EDI ve farmacii: Proč je rychlost a spolehlivost dat klíčem k dostupnosti léčiv

Farmaceutická distribuce je obor, kde se rychlost a spolehlivost dat nepromítají jen do byznysu, ale přímo do zdraví pacientů. Každý dodací list i faktura musí být okamžitě dohledatelná a přesná. V prostředí, které je pod drobnohledem regulátorů, je každá chyba nákladná a riziková.

„Pro nás je naprosto zásadní mít veškeré dokumenty dostupné digitálně – ať už jde o dodací listy, faktury, údaje o šaržích a expiracích nebo o další průvodní dokumentace. Díky tomu jsme schopni rychle reagovat na požadavky našich zákazníků, dodavatelů a případně také kontrolních orgánů“ vysvětluje Miroslav Králík, Senior Manager Supply Chain Solutions ze společnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o.

Klíčovou roli v tomto směru hraje EDI – elektronická výměna dat. Zkušenosti společnosti PHOENIX, největšího distributora léčiv v České republice, ukazují, že nejde jen o technické řešení, ale o strategický nástroj pro spolehlivou a efektivní logistiku léčiv.

„Každý dokument musí být dohledatelný“

Farmaceutický sektor patří mezi nejpřísněji regulované oblasti. Distributor musí být připraven kdykoli doložit správnost cen, daňové výpočty a další detailní informace. „Na vstupu musíme kontrolovat, že to, co přijímáme, je skutečně v pořádku. Dříve lidé procházeli dokumenty řádek po řádku, a to včetně hlaviček faktur, či dodacích listů Díky EDI dnes systém sám ukáže nesrovnalosti a objem manuálních kontrol se snížil o 95 %,“ popisuje Králík jeden z benefitů elektronické výměny dat.

EDI zároveň odstraňuje složitou administrativu spojenou s fyzickým ukládáním dokladů. Zatímco dříve musel PHOENIX archivovat tisíce dokumentů k tomu určeném velkém  skladu, dnes je vše dostupné v digitálním archivu. Vyhledání potřebného dokladu, například pro  kontrolu SÚKL, je tak otázkou okamžiku.

Dostupnost rozhoduje o zákazníkovi

Distribuce léčiv je vysoce konkurenční prostředí. O tom, zda lékárna zadá objednávku u jednoho či druhého distributora, rozhoduje především dostupnost zboží a rychlost dodání.

„Pokud zákazník – tedy lékárna – vidí, že u nás je lék dostupný, objedná u nás. Pokud by čekal, jde ke konkurenci. Naší povinností je dodat léčivo do 48 hodin kamkoliv v České republice. Díky EDI dokážeme proces od příjmu dodávky po její naskladnění zrychlit z dnů na hodiny,“ popisuje Králík.

Rychlejší dostupnost léčiv neznamená jen vyšší spokojenost zákazníků, ale zároveň pozitivně ovlivňuje byznysové výsledky. Jak? PHOENIX například drží téměř polovinu distribučního trhu v Česku – každá druhá krabička v domácí lékárničce prošla jejich sklady.

„Naším cílem je mít léčiva dostupné dříve“

EDI ale není jen o výměně faktur či dodacích listů. Postupně se stává propojenou součástí dalších systémů, zejména logistiky. PHOENIX využívá EDI pro předpověď dodávek a jejich integraci s dalším chytrým systémem TMS (Transport Management System).

„Když víme předem, jaký objem a jaký typ léčiva k nám přijede, můžeme si připravit kapacity a rampy. Ať už jde o ambientní režim, chladicí řetězec nebo speciální distribuci opiátů, máme předem jasno, co nás čeká,“ říká Králík.

Díky tomu lze optimalizovat práci na příjmu zboží, efektivněji využít lidské zdroje i techniku a především zajistit, aby se dostupnost léčiva pro zákazníka rozsvítila co nejdříve. Směřování k plné digitalizaci tak přímo zrychluje cestu léků až k pacientovi.

EDI není povinnost, ale příležitost

Mnoho firem vnímá elektronickou EDI komunikaci jako složitou technologii, která vyžaduje vysoké investice. Podle Králíka jde ale spíše o nedorozumění: „Dodavatelé mají často pocit, že EDI znamená velké náklady a komplikovanou implementaci. Ve skutečnosti je možné začít i jednoduše a postupně přejít k plné integraci.“

EDI tak není jen požadavek ze strany distributorů, ale stává se standardem, který otevírá dodavatelům dveře k novým obchodním partnerům. Firmy, které chtějí dodávat například do e-shopů typu Alza nebo Rohlík, se bez EDI neobejdou. Výhody jsou přitom jasné: rychlejší a přesnější procesy, eliminace chyb a nové příležitosti pro růst.

Rychleji, bezpečněji, spolehlivěji

EDI dnes představuje páteř moderní farmaceutické logistiky. Díky němu mají distributoři jako PHOENIX kontrolu nad přesností a dohledatelností dokumentů, zrychlují interní procesy a posilují své vztahy se zákazníky.

„Náš cíl je jednoduchý: dostat léky k pacientovi rychleji a bezpečněji. EDI nám v tom dává obrovskou výhodu,“ uzavírá Miroslav Králík.

Pro firmy, které elektronickou výměnu dat stále vnímají jen jako povinnost, je to výzva k zamyšlení. V dnešní době jde totiž o mnohem víc: o konkurenceschopnost, efektivitu a především důvěru zákazníků.

Chcete se vydat ve stopách společnosti PHOENIX a prosperovat díky elektronické EDI komunikaci? Ozvěte se nám a se vším vám rádi pomůžeme.