Každé číslo se počítá, někdy i dvakrát. A právě tam účtárny ztrácí nejvíc

Každý účetní to zná: faktury se kupí, lhůty se krátí a do toho další agenda, kterou je třeba zvládnout. Není divu, že podle dat Komora Plus zvládají čeští účetní v průměru až17 různých agend -⁠ od mzdového účetnictví přes DPH až po kontrolní hlášení. Takové pracovní zatížení už dávno překračuje to, co je v lidských silách zvládnout bez podpory chytrých procesů. A právě v oblasti zpracování faktur se ukazuje, kolik času a peněz dnes firmy i účetní kanceláře nechávají ležet na stole.

Kde se v účetnictví ztrácí nejvíc peněz

Ruční přepis faktur bývá považován za samozřejmost. Jenže právě tady leží největší skrytý náklad celé účtárny. Každé opsané číslo, variabilní symbol nebo částka znamená další minuty práce, které se v součtu promění v hodiny zbytečné administrativy. Studie publikovaná v Journal of Information Systems Engineering and Management ukazuje, že zpracování papírové faktury může stát až desetkrát víc než elektronické –⁠ rozdíl v nákladech dosahuje až devadesáti procent.

Při ručním zpracování navíc nejde jen o čas. Vznikají chyby, duplicity, ztrácí se faktury, a celý proces se protahuje. Průměrná papírová faktura se podle dat zpracovává až 23 dní, zatímco elektronická přibližně pět. V praxi to znamená blokované platby, možné ztráty slev za včasné úhrady a zpomalený tok peněz.⁠ Zkrátka peníze, které zbytečně stojí či dokonce chybí.

Od rutiny k řízení informací

Ve firmách, kde účetní často zajišťují kompletní agendu od evidence po reporting, znamená taková administrativa i značný psychický tlak. Místo práce s daty a kontrolou nákladů se energie spotřebovává na rutinu, kterou by dnes zvládl software během několika vteřin. Automatizace přitom neznamená propouštění –⁠ znamená efektivnější využití lidí i času.

Dnešní systémy, například iNVOiCE FLOW, dokážou načítat údaje z faktur pomocí technologie OCR, AI, automaticky je rozesílat ke schválení správným lidem a bezpečně ukládat do digitálního archivu. Účetní pak nemusí přepisovat doklady ručně a může se věnovat práci, která firmě skutečně pomáhá – od kontroly finančních transakcí, přípravy finančních výkazů až po vyhodnocování trendů.

Z účetnictví se tak stává profese, která stojí na datech a procesech, ne na papírech a ruční práci.  

Zajímá vás, jak by podobná automatizace mohla fungovat ve vaší firmě nebo účetní kanceláři?

Rádi s vámi projdeme vaše současné procesy a ukážeme, kde dává digitalizace největší smysl. Kontaktujte nás a podívejme se společně na to, kolik času a nákladů se dá odstranit jedním chytrým krokem.