Ak chcete dodávať svoj tovar do veľkých e-shopov a reťazcov, mnohí odberatelia od vás budú vyžadovať výmenu obchodných dokladov prostredníctvom EDI. Minimálne v prípade objednávok, dodacích listov a faktúr. Zavedenie EDI pozostáva z 5 krokov, ktorými vás v článku prevedieme.
1. Zistite, aké má odberateľ požiadavky na EDI komunikáciu
Požiadavky odberateľov sa líšia napríklad v type správ, ktoré si budete vzájomne vymieňať. Absolútna väčšina vyžaduje základnú trojicu EDI správ:
Niektorí odberatelia však môžu vyžadovať ďalšie EDI správy, napríklad prehľad zásob (správa INVRPT) alebo potvrdenie prijatia tovaru (správa RECADV).
Okrem toho rôzni odberatelia vyžadujú na dokladoch údaje v odlišnej forme. Je to preto, aby ich ERP systém správne spracoval v súlade s internými procesmi – napríklad môžu požadovať odlišné jednotky (kusy, palety atď.) alebo rôzne poradie položiek.
Každý doklad musíte tiež označiť kódom GLN prevádzky, do ktorej ho odosielate. Napríklad faktúry zvyčajne označujete kódom centrály a dodacie listy kódom skladu alebo predajne, do ktorej dodávate.
Na začiatku spolupráce teda potrebujete od odberateľa zistiť:
- typy EDI správ, ktoré si budete vymieňať,
- formálne požiadavky na EDI správy
- a prehľad GLN kódov odberných miest odberateľa.
V záujme odberateľa je, aby vám tieto informácie poskytol sám a vy ste ich od neho nemuseli aktívne zisťovať. Väčšina odberateľov na tieto účely vytvorí webovú stránku pre dodávateľov, kde tieto informácie nájdete. Prípadne vám na začiatku spolupráce pošle e-mail alebo dokumentáciu s presnými pokynmi.
S nastavením EDI správ tak, aby spĺňali podmienky odberateľa, vám neskôr pomôže poskytovateľ EDI.
2. Vyberte si vhodné EDI riešenie a poskytovateľa
EDI je síce jednotný medzinárodný štandard elektronickej komunikácie, ale každý poskytovateľ preň vyvíja svoje vlastné riešenie. Je to ako s bežeckými topánkami – vo všetkých môžete behať, ale značky ich vyrábajú s rôznym vzhľadom a parametrami.
Ak nechcete investovať do vlastného EDI tímu a prevádzky dátových centier (malí a strední dodávatelia na to zvyčajne nemajú finančné prostriedky ani kapacity), najvýhodnejšie pre vás je cloudové riešenie od EDI poskytovateľa.
Podľa toho, koľko dokumentov očakávate vymeniť mesačne, sa rozhodnite, či chcete plnú integráciu EDI s vaším ERP systémom (ak ho máte), alebo využijete takzvané webEDI pre webové prehliadače. Ak si nie ste istí, poskytovateľ EDI vám poradí.
- Prvú možnosť využívajú firmy, ktoré prostredníctvom EDI komunikujú s väčším počtom obchodných partnerov a mesačne si s nimi vymenia desiatky a viac dokladov. Poskytovateľ integruje EDI do vášho informačného systému, takže s ním pracujete v prostredí, ktoré poznáte.
- Webové EDI využívajú najmä malé firmy, ktoré si so zákazníkmi vymieňajú jednotky alebo nižšie desiatky dokladov mesačne. Je vhodné aj pre firmy, ktoré nevyužívajú podnikové (ERP) systémy. Do webEDI sa prihlásite cez internetový prehliadač a dokumenty prijímajte a vytvárajte priamo v ňom.
Cloudové EDI ponúka mnoho poskytovateľov z Česka aj zo zahraničia. Odporúčame osloviť viacerých a porovnať ponuky. Poskytovateľa EDI vám môže odporučiť aj samotný odberateľ na základe svojich skúseností.
Ako dodávateľ sa uistite predovšetkým:
- či vás poskytovateľ EDI dokáže prepojiť s požadovaným odberateľom,
- s akými ďalšími potenciálnymi odberateľmi vás dokáže prepojiť,
- aká je cena riešenia
- a či ide o stabilnú firmu, ktorá už v minulosti pripojila na EDI podobných dodávateľov, ako ste vy.
3. Zabezpečte stabilné pripojenie k internetu
Môže sa to zdať ako samozrejmosť, ale napriek tomu niektorí dodávatelia tento krok podceňujú. EDI na svoj chod vyžaduje stabilný a spoľahlivý prístup k internetu. V prípade výpadku sa výmena dokladov zastaví a nie všetci odberatelia ponúkajú pre podobné prípady alternatívny spôsob.
4. Zabezpečte si identifikáciu firmy a položiek
V EDI komunikácii sa na označenie subjektov a tovaru používajú jednotné štandardy nezávislej globálnej organizácie GS1. Subjekty sa označujú tzv. GLN kódmi (globálne lokalizačné čísla) a tovar GTIN kódmi (globálne identifikačné čísla produktov, známe aj ako EAN kódy).
Pri zapojení do EDI sa preto zaregistrujte na stránkach GS1 Czech Republic. Po zaplatení vstupného poplatku a výbere tarify podľa vašich potrieb dostanete GLN aj sadu GTIN kódov, ktoré priradíte prevádzkam a tovaru.
Pre svoju firmu získate primárne GLN, ktoré je viazané na IČ a spravidla označuje sídlo spoločnosti. Ak máte ďalšie prevádzky, ako napríklad sklady alebo predajne, vytvorte pre ne v pridelenom číselníku sekundárne GLN. Kódy GLN sú pre EDI komunikáciu kľúčové, pretože slúžia na identifikáciu subjektov vo všetkých EDI správach.
Kódy GTIN (EAN) slúžia na identifikáciu tovaru v EDI komunikácii. Každý tovar, ktorý predávate, musíte označiť jedinečným kódom. Platí to aj pre ten istý výrobok, ktorý sa líši napríklad farbou alebo veľkosťou.
5. Implementujte riešenie EDI
Implementáciou EDI vás prevedie poskytovateľ. Pomôže vám so zavedením riešenia do vašej firmy, nastaví komunikáciu s odberateľom a otestuje s vami príjem, odosielanie a správnosť požadovaných EDI správ. Počítajte však s tým, že pri tom bude poskytovateľ vyžadovať aj vašu účasť. Najmä pri plnej integrácii EDI do ERP systému je potrebná koordinácia krokov s IT oddelením vašej firmy.
Ak je všetko v poriadku, dajte odberateľovi vedieť, že ste pripravení na výmenu dokladov prostredníctvom EDI.
Niektorí odberatelia v tejto fáze vyžadujú ešte svoj vlastný testovací režim, počas ktorého si dokumenty vymieňate okrem EDI aj e-mailom alebo v papierovej forme. Akonáhle sa obe strany uistia, že výmena dokladov prebieha správne, prejdete do bežného režimu, kedy si už vymieňate výlučne len EDI správy.
Pomôžeme vám so zavedením EDI
Ak máte záujem o konzultáciu jednotlivých krokov alebo vás zaujímajú ďalšie podrobnosti o zavádzaní EDI, ozvite sa nám. Ako partneri v oblasti digitalizácie sme s elektronickou výmenou dokumentov pomohli viac ako 3 000 firmám v Českej republike, na Slovensku aj inde v Európe.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
