3 tipy, jak pomocí iNVOiCE FLOW udělat z faktury strategický nástroj řízení

Elektronické faktury dnes používá většina firem. Ale opravdu z nich dostávají maximum? Pokud účetní oddělení sleduje jen příchod dokumentu a jeho zaúčtování, využívá elektronické schvalování dokumentů jen povrchně. Skutečná hodnota se skrývá v automatizaci, kontrole a propojení na celý finanční proces.

Představujeme 3 důvody, díky kterým dokáže řešení jako iNVOiCE FLOW proměnit elektronickou fakturu z běžného dokladu ve strategický nástroj pro stabilní cash-flow a transparentní účetnictví.

1. Automatizovaný příjem a schvalování

Faktury dnes přicházejí různými cestami – e-mailem, přes datovou schránku nebo formou EDI. S iNVOiCE FLOW je každá faktura automaticky zachycena, zaevidována a odeslána do schvalovacího workflow.

Systém umožňuje nastavit schvalování podle částek, typů dokladů nebo rolí jednotlivých uživatelů. Účetní tak nemusí ručně třídit e-maily, kontrolovat formáty ani posílat dokumenty ke schválení.

Výsledek? Méně administrativy, rychlejší reakce na zakázky a lepší přehled o tom, co je právě schváleno či k úhradě.

2. Práce s daty a kontrola

S iNVOiCE FLOW se každá faktura promění v datový záznam. OCR technologie vytěží klíčové údaje – dodavatele, částku, datum splatnosti i variabilní symbol – a systém je následně porovná s objednávkami či smlouvami v ERP – podnikovém informačním systému.

Tím se výrazně snižuje riziko chyb, duplicit nebo neautorizovaných plateb. Vedení firmy může mít jistotu, že firma platí jen za to, co skutečně objednala a převzala. 

Kromě přesnosti přináší tento přístup i lepší přehled o závazcích a možnost lépe řídit cash-flow – například využívat slevy za včasné platby nebo plánovat tok financí podle reálných dat.

3. Archivace a auditní stopa

Zpracováním faktury to nekončí. Důležité je také zajistit její dlouhodobé uložení a dohledatelnost.

Všechny dokumenty v iNVOiCE FLOW se automaticky ukládají v bezpečném elektronickém archivu v cloudu. Každý krok – od přijetí po schválení – je evidován, takže účetní tým i auditoři mají vždy dokonalý přehled, kdo, kdy a jak s dokladem pracoval.

Tato auditní stopa je tak zásadní nejen z pohledu legislativy, ale i interní kontroly a firemní odpovědnosti.

Třešnička na dortu? Propojení s dodavateli pomocí EDI

Pokud je to možné, využívejte pro kontakt se svými dodavateli i zákazníky elektronickou výměnu dat. Navážete tak obousměrnou komunikaci a propojíte všechny klíčové procesy – objednávky, dodací listy i faktury – do jednoho datového toku. Celý projekt digitalizace tím posunete ještě o level výš.

Díky EDI:

• odpadá ruční přepisování údajů mezi systémy,
• všechna data mají jednotný formát,
• zrychluje se cyklus objednávka → dodávka → faktura → platba,
• a vedení firmy má spolehlivý přehled o cash-flow i závazcích.

Pro moderní firmy je to logický krok k plné automatizaci a bezchybné komunikaci s partnery.

Proč to dává smysl pro vedení firmy?

Pro vedení firmy nejsou elektronické faktury jen o rychlejším zpracování. Finanční ředitelé a vysocí manažeři touží mít celý proces pod kontrolou, stabilně řídit toky peněz, minimalizovat rizika chyb či ztrát a díky transparentnosti dat činit podobně transparentní rozhodnutí.

iNVOiCE FLOW umožňuje propojit všechny fáze práce s fakturami – od přijetí až po archivaci – do jednoho uceleného a dohledatelného systému. A v kombinaci s EDI tvoří páteř moderní digitální spolupráce mezi partnery.

Vytěžte maximum s iNVOiCE FLOW i vy!

Elektronická faktura není konečný cíl – je to první krok. Skutečný přínos přichází teprve tehdy, když se celý proces od příjmu po archivaci stane automatizovaným, kontrolovaným a propojeným.

Vyzkoušejte si, jak by iNVOiCE FLOW od GRiTu mohlo proměnit i vaši firmu. Kontaktujte nás a domluvíme si bezplatnou konzultaci, na které probereme všechny potřebné detaily.