Návod pro dodavatele: 5 nezbytných kroků pro zavedení EDI

Když chcete své zboží dodávat do velkých e-shopů a řetězců, budou po vás mnozí odběratelé požadovat výměnu obchodních dokladů přes EDI. Minimálně u objednávek, dodacích listů a faktur. Zavedení EDI se skládá z 5 kroků, kterými vás v článku provedeme.

1. Zjistěte, jaké má odběratel na EDI komunikaci požadavky

Požadavky odběratelů se liší například v typu zpráv, které si společně budete vyměňovat. Naprostá většina vyžaduje základní trojici EDI zpráv:

• objednávky (zpráva ORDERS),
• dodací listy (zpráva DESADV),
• faktury (zpráva INVOIC).

Někteří odběratelé ale mohou vyžadovat další EDI zprávy, například přehled zásob (zpráva INVRPT) nebo potvrzení příjmu zboží (zpráva RECADV).

Dále různí odběratelé vyžadují na dokladech údaje v odlišné formě. To kvůli tomu, aby je jejich ERP systém správně zpracoval v souladu s interními procesy – například mohou chtít odlišné jednotky (kusy, palety atp.) nebo různé pořadí položek.

Každý doklad také musíte označit GLN kódem provozovny, do které ho odesíláte. Například faktury typicky označujete kódem centrály a dodací listy kódem skladu nebo prodejny, do které zavážíte.

Na začátku spolupráce tedy potřebujete od odběratele zjistit:

• typy EDI zpráv, které si budete vyměňovat,
• formální požadavky na EDI zprávy
• a přehled GLN kódů odběrných míst odběratele.

V zájmu odběratele je, aby vám tyto informace dodal sám a nemuseli jste je od něj aktivně zjišťovat. Většina odběratelů pro tyto účely vytvoří webovou stránku pro dodavatele, kde tyto informace dohledáte. Případně vám na začátku spolupráce pošle e-mail nebo dokumentaci s přesnými pokyny.

S nastavením EDI zpráv tak, aby splňovaly podmínky odběratele, vám později pomůže EDI poskytovatel.

2. Vyberte si vhodné EDI řešení a poskytovatele

EDI je sice jednotný mezinárodní standard elektronické komunikace, ale každý poskytovatel pro něj vyvíjí své vlastní řešení. Je to jako běžecké boty – ve všech můžete běhat, ale značky je vyrábí s různým vzhledem a parametry.

Pokud nechcete investovat do vlastního EDI týmu a provozu datových center (malí a střední dodavatelé na to obvykle nemají finance ani kapacitu), je pro vás nejvýhodnější cloudové řešení od EDI poskytovatele.

Podle toho, kolik očekáváte vyměněných dokladů měsíčně, se rozhodněte, zda chcete plnou integraci EDI s vaším ERP systémem (pokud ho máte), nebo využijete takzvané webEDI pro webové prohlížeče. Pokud si nejste jistí, EDI poskytovatel vás nasměruje.

• První možnost využívají firmy, které přes EDI komunikují s větším množstvím obchodních partnerů a vymění si s nimi desítky a více dokladů měsíčně. Poskytovatel integruje EDI do vašeho informačního systému, takže s ním pracujete v prostředí, které znáte.
• Webové EDI využívají zejména malé firmy, které si s odběrateli vymění jednotky nebo nižší desítky dokladů měsíčně. Vhodný je i pro firmy, které nevyužívají podnikové (ERP) systémy. Do webEDI se přihlásíte přes internetový prohlížeč a doklady přijímáte a vytváříte přímo v něm.

Cloudové EDI nabízí mnoho poskytovatelů z Česka i zahraničí. Doporučujeme poptat jich více a nabídky srovnat. EDI providera vám může doporučit i samotný odběratel na základě svých zkušeností.

Jako dodavatel se ujistěte především:

• zda vás poskytovatel EDI zvládne propojit s požadovaným odběratelem,
• s jakými dalšími potenciálními odběrateli vás zvládne propojit,
• jaká je cena řešení
• a zda jde o stabilní firmu, která už v minulosti napojila na EDI podobné dodavatele, jako jste vy.

3. Zajistěte stabilní připojení k internetu

Může se to zdát jako samozřejmost, ale přesto tento krok někteří dodavatelé podceňují. EDI ke svému chodu vyžaduje stabilní a spolehlivý přístup k internetu. V případě výpadku se výměna dokladů zastaví a ne všichni odběratelé nabízí pro podobné případy alternativní cestu.

4. Obstarejte si identifikaci firmy a položek

V EDI komunikaci se pro označení subjektů a zboží využívá jednotných standardů nezávislé globální organizace GS1. Subjekty se označují tzv. GLN kódy (globální lokalizační čísla) a zboží GTIN kódy (globálních identifikační čísla produktů, také známé jako EAN kódy).

Při zapojování EDI se proto zaregistrujte na stránkách GS1 Czech Republic. Po zaplacení vstupního poplatku a výběru tarifu dle vašich potřeb obdržíte GLN i sadu GTIN kódů, které přiřadíte provozům a zboží.

Pro svou firmu získáte primární GLN, které je vázané na IČ a zpravidla označuje sídlo společnosti. Máte-li další provozy jako například sklady nebo prodejny, vytvořte si pro ně v přiděleném číselníku sekundární GLN. Kódy GLN jsou pro EDI komunikaci klíčové, protože slouží k identifikaci subjektů ve všech EDI zprávách.

Kódy GTIN (EAN) slouží k identifikaci zboží v EDI komunikaci. Každý artikl, který prodáváte, musíte označit jedinečným kódem. Platí to i pro stejný výrobek, který se liší například barvou nebo velikostí.

5. Implementujte EDI řešení

Implementací EDI vás provede poskytovatel. Pomůže se zavedením řešení do vaší firmy, nastaví komunikaci s odběratelem a otestuje s vámi příjem, odesílání a správnost požadovaných EDI zpráv. Počítejte ale, že při tom bude poskytovatel vyžadovat i vaše zapojení. Zejména při plné integraci EDI do ERP systému je nutná koordinace kroků s IT oddělením vaší firmy.

Je-li vše v pořádku, dejte odběrateli vědět, že jste připraveni na výměnu dokladů prostřednictvím EDI.

Někteří odběratelé v této fázi vyžadují ještě svůj vlastní testovací režim, během kterého si doklady vyměňujete kromě EDI také e-mailem nebo papírově. Jakmile se obě strany přesvědčí, že výměna dokladů probíhá správně, přejdete do běžného režimu, kdy už si vyměňujete čistě jen EDI zprávy.

S nasazením EDI vám pomůžeme

Pokud máte zájem o konzultaci jednotlivých kroků nebo vás zajímá více podrobností o zavádění EDI, ozvěte se nám. S elektronickou výměnou dokladů jsme jako partneři pro digitalizaci pomohli více než 3 000 firmám v Česku, na Slovensku i jinde v Evropě.