Faktúru vystavíte v systéme. Čo sa s ňou stane potom, však často stále závisí od ručnej práce: odoslanie e-mailom, uloženie do priečinka, tlač na účely archivácie alebo vyhľadávanie dokladu v momente, keď ho potrebuje účtovníctvo, audítor alebo obchodný partner.
ORiON eFakturace umožňuje vystavovať a prijímať faktúry elektronicky, hromadne prostredníctvom e-mailu a vo formáte PDF aj v ďalších dátových formátoch. Firma tak môže spracovávať a archivovať faktúry výlučne v elektronickej podobe, v súlade s legislatívou a bez manuálnych krokov, ktoré bežne zaťažujú účtovnícky tím.
Po vystavení faktúry ORiON automaticky vygeneruje daňový doklad, elektronicky ho podpíše, odošle príjemcovi, umožní sledovať jeho doručenie a uloží ho do dôveryhodného elektronického archívu.
Faktúra vznikne v systéme, ORiON zabezpečí jej ďalšie spracovanie
ORiON eFakturace nadväzuje na informačný alebo účtovný systém, v ktorom firma bežne vystavuje faktúry. Doklad teda nevzniká v samostatnom nástroji. Firma ho vystaví vo svojom systéme a ORiON prevezme nasledujúce kroky: vygenerovanie daňového dokladu, podpis, odoslanie, sledovanie doručenia a archiváciu.
Tým sa z procesu odstraňuje časť ručnej práce, ktorá vzniká po vystavení faktúry. Účtovnícky tím nemusí každý doklad samostatne odosielať, ukladať alebo prevádzať do podoby vhodnej pre archív. Faktúra prejde nastaveným elektronickým postupom od vystavenia až po uloženie.
Čo zabezpečuje ORiON eFakturace
Elektronický archív nahrádza papierovú formu faktúry
Elektronická fakturácia nekončí odoslaním faktúry. Ak má firma pracovať s dokladmi výlučne elektronicky, musí mať vyriešené aj ich dlhodobé ukladanie.
Súčasťou ORiON eFakturace je dôveryhodný elektronický archív. Faktúry tak nie je potrebné tlačiť a ukladať v papierovej podobe. ORiON eArchiv zabezpečí údaje a umožní preukázať pôvod a pravosť originálov. To je dôležité pre účtovníctvo, audit aj internú vysledovateľnosť. Faktúra nezostáva len ako príloha v e-maile alebo súbor uložený v priečinku. Je súčasťou elektronického procesu, v ktorom má doklad jasný pôvod, časové ukotvenie a dôkazné uloženie.
Formáty faktúr bez ručných konverzií
ORiON eFakturace pracuje s faktúrami vo formátoch PDF, ISDOC, IDOC, CSV alebo XML. Zabezpečuje konverziu dokumentov medzi jednotlivými štruktúrovanými formátmi a umožňuje ich kombinovanie podľa nastavenia procesu.
Firma tak nemusí riešiť ručné prevody dokladov ani udržiavať oddelené postupy na ich spracovanie. Ak má faktúra vzniknúť, odoslať sa alebo uložiť v určitom formáte, ORiON prevezme technickú časť procesu a uchová doklad v elektronickej podobe.
Prepojenie s ERP a účtovnými systémami
ORiON eFakturace je možné integrovať priamo do existujúceho podnikového alebo účtovného systému. Firma preto nemusí meniť prostredie, v ktorom vystavuje faktúry a kde vznikajú účtovné údaje.
Elektronická fakturácia tak nadväzuje na existujúci proces. Doklady sa naďalej vytvárajú v systéme, na ktorý sú ľudia zvyknutí, a ORiON zabezpečuje ich ďalšie elektronické spracovanie.
Ak firma rieši aj prijaté faktúry, môže na elektronickú fakturáciu nadviazať spracovaním dokladov cez iNVOiCE FLOW. Prijaté faktúry je možné načítať v štruktúrovaných formátoch priamo do podnikového alebo účtovného systému v dátovej podobe, bez ručného prepisovania údajov.
Kedy má ORiON eFakturace zmysel
ORiON eFakturace je vhodná pre firmy, ktoré chcú prejsť na elektronické fakturovanie a zachovať prepojenie so svojím informačným alebo účtovným systémom.
Má zmysel hlavne vtedy, keď firma potrebuje:
- vystavovať a prijímať faktúry elektronicky,
- hromadne spracovávať faktúry cez e-mail,
- automaticky generovať daňové doklady,
- elektronicky podpisovať faktúry,
- sledovať doručenie faktúr príjemcom,
- pracovať s formátmi PDF, ISDOC, IDOC, CSV alebo XML,
- konvertovať dokumenty medzi štruktúrovanými formátmi,
- dopĺňať metadáta a časovú pečiatku,
- archívovať faktúry elektronicky v súlade s legislatívou,
- prepojiť fakturáciu s ERP alebo účtovným systémom,
- obmedziť ručné zásahy pri odosielaní, prevode a archivácii dokladov.
Výsledkom je fakturácia, ktorá neprebieha oddelene v systéme, e-maile, zložkách a archíve. Vystavenie, odoslanie, doručenie, formátovanie aj archivácia na seba nadväzujú v jednom elektronickom toku.
Ak chcete zistiť, ako by ORiON eFakturace nadviazala na váš ERP alebo účtovný systém, zanechajte nám kontakt. Prejdeme s vami súčasný spôsob práce s faktúrami a ukážeme vám, kde má digitalizácia dokladov najväčší význam.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
