Rýchloobrátkový retail zakladá riadenie dostupnosti na priebežnom prepojení údajov o objednávkach, dodávkach, zásobách a predaji. Farmaceutická distribúcia sa tomuto spôsobu práce s prevádzkovými dátami približuje, musí ho však doplniť o nároky na kontrolu a dohľadateľnosť regulovaného sortimentu. V spoločnosti PHOENIX sa po zjednotení toku dát znížil objem manuálnych kontrol až o 95 % a proces od príjmu po naskladnenie sa skrátil z dní na hodiny. Dostupnosť liečiv tak neurčuje iba fyzický stav zásoby, ale aj schopnosť firmy potrebné údaje včas overiť a premietnuť do nadväzujúcej prevádzky.
Farmaceutické firmy sa pritom dostávajú pod dvojitý tlak. Regulačné požiadavky zostávajú vysoké, zatiaľ čo lekárne, nemocnice a ďalší odberatelia očakávajú dostupnosť, rýchlosť a predvídateľnosť porovnateľnú s vyspelým retailom. Pre výrobcov a distribútorov preto nebude rozhodujúca iba schopnosť splniť povinnosti spojené s regulovaným sortimentom, ale aj to, či dokážu byť pre svojich odberateľov prevádzkovo spoľahlivým a preferovaným partnerom. V prostredí, kde možno nedostupné liečivo objednať u iného distribútora, sa kvalita prevádzkových dát stáva súčasťou obchodnej relevancie firmy.
Najväčšie distribučné centrá spoločnosti PHOENIX pracujú približne s 35 tisíckami položiek. Lekáreň pritom pri objednávaní nehodnotí, či liečivo fyzicky leží v sklade distribútora. Rozhoduje sa podľa toho, či je v danom okamihu vedené ako dostupné. Ak nie je, hľadá ho u iného dodávateľa.
Práve v riadení dostupnosti sa farmaceutická distribúcia približuje retailu. Rastúci počet položiek, transakcií a distribučných kanálov vyžaduje priebežnú nadväznosť informácií o objednávke, pripravovanej dodávke, príjme a zásobe. Firma musí vopred vedieť, čo príde, v akom množstve a za akých podmienok. Bez týchto údajov možno príjem riadiť až vo chvíli, keď zásielka stojí na rampe.
Fyzická zásoba a dostupná zásoba nie sú to isté
Vo farmaceutickej distribúcii nemožno tovar sprístupniť odberateľom iba na základe potvrdenia, že dorazil do skladu. Pred jeho uvoľnením je nutné overiť identitu, množstvo, šarže, exspiráciu, dokumentáciu a podľa charakteru produktu aj prepravný či teplotný režim.
Tieto požiadavky zodpovedajú pravidlám správnej distribučnej praxe podľa WHO, podľa ktorých sú lieky vystavené rizikám pri nákupe, skladovaní, preprave, prebaľovaní i samotnej distribúcii. Riadenie týchto rizík preto vyžaduje dokumentované procesy a dostupné záznamy naprieč jednotlivými časťami dodávateľského reťazca. Požiadavky na skladovanie, prepravu a dohľadateľnosť ďalej konkretizujú pokyny ŠÚKL pre distribúciu liečiv. Kontrola sa preto netýka iba fyzického stavu tovaru, ale aj úplnosti záznamov, ktoré dokazujú podmienky jeho pohybu distribučným reťazcom.
Jeden údaj tu preto plní niekoľko funkcií. Šarža ovplyvňuje skladovú evidenciu, dohľadateľnosť aj schopnosť reagovať pri sťahovaní liečiva. Exspirácia vstupuje do riadenia obrátky zásob aj do rozhodnutia, či je možné produkt ďalej distribuovať. Informácie o režime prepravy dokladajú, či boli zachované požadované podmienky.
Nároky na dáta sú teda širšie než v bežnej retailovej prevádzke. Presnosť a rýchlosť spracovania musí sprevádzať úplnosť, preukázateľnosť a možnosť spätne doložiť jednotlivé kroky distribučného procesu.
Pre vedenie firmy je preto relevantným ukazovateľom doba od príjmu po disponibilitu. Ukazuje, za ako dlho sa fyzicky prijatý tovar premení na zásobu, ktorú možno skutočne ponúknuť odberateľovi. Súčasne odhaľuje, akú časť procesu tvorí nevyhnutná kontrola a akú časť spotrebuje ručné porovnávanie dokladov, dohľadávanie údajov a riešenie nezrovnalostí.
Príklad spoločnosti PHOENIX ukazuje, že vyššie regulatorné nároky nemusia automaticky znamenať pomalšiu prevádzku. Ak sú dáta dostupné pred príchodom zásielky, vzájomne nadväzujú a umožňujú systémové kontroly, môžu sa ľudia sústrediť na prípady, ktoré skutočne vyžadujú odborné posúdenie. Výsledok jedného distribútora nemožno zovšeobecniť na celý trh. Dokazuje však, že kvalita dát ovplyvňuje dostupnosť liečiv rovnako významne ako skladová a dopravná kapacita.
Farmácia nepreberá retailový model ako celok. Približuje sa mu požiadavkou na rýchle a presné riadenie vysokého objemu položiek a transakcií. Zároveň musí zachovať úroveň kontroly zodpovedajúcu regulovanému charakteru tovaru.
Dostupnosť ako súčasť partnerskej spoľahlivosti
GRiT pomáha farmaceutickým výrobcom, distribútorom a veľkoobchodom prepojiť tok tovaru, dát a dokladov tak, aby informácie o objednávkach, dodávkach a zásobách boli včas dostupné pre nadväzujúce riadenie. Prepojené dáta umožňujú obmedziť ručné porovnávanie, rýchlejšie previesť prijatý tovar do disponibilnej zásoby a súčasne zachovať potrebnú kontrolu a dohľadateľnosť.
Zistite, ako možno vo farmaceutickej distribúcii prepojiť dáta a procesy tak, aby podporili dostupnosť, dohľadateľnosť a spoľahlivosť voči obchodným partnerom.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
