo má dlouhou dobu dodání, může ihned začít shánět jiného dodavatele.

Tento komfort si chválí například v Pilulce, kde na aktuální informace od dodavatelů mohou rychle reagovat. Pokud dané zboží není skladem, mohou ho včas začít shánět jinde. Ohledně objednávek už nemusí telefonovat a vyměňovat si e-maily, což dříve zabíralo spoustu času.

Také ve firmě HP Tronic mají od zprávy ORDRSP velké očekávání: „Zprávu ORDRSP momentálně zavádíme. Zatím fungujeme tak, že nám dodavatelé pouze potvrdí formální přijetí objednávky (tedy přijetí zprávy ORDERS). Jakékoliv odchylky s námi řeší telefonicky nebo e-mailem, což nejen zdržuje obě strany, ale může vést i k případným nesrovnalostem v procesu realizace objednávky. Díky ORDRSP se o všem dozvíme hned a pohodlně přes EDI,“ uvádí Ondřej Chwaszcz, finanční ředitel firmy HP Tronic.

Automatizované potvrzování objednávek pomáhá snižovat náklady na zaměstnance. Když za ně totiž systém vyřídí rutinní úkoly, získají víc času na další agendu. Práce se zefektivní a zjednoduší a není potřeba nabírat nové zaměstnance.

Pro koho je zpráva ORDRSP nejlepší

ORDRSP má největší uplatnění v byznyse, kde není potřeba vykrýt objednávku najednou ve 100% objemu.

Význam má pro všechny firmy, které:

• nechtějí nebo nemohou držet moc skladových zásob (např. kvůli malým skladovacím prostorám),
• prodávají zboží, které rychle podléhá zkáze (zprávu už mají zavedenou například v  potravinářských řetězcích Rohlík, Lidl, Globus a Penny nebo ve zmíněné Pilulce s drogistickým zbožím),
• fungují v režimu JIT (just in time) nebo JIS (just in sequence)
• nebo obecně vyznávají princip štíhlé výroby.

Díky tomu, že si odběratel a dodavatel mohou obsah zprávy upravit podle vlastní dohody, má ale využitelnost v široké škále oborů – od menších podniků po velké. Aktuálně se s ní setkáváme nejčastěji u velkoobchodů se stavebninami či elektronikou (Elfetex, Elkov a nově HP Tronic).

Se zavedením zprávy na stranu dodavatelů i odběratelů vám v GRiTu pomůžeme. Chcete zprávu ORDRSP implementovat do vašeho EDI? Ozvěte se nám.