Farmaceutická distribúcia je odvetvie, v ktorom sa rýchlosť a spoľahlivosť údajov prejavujú nielen v podnikaní, ale priamo na zdraví pacientov. Každý dodací list aj faktúra musia byť okamžite dohľadateľné a presné. V prostredí, ktoré je pod drobnohľadom regulačných orgánov, je každá chyba nákladná a riziková.
„Pre nás je absolútne zásadné mať všetky dokumenty k dispozícii v digitálnej forme – či už ide o dodacie listy, faktúry, údaje o šaržách a expiráciách alebo o ďalšiu sprievodnú dokumentáciu. Vďaka tomu sme schopní rýchlo reagovať na požiadavky našich zákazníkov, dodávateľov a prípadne aj kontrolných orgánov,“ vysvetľuje Miroslav Králík, Senior Manager Supply Chain Solutions zo spoločnosti PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o.
Kľúčovú úlohu v tomto smere zohráva EDI – elektronická výmena dát. Skúsenosti spoločnosti PHOENIX, najväčšieho distribútora liekov v Českej republike, ukazujú, že nejde len o technické riešenie, ale o strategický nástroj pre spoľahlivú a efektívnu logistiku liekov.
„Každý dokument musí byť vysledovateľný“
Farmaceutický sektor patrí medzi najprísnejšie regulované oblasti. Distribútor musí byť pripravený kedykoľvek preukázať správnosť cien, daňových výpočtov a ďalších podrobných informácií. „Pri príjme musíme skontrolovať, či to, čo prijímame, je skutočne v poriadku. Predtým ľudia prechádzali dokumenty riadok po riadku, vrátane hlavičiek faktúr alebo dodacích listov. Vďaka EDI dnes systém sám odhalí nezrovnalosti a objem manuálnych kontrol sa znížil o 95 %,“ opisuje Králík jednu z výhod elektronickej výmeny dát.
EDI zároveň odstraňuje zložitú administratívu spojenú s fyzickým ukladaním dokladov. Zatiaľ čo v minulosti musela spoločnosť PHOENIX archivovať tisíce dokumentov v na to určenom veľkom sklade, dnes je všetko dostupné v digitálnom archíve. Vyhľadanie potrebného dokumentu, napríklad na kontrolu SÚKL, je tak otázkou okamihu.
Dostupnosť rozhoduje o zákazníkovi
Distribúcia liekov je vysoko konkurenčné prostredie. O tom, či lekáreň zadá objednávku u jedného alebo druhého distribútora, rozhoduje predovšetkým dostupnosť tovaru a rýchlosť dodania.
„Ak zákazník – teda lekáreň – vidí, že u nás je liek dostupný, objedná si ho u nás. Ak by musel čakať, prejde ku konkurencii. Našou povinnosťou je dodať liek do 48 hodín kamkoľvek v Českej republike. Vďaka EDI dokážeme proces od prijatia dodávky po jej naskladnenie urýchliť z dní na hodiny,“ opisuje Králík.
Rýchlejšia dostupnosť liekov neznamená len vyššiu spokojnosť zákazníkov, ale zároveň pozitívne ovplyvňuje obchodné výsledky. Ako? Spoločnosť PHOENIX napríklad drží takmer polovicu distribučného trhu v Českej republike – každá druhá krabička v domácej lekárničke prešla ich skladmi.
„Naším cieľom je mať lieky k dispozícii skôr“
EDI však nie je len o výmene faktúr alebo dodacích listov. Postupne sa stáva prepojenou súčasťou ďalších systémov, najmä logistiky. PHOENIX využíva EDI na predpoveď dodávok a ich integráciu s ďalším inteligentným systémom TMS (Transport Management System).
„Keď vopred vieme, aký objem a aký typ lieku k nám dorazí, môžeme si pripraviť kapacity a rampy. Či už ide o bežné skladovanie, chladiaci reťazec alebo špeciálnu distribúciu opiátov, vopred máme jasno, čo nás čaká,“ hovorí Králík.
Vďaka tomu je možné optimalizovať prácu pri príjme tovaru, efektívnejšie využívať ľudské zdroje aj techniku a predovšetkým zabezpečiť, aby bola dostupnosť lieku pre zákazníka čo najskôr. Smerovanie k úplnej digitalizácii tak priamo urýchľuje cestu liekov až k pacientovi.
EDI nie je povinnosť, ale príležitosť
Mnohé firmy vnímajú elektronickú EDI komunikáciu ako zložitú technológiu, ktorá si vyžaduje vysoké investície. Podľa Králíka ide však skôr o nedorozumenie: „Dodávatelia majú často pocit, že EDI znamená veľké náklady a komplikovanú implementáciu. V skutočnosti je možné začať aj jednoducho a postupne prejsť k plnej integrácii.“
EDI teda nie je len požiadavkou zo strany distribútorov, ale stáva sa štandardom, ktorý dodávateľom otvára dvere k novým obchodným partnerom. Firmy, ktoré chcú dodávať napríklad do e-shopov typu Alza alebo Rohlík, sa bez EDI nezaobídu. Výhody sú pritom jasné: rýchlejšie a presnejšie procesy, eliminácia chýb a nové príležitosti na rast.
Rýchlejšie, bezpečnejšie, spoľahlivejšie
EDI dnes predstavuje chrbtovú kosť modernej farmaceutickej logistiky. Vďaka nemu majú distribútori ako PHOENIX kontrolu nad presnosťou a vysledovateľnosťou dokumentov, zrýchľujú interné procesy a posilňujú svoje vzťahy so zákazníkmi.
„Náš cieľ je jednoduchý: dostať lieky k pacientovi rýchlejšie a bezpečnejšie. EDI nám v tom dáva obrovskú výhodu,“ uzatvára Miroslav Králík.
Pre firmy, ktoré elektronickú výmenu dát stále vnímajú len ako povinnosť, je to výzva na zamyslenie. V dnešnej dobe totiž ide o oveľa viac: o konkurencieschopnosť, efektívnosť a predovšetkým dôveru zákazníkov.
Chcete nasledovať príklad spoločnosti PHOENIX a prosperovať vďaka elektronickej EDI komunikácii? Ozvite sa nám a radi vám so všetkým pomôžeme.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
