Parfumerie Douglas: 99 % dokladů se zpracovává automaticky
Papíry už se účetním na stole nekupí
99 % všech dokladů automaticky
Původní stav a problém
Maloobchodní řetězec parfumerií Douglas dlouhodobě bojoval s pracností a nepřesnostmi v procesu zpracování přijatých faktur a s tím souvisejícím velkým množstvím komunikace.
Podle vlastní analýzy patřilo zpracování přijatých faktur k těm nejpracnějším interním procesům. Celý proces zpracování přijatých faktur trpěl především dvěma neduhy: velkou pracností při pořizování údajů z faktur do účetního systému a špatným oběhem faktur ve společnosti.
Návrh řešení
Papíry se kupily odpovědným zaměstnancům na stolech, a pokud přišla upomínka na nezaplacenou fakturu, bylo často velmi těžké dohledat, v jakém stavu se závazek nachází. Zjišťování, zda je možné fakturu zaplatit a s tím související komunikace napříč firmou i s dodavatelem, celý proces prodlužovalo a zaměstnávalo na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky.
Schvalování dokladů fyzicky v papírové podobě znesnadňovalo dohledání, kde a v jakém stavu se faktura nachází. To generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům. Finanční oddělení navíc postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesů.
Nasazení řešení iNVOiCE FLOW zabralo ve společnosti Douglas 2 měsíce včetně testovacího (learningového) provozu, kdy se umělá inteligence obsažená v řešení „učí“ vyhledávat na fakturách správné údaje, ať už jde o PDF přílohy v e-mailech nebo nascanované papírové faktury z pošty. Automatický příjem dokladů ve strukturované podobě (EDI, ISDOC, IDOC, apod.) je samozřejmostí. Díky tomu nyní obsluha zpracovává ručně pouze jednu přijatou fakturu ze sta a ušetřený čas může věnovat jiné práci.
Výsledné změny
Po nasazení řešení iNVOiCE FLOW zpracovává 99 % faktur automatizovaně. Zaměstnance tak společnost zbavila neefektivního ručního přepisování přijatých faktur, zrychlila a zpřesnila schvalování a zjednodušila zaúčtování dokladů do účetního systému.
Díky elektronickému workflow klesly počty dotazů k dokladům desetinásobně a počet faktur, které společnost platí po splatnosti je menší o 75 procent.
Hlavní motiv pro výběr iNVOiCE FLOW bylo, že spolehlivě pokrývá zpracování faktur jako celek s celou návazností procesů. Zpočátku panovaly obavy, jak změnu zvládneme, ale po prvních 14 dnech byli klíčoví uživatelé z úspory práce nadšení.
.jpg)
