Pôvodný stav a problém
MALL.CZ bol spolu s Alzou a Datartom jedným z prvých českých e-shopov, ktoré zaviedli EDI. Od roku 2014 ušetril vďaka elektronickej výmene dokladov už vyše 13 miliónov korún, len za posledný rok to bolo štyri milióny. MALL.CZ sa navyše takmer zbavil papierových dokladov a väčšinu faktúr si s dodávateľmi posiela elektronicky.
Každý rok si so svojimi dodávateľmi vymení stovky tisíc dokladov. Ručné spracovanie takého obrovského množstva dokladov zaberalo tisíce hodín práce. Všetky faktúry a dodacie listy musel niekto ručne prepisovať do firemných systémov, čo prirodzene viedlo k chybám a potrebe ďalšej komunikácie s dodávateľmi pri riešení týchto chýb.
Návrh riešenia
Okrem úspory peňazí si v MALL.CZ pochvaľujú aj to, že účtovníci vďaka EDI nemusia vykonávať rutinnú prácu – napríklad prepisovať údaje z faktúr do firemného systému –, ale venujú sa strategickejším činnostiam s vyššou pridanou hodnotou.MALL.CZ si ako partnera pre optimalizáciu administratívnych procesov vybrala spoločnosť GRiT a jej riešenie ORiON EDI. V rámci integrácie dodávateľ prepojil ORiON s podnikovým systémom SAP a nastavil, aby cez EDI prechádzali
- objednávky,
- potvrdenia objednávok,
- dodacie listy
- a prijaté faktúry.
„Spoločnosť GRiT nám pomáhala nastaviť celý systém, oslovovala našich dodávateľov a ponúkala spoľahlivú zákaznícku podporu,“ vysvetľuje finančný riaditeľ MALL.CZ Jakub Chalupecký.
Ak niektorý z dodávateľov nevyužíva EDI, MALL.CZ spracováva jeho faktúry pomocou nástroja na automatické získavanie údajov iNVOiCE FLOW. Takíto dodávatelia posielajú faktúry najčastejšie e-mailom ako prílohu v rôznych formátoch (JPG, PDF, TIFF atď.). iNVOiCE FLOW potom z dokladov automaticky vyčíta základné údaje, aby ich účtovníci nemuseli ručne prepisovať do firemného systému.
Aby spoločnosť MALL.CZ motivovala svojich dodávateľov k zavedeniu EDI, prípadne ich prinútila aspoň k elektronickému fakturovaniu, ponúka takto spolupracujúcim dodávateľom službu MALL Invoice Financing. Dodávateľ, ktorý využije MALL Invoice Financing, dostane časť peňazí za svoj tovar už do troch dní od vystavenia faktúry. Nemusí tak čakať niekoľko týždňov, kým uplynie splatnosť. Poplatok za túto službu je pritom zvyčajne nižší ako úrokové sadzby v banke.
Výsledné zmeny
„Čistá úspora nákladov na prácu účtovníčky predstavuje približne 13,5 milióna korún po započítaní všetkých nákladov na zavedenie a prevádzku EDI. Len za rok 2020 sme podľa našich výpočtov ušetrili vyše štyri milióny, takže úspory každým rokom rastú.”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
