Elektronická fakturace: 100 % faktur elektronicky

Fakturu vystavíte v systému. Co se s ní děje potom, ale často pořád závisí na ruční práci: odeslání e-mailem, uložení do složky, tisk kvůli archivaci nebo dohledávání dokladu ve chvíli, kdy ho potřebuje účetnictví, auditor nebo obchodní partner.

ORiON eFakturace umožňuje vystavovat a přijímat faktury elektronicky, hromadně přes e-mail a ve formátu PDF i dalších datových formátech. Firma tak může zpracovávat a archivovat faktury pouze v elektronické podobě, v souladu s legislativou a bez ručních kroků, které běžně zatěžují účetní tým.

Po vystavení faktury ORiON automaticky vygeneruje daňový doklad, elektronicky ho podepíše, odešle příjemci, umožní sledovat jeho doručení a uloží ho v důvěryhodném elektronickém archivu.

Faktura vznikne v systému, ORiON zajistí její další zpracování

ORiON eFakturace navazuje na informační nebo účetní systém, ve kterém firma běžně vystavuje faktury. Doklad tedy nevzniká v odděleném nástroji. Firma ho vystaví ve svém systému a ORiON převezme navazující kroky: vygenerování daňového dokladu, podpis, odeslání, monitoring doručení a archivaci.

Tím se z procesu odstraňuje část ruční práce, která vzniká po vystavení faktury. Účetní tým nemusí každý doklad samostatně odesílat, ukládat nebo převádět do podoby vhodné pro archiv. Faktura projde nastaveným elektronickým postupem od vystavení až po uložení.

Co ORiON eFakturace zajišťuje

‍

Elektronický archiv nahrazuje papírovou podobu faktury

Elektronická fakturace nekončí odesláním faktury. Pokud má firma s doklady pracovat pouze elektronicky, musí mít vyřešené také jejich dlouhodobé uložení.

Součástí ORiON eFakturace je důvěryhodný elektronický archiv. Faktury tak není nutné tisknout a ukládat v papírové podobě. ORiON eArchiv zabezpečí data a umožní prokázat původ a pravost originálů. To je důležité pro účetnictví, audit i interní dohledatelnost. Faktura nezůstává jen jako příloha v e-mailu nebo soubor uložený ve složce. Je součástí elektronického procesu, ve kterém má doklad jasný původ, časové ukotvení a průkazné uložení.

Formáty faktur bez ručních převodů

ORiON eFakturace pracuje s fakturami ve formátech PDF, ISDOC, IDOC, CSV nebo XML. Zajišťuje konverzi dokumentů mezi jednotlivými strukturovanými formáty a umožňuje jejich kombinování podle nastavení procesu.

Firma tak nemusí řešit ruční převody dokladů ani udržovat oddělené postupy pro jejich zpracování. Pokud má faktura vzniknout, odejít nebo se uložit v určitém formátu, ORiON převezme technickou část procesu a udrží doklad v elektronické podobě.

Napojení na ERP a účetní systémy

ORiON eFakturace lze integrovat přímo do stávajícího podnikového nebo účetního systému. Firma proto nemusí měnit prostředí, ve kterém faktury vystavuje a kde vznikají účetní data.

Elektronická fakturace tak navazuje na stávající proces. Doklady vznikají dál v systému, na který jsou lidé zvyklí, a ORiON zajišťuje jejich další elektronické zpracování.

Pokud firma řeší také přijaté faktury, může na elektronickou fakturaci navázat zpracováním dokladů přes iNVOiCE FLOW. Přijaté faktury lze načítat ve strukturovaných formátech přímo do podnikového nebo účetního systému v datové podobě, bez ručního přepisování údajů.

Kdy dává ORiON eFakturace smysl

ORiON eFakturace je vhodná pro firmy, které chtějí převést faktury do elektronického procesu a zachovat návaznost na svůj informační nebo účetní systém.

Dává smysl hlavně tehdy, když firma potřebuje:

• vystavovat a přijímat faktury elektronicky,
• hromadně zpracovávat faktury přes e-mail,  
• automaticky generovat daňové doklady,  
• elektronicky podepisovat faktury,  
• sledovat doručení faktur příjemcům,  
• pracovat s formáty PDF, ISDOC, IDOC, CSV nebo XML,  
• převádět dokumenty mezi strukturovanými formáty,  
• doplňovat metadata a časové razítko,  
• archivovat faktury elektronicky v souladu s legislativou,  
• napojit fakturaci na ERP nebo účetní systém,  
• omezit ruční zásahy při odesílání, převodu a archivaci dokladů.  

Výsledkem je fakturace, která neprobíhá odděleně v systému, e-mailu, složkách a archivu. Vystavení, odeslání, doručení, formátování i archivace na sebe navazují v jednom elektronickém toku.

Pokud chcete zjistit, jak by ORiON eFakturace navázala na váš ERP nebo účetní systém, zanechte nám kontakt. Projdeme s vámi současný způsob práce s fakturami a ukážeme, kde má digitalizace dokladů největší význam.