Každá suma sa počíta, niekedy aj dvakrát. A práve tam účtovníctvo stráca najviac

Každý účtovník to pozná: faktúry sa hromadia, termíny sa skracujú a k tomu ešte ďalšie úlohy, ktoré treba zvládnuť. Nie je divu, že podľa údajov Komora Plus zvládajú českí účtovníci v priemere až 17 rôznych agend – od mzdového účtovníctva cez DPH až po kontrolné hlásenia. Takéto pracovné zaťaženie už dávno presahuje to, čo je v ľudských silách zvládnuť bez podpory inteligentných procesov. A práve v oblasti spracovania faktúr sa ukazuje, koľko času a peňazí dnes firmy aj účtovné kancelárie nechávajú ležať na stole.

Kde sa v účtovníctve stráca najviac peňazí

Ručné prepisovanie faktúr sa považuje za samozrejmosť. Práve tu však ležia najväčšie skryté náklady celého účtovníctva. Každé prepisované číslo, variabilný symbol alebo suma znamená ďalšie minúty práce, ktoré sa v súčte premenia na hodiny zbytočnej administratívy. Štúdia uverejnená v časopise Journal of Information Systems Engineering and Management ukazuje, že spracovanie papierovej faktúry môže stáť až desaťkrát viac ako elektronickej –⁠ rozdiel v nákladoch dosahuje až deväťdesiat percent.

Pri ručnom spracovaní navyše nejde len o čas. Vznikajú chyby, duplicity, faktúry sa strácajú a celý proces sa predlžuje. Podľa údajov sa priemerná papierová faktúra spracováva až 23 dní, zatiaľ čo elektronická približne päť. V praxi to znamená blokované platby, možné straty zliav za včasné platby a spomalený tok peňazí.⁠ Jednoducho povedané, peniaze, ktoré zbytočne stoja alebo dokonca chýbajú.

Od rutiny k riadeniu informácií

V firmách, kde účtovníci často zabezpečujú kompletnú agendu od evidencie až po reporting, znamená takáto administratíva aj značný psychický tlak. Namiesto práce s údajmi a kontroly nákladov sa energia spotrebúva na rutinu, ktorú by dnes softvér zvládol za niekoľko sekúnd. Automatizácia pritom neznamená prepúšťanie – znamená efektívnejšie využitie ľudí aj času.

Dnešné systémy, napríklad iNVOiCE FLOW, dokážu načítavať údaje z faktúr pomocou technológií OCR a AI, automaticky ich rozosielať na schválenie správnym osobám a bezpečne ukladať do digitálneho archívu. Účtovník potom nemusí doklady prepisovať ručne a môže sa venovať práci, ktorá firme skutočne pomáha – od kontroly finančných transakcií, prípravy finančných výkazov až po vyhodnocovanie trendov.

Účtovníctvo sa tak stáva profesiou, ktorá stojí na údajoch a procesoch, nie na papieroch a ručnej práci.  

Zaujíma vás, ako by podobná automatizácia mohla fungovať vo vašej firme alebo účtovnej kancelárii?

Radi s vami prejdeme vaše súčasné procesy a ukážeme vám, kde má digitalizácia najväčší zmysel. Kontaktujte nás a spoločne sa pozrime, koľko času a nákladov sa dá ušetriť jedným chytrým krokom.