Povinná e-fakturace: co to je, koho se týká a jak se na ni připravit

Mandatorní fakturace začíná být aktuálním tématem pro každého, kdo vystavuje nebo přijímá faktury. Velká fakturační změna je součástí digitalizace daňové agendy a zároveň krokem k celoevropské povinné e-fakturaci plánované od roku 2023. 

Změna je daná zákonem, ne volbou – a právě proto se vyplatí řešit ji včas a tak, aby co nejméně zasáhla do každodenního fungování vašeho podnikání. Ať už jste účetní, OSVČ či velká nebo malá firma, s GRiTem se nebudete muset starat o žádnou agendu navíc. Vše vyřešíme za vás a ani si toho nevšimnete.

Co je povinná e-fakturace a proč vzniká?

Povinná, neboli také mandatorní e-fakturace přichází jako reakce na dlouhodobý problém – daňové úniky, rozdílná pravidla v jednotlivých zemích a fakt, že v digitální době se stále pracuje s nejednotnými PDF soubory, které musí někdo ručně kontrolovat.

Princip je jednoduchý: faktura už nebude jen dokument pro odběratele, ale strukturovaná sada dat, se kterou budou umět automaticky pracovat účetní systémy i stát. Díky tomu bude mít finanční správa přehled o transakcích rychleji a firmy se postupně zbaví ruční práce, přepisování a chyb.

Z jaké legislativy povinná e-fakturace vychází?

Základem celé změny je evropská iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age). Ta počítá s tím, že se DPH a fakturační data budou v celé Evropské unii řešit digitálně, jednotně a ve stejném standardu.

Od roku 2030 by měla být elektronická fakturace a digitální reportování transakcí běžným standardem napříč celou EU. Jednotlivé státy ale nemusí čekat až na tento termín – a většina z nich ani nečeká. Proto dnes vidíme, že některé země už e-fakturaci běžně používají a jiné jsou ve fázi příprav.

Jak to aktuálně vypadá na Slovensku, v Česku a v EU?

Slovensko: jasný termín a konkrétní pravidla

Slovensko patří mezi země, které se rozhodly jít cestou národního systému e-fakturace. Od 1. ledna 2027 zde začne platit povinnost elektronické fakturace pro tuzemské transakce.

V praxi to znamená, že firmy a OSVČ na Slovensku budou muset vystavovat a přijímat faktury v předepsané elektronické podobě. Systém se bude týkat jak fakturace mezi firmami (B2B), tak komunikace se státem (B2G). Součástí řešení bude i povinné předávání vybraných dat finanční správě.

Důležité je říct, že se nejedná o zahraniční faktury. Povinnost se vztahuje pouze na transakce v rámci Slovenska. Přesto už dnes dává smysl připravovat se tak, aby řešení obstálo i do budoucna.

Česko: otázka času, ne rozhodnutí

V Česku zatím neexistuje konkrétní datum, od kdy bude povinná e-fakturace platit. Směr je ale stejný jako jinde v Evropě. Česká legislativa se bude muset přizpůsobit evropskému rámci a je velmi pravděpodobné, že se povinnost objeví ještě před rokem 2030.

Pro firmy to znamená jediné: čekání na poslední chvíli se nemusí vyplatit. Připravenost dnes znamená méně práce a nejasností zítra.

Evropa: Itálie, Polsko a další

Některé země mají s e-fakturací náskok. Itálie provozuje vlastní systém už několik let. Polsko zavádí systém KSeF. Další státy jsou v různých fázích testování a legislativních příprav.

Peppol: základ budoucí evropské e-fakturace

Společným jmenovatelem všech těchto řešení je snaha o sjednocení dat a automatizaci. A právě tady se dostává ke slovu evropský standard Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Jedná se o standardizovanou a bezpečnou síť pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů, díky které spolu mohou komunikovat různé fakturační systémy, ERP řešení i státní platformy – bez ohledu na to, v jaké zemi se nacházejí. 

Právě proto se dnes Peppol zmiňuje jako pravděpodobný základ budoucí celoevropské e-fakturace po roce 2030. Neexistuje ale žádný předpis, který by členským státům nařizoval využívat konkrétně tuto síť. Peppol je dnes spíš nejrealističtější a nejrozšířenější varianta. Pro firmy to znamená jediné: řešení, které dnes dává smysl, musí být s Peppolem kompatibilní. Jinak hrozí, že se bude muset celé znovu předělávat.

Proč je e-fakturace pro firmy, OSVČ a účetní citlivé téma?

Mandatorní e-fakturace zasahuje do každodenní praxe. Nejde jen o vystavení faktury, ale o návaznost na účetnictví, ERP systémy, kontrolní mechanismy a komunikaci se státem.

Účetní kanceláře budou řešit změnu za desítky klientů. OSVČ se nebudou chtít probírat technickými detaily. Firmy nechtějí riskovat chyby, pokuty ani rozsáhlé úpravy systémů.

Právě proto dává smysl mít partnera, který se postará o technickou i legislativní stránku věci.

S GRiTem vše zvládnete hladce

V GRiTu bereme povinnou e-fakturaci jako realitu, se kterou je potřeba pracovat chytře. Nechceme měnit vaše procesy víc, než je nutné. Naším cílem je, aby se vás legislativní změny dotkly co nejméně.

GRiT bude fungovat jako digitální pošťák mezi vaším systémem, obchodními partnery a státem. Vy budete dál vystavovat faktury ve svém prostředí. My zajistíme, že se data správně transformují, ověří a bezpečně odešlou tam, kam mají.

Řešení od GRiTu bude:

• ověřené, bezpečné a plně funkční s odbornou lokální podporou,
• plně kompatibilní s budoucími národními systémy elektronické fakturace v rámci EU i s evropskou legislativou,
• a připravené na B2B i B2G scénáře.

Co si z toho odnést?

Není otázkou, jestli povinná e-fakturace přijde, ale kdy. Slovensko má jasno od roku 2027. Česko ho bude následovat. Evropská unie směřuje k jednotnému systému od roku 2030.

Rozdíl mezi firmami nebude v tom, koho se to dotkne, ale jak hladce tím projde. A právě v tom je role GRiTu – zajistit, aby šlo o změnu, která proběhne technicky správně a bez potřeby aktivního zapojení vedení firmy.