Chyba na prijatej faktúre nemusí byť na prvý pohľad zrejmá. Môže chýbať dôležitý údaj, nesedieť suma, doklad môže prísť opakovane alebo sa údaje na faktúre môžu líšiť od toho, čo firma skutočne objednala.
Ak sa problém odhalí až po zaúčtovaní, musí sa účtovník vracať k už spracovanému dokladu, dohľadávať súvislosti a vykonávať opravy. Preto je dôležité nastaviť kontrolu ešte predtým, než faktúra vstúpi do účtovného alebo ERP systému.
Kontrola začína už pri vyťažených dátach
Z prijatej faktúry možno automaticky vyťažiť údaje potrebné na ďalšie spracovanie, napríklad identifikáciu dodávateľa, sumu, dátum splatnosti alebo číslo účtu. Následne systém kontroluje ich správnosť. Ak niektorý údaj chýba alebo sa objaví nezrovnalosť, upozorní na ňu používateľa. Súčasťou kontroly môže byť aj stráženie duplicít, aby sa ten istý doklad nedostal do procesu opakovane.
Účtovník tak nemusí všetky údaje znova zadávať ručne. Jeho úlohou je predovšetkým overiť výsledok a riešiť prípady, ktoré vyžadujú kontrolu alebo doplnenie.
V praxi tento postup znamená, že sa údaje z prijatej faktúry najprv automaticky spracujú, účtovník ich následne overí a až potom doklad pokračuje na schválenie a do účtovného systému. Vďaka tomu možno obmedziť počet chýb vznikajúcich pri ručnom prepisovaní a súčasne zachovať kontrolu nad správnosťou spracovaných dokladov.
Správne vyťažené dáta ešte neznamenajú správnu faktúru
Faktúra môže obsahovať všetky potrebné údaje a napriek tomu byť z pohľadu firmy chybná. Dodávateľ môže fakturovať inú sumu, iné množstvo alebo položku, ktorá nezodpovedá pôvodnej objednávke.
Práve s takou kontrolou pomáha iNVOiCE FLOW, nástroj od spoločnosti GRiT na automatizované spracovanie prijatých faktúr. Nekontroluje iba samotné vyťaženie dát. Podľa nastavenia môže prijatú faktúru porovnať s objednávkou, zmluvou alebo pravidlami schvaľovacieho procesu. Kontrola sa môže týkať celkovej sumy aj jednotlivých položiek.
Ak faktúra zodpovedá stanoveným podmienkam, pokračuje do ďalšej časti procesu. Ak systém zistí nesúlad, môže byť doklad predložený na preverenie ešte pred schválením a zaúčtovaním.
Tým sa kontrola presúva do miesta, kde možno chybu ešte riešiť bez následných účtovných opráv.
Výnimky je potrebné zachytiť pred vstupom do účtovníctva
Automatická kontrola nemá nahradiť odborné posúdenie účtovníka alebo schvaľovateľa. Jej účelom je oddeliť štandardné doklady od tých, ktoré vyžadujú pozornosť.
V praxi tak môže proces kombinovať niekoľko kontrolných bodov. Systém najprv overí dáta, následne prebehne ich validácia a schválenie podľa nastaveného workflow. Doklad, ktorý podmienky nesplní, možno vrátiť na doplnenie alebo ďalšie riešenie. Pri každej faktúre zároveň zostáva dohľadateľné, akými krokmi prešla, kto s ňou pracoval a aké zmeny boli vykonané. iNVOiCE FLOW tak popri samotnej kontrole vytvára aj auditnú stopu celého procesu.
Význam kontroly pred zaúčtovaním potvrdzujú aj skúsenosti zákazníkov. Napríklad v Účtovnej kancelárii Meitnerová daně + účto vznikali v minulosti chyby najmä pri ručnom prepisovaní väčšieho množstva dokladov. Dnes systém dáta vyťaží a účtovníčka ich pred odoslaním do ERP skontroluje. Podľa Hany Meitnerovej sa vďaka tomu počet chýb znížil približne o 80 %.
Zachyťte nezrovnalosti ešte pred zaúčtovaním
iNVOiCE FLOW pomáha nastaviť kontrolu prijatých faktúr od vyťaženia dát cez validáciu a schválenie až po ich odoslanie do účtovného alebo ERP systému.
Pozrite sa, ako možno automatizovať spracovanie a kontrolu prijatých faktúr vo vašej firme. Dohodnite si konzultáciu a demo zadarmo.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
