Faktúry, objednávky a doklady na jednom mieste.

Doklady prichádzajú rôznymi cestami, v rôznej kvalite dát a s rôznymi pravidlami schvaľovania. Výsledkom je ručné prepisovanie, dohľadávanie, urgencie a zdržania, ktoré sa postupne prelievajú do financií, nákupu aj skladu.

Zjednoťte dokumentom jednotný priechod firmou. Od prijatia cez automatickú kontrolu a schválenie až po odovzdanie do ERP a archiváciu.

Ruka ovládající notebook s digitálním rozhraním složek a dokumentů na obrazovce.

5 min → 10 s

spracovanie jedného dokladu

až o 95 %

menej manuálnej kontroly

do 1 roka

návratnosť investície pri vysokom objeme

Pre koho je riešenie vhodné

Riešenie je vhodné pre firmy, ktoré spracovávajú vyšší objem tovarových či režijných faktúr a potrebujú nad nimi získať prehľad. Uplatní sa najmä tam, kde:
‍

tovarové doklady musia nadväzovať na objednávky, dodávky, príjem tovaru a faktúry,
dodávatelia posielajú obchodné dokumenty rôznymi systémami,
režijné faktúry dnes prechádzajú cez e-maily, ručné schvaľovanie alebo majú nejednotné pravidlá,
účtovníctvo dohľadáva stav dokladov naprieč viacerými ľuďmi a systémami,
firma potrebuje lepšie riadiť splatnosť, záväzky a odovzdanie dokladov do účtovníctva,
objem dokumentov kladie vysoký nárok na účtovný tím.

Žena v kanceláři s tmavými vlasy pečlivě vyplňuje dokumenty u stolu s kalkulačkou a laptopem.

Spracovávanie dokumentov nemôže firmu spomaľovať

Tovarová faktúra má byť súčasťou obchodného prípadu. Nadväzuje na objednávku, dodávku, príjem tovaru a dohodnuté podmienky s dodávateľom. Režijná faktúra prechádza iným spôsobom spracovania. Pri nej je dôležité, kto ju má schváliť, pod aké stredisko spadá, či zodpovedá interným pravidlám a kedy môže pokračovať do účtovníctva. Tu rozhoduje hlavne správne nastavený schvaľovací tok, validácia a dohľadateľnosť každého kroku.

V oboch agendách však platí, že ručná práca rýchlo obmedzuje priechodnosť celého procesu. Pri tovarových faktúrach sa prejavuje v kontrolách medzi obchodom, logistikou a financiami. Pri režijných faktúrach v schvaľovaní, dohľadávaní zodpovedných ľudí a čakaní na doplnenie údajov.

Automatizácia dáva dokumentom jasnú cestu

Čím vyšší objem dokumentov firma spracováva, tým väčší dopad majú tieto medzikroky na kapacitu tímu, stav záväzkov a presnosť finančných dát.

Automatizácia dokumentov nastavuje jasnú cestu pre doklady, ktoré dnes vo firmách často prechádzajú cez e-maily, ručné kontroly, preposielanie a opakované dohľadávanie. Dokument sa po prijatí zaradí podľa typu, overia sa potrebné údaje a pokračuje ďalším krokom podľa pravidiel firmy.

Pomáhame firmám nastaviť jednotný tok dokumentov

Pri tovarových dokladoch pomáha automatizácia udržiavať nadväznosť medzi objednávkou, dodávkou, príjmom tovaru a faktúrou. Pri režijných faktúrach zabezpečuje schvaľovací postup, zodpovednosť konkrétnych ľudí, validáciu údajov, príp. rozdelenie sumy na strediská a menšie celky, a odovzdanie do účtovného alebo ERP systému.

Firma tak získava prehľad o tom, ktoré doklady čakajú na schválenie, ktoré sú pripravené na zaúčtovanie a kde chýba ďalší krok. Ručná práca sa obmedzuje tam, kde nemá dôvod zostávať, a tím sa môže sústrediť hlavne na odchýlky, kontrolu a plánovanie.