100% digitalizace schvalování objednávek a faktur v MALL.cz
Úspora 4 miliony díky našemu řešení
Zlepšili jsme vztahy s dodavateli
Původní stav a problém
MALL.CZ byl společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních českých e-shopů, který zavedl EDI. Od roku 2014 díky elektronické výměně dokladů ušetřil už přes 13 milionů korun, jen za poslední rok to byly čtyři miliony. MALL.CZ se navíc téměř zbavil papírových dokladů a většinu faktur si s dodavateli posílá elektronicky.
Každý rok si se svými dodavateli vymění stovky tisíc dokladů. Ruční zpracování tak obrovského množství dokladů zabíralo tisíce hodin práce. Všechny faktury a dodací listy musel někdo ručně přepsat do firemních systémů, což přirozeně vedlo k chybám a potřebě další komunikace s dodavateli při řešení těchto chyb.
Návrh řešení
Kromě úspory peněz si v MALL.CZ pochvalují i to, že účetní díky EDI nemusejí dělat rutinní práci – například nepřepisují údaje z faktur do firemního systému – ale věnují se strategičtějším činnostem s vyšší přidanou hodnotou.MALL.CZ si jako svého partnera pro optimalizaci administrativních procesů vybral společnost GRiT a její řešení ORiON EDI. V rámci integrace dodavatel napojil ORiON na podnikový systém SAP a nastavil, aby přes EDI procházely
- objednávky,
- potvrzení objednávek,
- dodací listy
- a přijaté faktury.
„GRiT nám pomáhal celý systém nastavit, oslovoval naše dodavatele a nabízel spolehlivou zákaznickou podporu,“ vypočítává finanční ředitel MALL.CZ Jakub Chalupecký.
Pokud některý z dodavatelů EDI nevyužívá, řeší MALL.CZ jeho faktury pomocí nástroje na automatické vytěžování dat iNVOiCE FLOW. Takoví dodavatelé posílají faktury nejčastěji e-mailem jako přílohu v různých formátech (JPG, PDF, TIFF apod.). iNVOiCE FLOW pak z dokladů automaticky vyčítá základní údaje, aby je účetní nemuseli ručně přepisovat do firemního systému.
Aby MALL.CZ své dodavatele motivoval k zavedení EDI, případně je přiměl alespoň k elektronickým fakturám, nabízí takto spolupracujícím dodavatelům službu MALL Invoice Financing. Dodavatel, který využije MALL Invoice Financing, dostane část peněz za své zboží už do tří dnů od vystavení faktury. Nečeká tak několik týdnů, než doběhne splatnost. Poplatek za tuto službu je přitom obvykle nižší než úrokové sazby v bance.
Výsledné změny
V MALL.CZ si pravidelně vyhodnocují návratnost projektu, podle interních propočtů díky EDI ušetřili už přes 13 milionů korun. Ruční zpracování jedné faktury dříve zabralo v průměru pět minut, při počtu 600 000 vyřízených faktur a průměrné mzdě účetní je úspora astronomická.
Kromě úspory peněz si v MALL.CZ pochvalují i to, že účetní díky EDI nemusejí dělat rutinní práci – například nepřepisují údaje z faktur do firemního systému – ale věnují se strategičtějším činnostem s vyšší přidanou hodnotou.
Také díky EDI může na svých objednávkách směrem k dodavatelům uvádět očekávanou nákupní cenu zboží. Dodavatel tak předem zná očekávanou cenu a může ji s MALL.CZ v případě potřeby řešit mnohem dříve než po vystavení faktury.
Zhruba 13,5 milionu korun je čistá úspora nákladů na práci účetní, po započtení všech nákladů na pořízení a chod EDI. Jen za rok 2020 jsme podle našich výpočtů ušetřili přes čtyři miliony, takže úspora každým rokem roste.
.jpg)
