Faktúra dorazí do firmy, účtovník ju zaeviduje a pošle na schválenie. Tým sa však často na niekoľko dní zastaví. Doklad čaká u vedúceho strediska, schvaľovateľ nereaguje, financie musia urgovať a pred splatnosťou sa z bežného dokladu stáva priorita.
Problém pritom nie je len v tom, že faktúra čaká. Firma medzitým nevidí presne, aký náklad už vznikol, kto zaň zodpovedá, kedy bude potvrdený a ako ovplyvní záväzky, reporting alebo plán cash flow.
Schválenie faktúry potvrdzuje náklad, nielen doklad
Schvaľovanie prijatých faktúr je bod, v ktorom firma potvrdzuje oprávnenosť nákladu. Doklad musí zodpovedať dodávke, službe, objednávke, nákladovému stredisku, projektu alebo interným pravidlám.
Ak schvaľovanie stojí na e-mailoch a individuálnej pamäti ľudí, finančný tím nemá spoľahlivý prehľad o tom, ktoré záväzky sú už rozpracované a ktoré náklady ešte čakajú na potvrdenie. To komplikuje plánovanie platieb, prácu s cash flow aj prípravu účtovnej uzávierky.
Bez workflow sa náklady potvrdzujú neskoro a nejednotne
Pri menšom objeme dokladov môže neformálny postup chvíľu fungovať. Vo firme s viacerými strediskami, dodávateľmi, typmi nákladov a zodpovednými osobami však rýchlo vzniká nesúlad.
Nie je jasné, kto má faktúru schváliť. Doklady nad určitú čiastku neprechádzajú rovnakým postupom. Opakované faktúry zaťažujú schvaľovateľov zbytočne. Financie musia pred uzávierkou dohľadávať, čo ešte čaká, čo už bolo potvrdené a čo sa má premietnuť do nákladov daného obdobia.
Dopad sa prejaví v reportingu, riadení záväzkov aj audite. Ak nie je dohľadateľné, kto faktúru schválil, kedy a podľa akých pravidiel, firma stráca kontrolu nad zodpovednosťou za náklad.
Riadené workflow schvaľovania faktúr vracia kontrolu nad záväzkami
Vo chvíli, keď firma presne vie, kde sa každá faktúra nachádza, kto za ňu zodpovedá a kedy bude schválená, získava oveľa lepší prehľad o svojich záväzkoch aj budúcich výdavkoch. Schvaľovanie sa tak nestáva administratívnou povinnosťou, ale súčasťou finančného riadenia.
Digitalizované workflow, napríklad v riešení iNVOiCE FLOW, umožňuje sledovať stav dokladov v reálnom čase, automaticky smerovať faktúry k správnym schvaľovateľom a mať k dispozícii kompletnú históriu rozhodnutí. Finance vďaka tomu môžu presnejšie plánovať cash flow, pripravovať uzávierky a pracovať s aktuálnymi dátami o nákladoch.
Ak chcete zistiť, ako možno celý proces zjednodušiť a sprehľadniť, kontaktujte nás a radi vám ukážeme možnosti nastavenia schvaľovacieho workflow v praxi.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
