Parfumerie Douglas: 99 % dokladů automaticky a výrazně méně faktur po splatnosti

Ve chvíli, kdy se zpracování přijatých faktur stane jedním z nejnáročnějších interních procesů, firma už nehledá jen nástroj na přepis dokladů. Parfumerie Douglas hledala řešení, které pokryje zpracování faktur jako celek a udrží návaznost celého procesu. Výsledkem je 99 % dokladů zpracovaných automaticky, desetinásobný pokles dotazů k dokladům a o 75 % méně faktur po splatnosti.

Zpracování přijatých faktur není ve firmách náročné jen kvůli jejich počtu. Mnohem složitější je situace, kdy doklad prochází přes více lidí, schválení se rozpadá do několika kroků a finanční oddělení ztrácí rychlý přehled o tom, co už je připravené k úhradě. V případě příběhu parfumerie Douglas je dobře vidět, jak se ze zpracování přijatých faktur může stát celofiremní problém.

V Douglasu patřilo podle vlastní analýzy zpracování přijatých faktur k nejpracnějším interním procesům. Velký nárok vznikal při pořizování údajů z faktur do účetního systému i při samotném oběhu dokladů napříč firmou. Jakmile přišla upomínka na nezaplacenou fakturu, bylo obtížné rychle dohledat, v jakém stavu se závazek nachází. Do komunikace kolem dokladů přitom vstupovaly zhruba čtyři desítky pracovníků.  

V takové situaci už při výběru nerozhodovala jen kvalita vytěžení dat. Důležité bylo, jestli řešení udrží pohromadě celý tok dokladů od příjmu přes schvalování a kontroly až po předání do účetního nebo ERP systému. Teprve tehdy by firma získala nejen rychlejší přepis faktury, ale pevnější dohled nad tím, kde se doklad nachází, kdo za něj odpovídá a co se děje se závazky v oběhu. Právě tímto směrem šel i Douglas, který nakonec zvolil iNVOiCE FLOW. Hlavním motivem výběru bylo pokrýt zpracování faktur jako celek s celou návazností procesů.  

A dnes? Po zavedení iNVOICE FLOW zpracovává Douglas 99 % faktur automatizovaně, počet dotazů k dokladům klesl desetinásobně a počet faktur hrazených po splatnosti je nižší o 75 %. Současně se zrychlilo a zpřesnilo schvalování a zjednodušilo zaúčtování dokladů do účetního systému.  

Pro firmy, které jsou právě ve fázi výběru nového řešení, je na této zkušenosti podstatné jedno. Smysl má hledat řešení, které nedigitalizuje jen vstup dokladu, ale drží návaznost celého procesu. Právě tam se obvykle rozhoduje o tom, jestli se počet ručních zásahů a dohledávání skutečně sníží, nebo se problém jen přesune do dalšího kroku.  

Pokud řešíte, jak nastavit zpracování přijatých faktur systematičtěji, projděte si celou případovou studii Parfumerie Douglas. A pokud chcete probrat, jak by podobný model mohl fungovat ve vaší firmě, vyplňte nám zde kontakt a my vám ukážeme ukázku celého procesu.