Parfuméria Douglas: 99 % dokladov automaticky a výrazne menej faktúr po splatnosti

V momente, keď sa spracovanie prijatých faktúr stane jedným z najnáročnejších interných procesov, firma už nehľadá len nástroj na prepisovanie dokladov. Parfuméria Douglas hľadala riešenie, ktoré pokryje spracovanie faktúr ako celok a zachová súvislosť celého procesu. Výsledkom je 99 % dokladov spracovaných automaticky, desaťnásobný pokles dotazov k dokladom a o 75 % menej faktúr po splatnosti.

Spracovanie prijatých faktúr nie je v firmách náročné len kvôli ich počtu. Omnoho zložitejšia je situácia, keď dokument prechádza cez viacerých ľudí, schvaľovanie sa rozpadá na niekoľko krokov a finančné oddelenie stráca rýchly prehľad o tom, čo je už pripravené na úhradu. V prípade príbehu parfumérie Douglas je dobre vidieť, ako sa spracovanie prijatých faktúr môže stať celofiremným problémom.

Podľa vlastnej analýzy patrilo v spoločnosti Douglas spracovanie prijatých faktúr medzi najnáročnejšie interné procesy. Veľké nároky vznikali pri vkladaní údajov z faktúr do účtovného systému, ako aj pri samotnom obehu dokladov v rámci firmy. Akonáhle prišla upomienka na nezaplatenú faktúru, bolo ťažké rýchlo zistiť, v akom stave sa záväzok nachádza. Do komunikácie týkajúcej sa dokladov sa pritom zapájalo približne štyridsať zamestnancov.  

V takejto situácii už pri výbere nerozhodovala len kvalita získavania údajov. Dôležité bolo, či riešenie udrží pohromade celý tok dokladov od prijatia cez schvaľovanie a kontroly až po odovzdanie do účtovného alebo ERP systému. Až vtedy by firma získala nielen rýchlejšie prepisovanie faktúr, ale aj pevnejší prehľad o tom, kde sa dokument nachádza, kto zaň zodpovedá a čo sa deje so záväzkami v obehu. Presne týmto smerom sa vydala aj spoločnosť Douglas, ktorá sa nakoniec rozhodla pre iNVOiCE FLOW. Hlavným dôvodom výberu bolo pokryť spracovanie faktúr ako celok so všetkými nadväzujúcimi procesmi.  

A dnes? Po zavedení iNVOICE FLOW spracováva Douglas 99 % faktúr automatizovane, počet dotazov k dokladom klesol desaťnásobne a počet faktúr uhradených po splatnosti je nižší o 75 %. Zároveň sa zrýchlilo a spresnilo schvaľovanie a zjednodušilo zaúčtovanie dokladov do účtovného systému.  

Pre firmy, ktoré sa práve nachádzajú vo fáze výberu nového riešenia, je z tejto skúsenosti podstatná jedna vec. Má zmysel hľadať riešenie, ktoré nielen digitalizuje vstup dokladu, ale zachováva súvislosť celého procesu. Práve tam sa zvyčajne rozhoduje o tom, či sa počet ručných zásahov a vyhľadávania skutočne zníži, alebo sa problém len presunie do ďalšieho kroku.  

Ak riešite, ako nastaviť spracovanie prijatých faktúr systematickejšie, prečítajte si celú prípadovú štúdiu Parfumerie Douglas. A ak chcete prediskutovať, ako by podobný model mohol fungovať vo vašej firme, vyplňte nám tu kontaktné údaje a my vám ukážeme ukážku celého procesu.