Od 1. januára 2027 začne na Slovensku pri zákonom vymedzených tuzemských transakciách povinná elektronická fakturácia. Pre účtovníkov sa tým nemení len spôsob doručenia faktúry. Nový režim zasiahne aj jej vystavenie, prijatie do účtovného systému, kontrolu, opravy a archiváciu.
Účtovníci vo firmách preto potrebujú overiť, či ich súčasný systém dokáže s e-faktúrami pracovať a ako bude napojený na digitálneho poštára. Externí účtovníci a účtovné kancelárie navyše musia vyriešiť prístupy a spracovanie dokladov za jednotlivých klientov. A vo všetkých prípadoch je potrebné vedieť, čo sa stane s chybnou faktúrou, ako budú fungovať prílohy či celková práca s dokladmi.
E-faktúra nie je PDF. Účtovný systém pracuje priamo s jej dátami
Elektronická faktúra bude štruktúrovaný elektronický dokument zodpovedajúci európskej norme EN 16931. Na elektronickú fakturáciu na Slovensku sa používajú štruktúrované formáty UBL 2.1 a CII (široko rozšírený XML formát), ktoré môže účtovný alebo podnikový systém automatizovane spracovať.
PDF zaslané e-mailom túto podmienku nespĺňa. Môže ďalej slúžiť ako čitateľná vizualizácia faktúry, samotnou e-faktúrou ale nie je. Tou je štruktúrovaný elektronický dokument obsahujúci dáta potrebné na automatizované spracovanie. PDF vizualizáciu možno k e-faktúre pripojiť, jej zasielanie spoločne s XML však nie je povinné a záleží na nastavení či dohode medzi zapojenými stranami.
Pre účtovníkov je táto zmena podstatná hlavne pri príjme dokladov. Údaje už nie je nutné získavať z PDF prepisom alebo vyťažovaním. Ak je systém správne pripravený, pracuje priamo so štruktúrovanými fakturačnými dátami. Aby sa ale tieto dáta dostali od vystavovateľa k príjemcovi, vstupuje do procesu ďalší článok – digitálny poštár.
Digitálny poštár zaistí doručenie, spracovanie pokračuje v účtovnom systéme
E-faktúry sa budú doručovať prostredníctvom siete Peppol a certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby – digitálnych poštárov, medzi ktorých patrí aj GRiT. Do systému elektronickej fakturácie zároveň vstupuje Finančná správa Slovenskej republiky, ktorá bude prijímať vybrané údaje z e-faktúr a využívať ich na účely daňovej správy.
Digitálny poštár zabezpečuje bezpečný prenos dokumentu, technické kontroly a komunikáciu v sieti Peppol vrátane odovzdania požadovaných údajov Finančnej správe. Prijatá faktúra potom musí nadviazať na účtovný alebo schvaľovací proces firmy. Pri vystavených faktúrach je naopak potrebné odovzdať digitálnemu poštárovi správne dáta a následne pracovať so stavovými informáciami o doručení, odovzdaní údajov Finančnej správe alebo prípadnej chybe pri spracovaní.
Nový účtovný systém nie je automaticky potrebný
Prvým krokom nie je výmena súčasného účtovného alebo ekonomického systému, ale overenie jeho pripravenosti. Overte si u dodávateľa systému, či bude vedieť e-faktúry vystavovať, prijímať a komunikovať s digitálnym poštárom.
Ak potrebné formáty alebo priamu komunikáciu s Peppolom nepodporuje, stále to nemusí znamenať jeho nahradenie. Možno využiť integračné riešenie, ktoré prevezme dáta v súčasnom formáte, vykoná potrebnú validáciu a konverziu a zabezpečí komunikáciu s digitálnym poštárom.
Takto funguje aj riešenie od GRiTu. Možno ho napojiť na existujúci ERP alebo účtovný systém a podľa konkrétneho scenára prevziať konverziu, validáciu, komunikáciu cez Peppol, stavové informácie a riešenie technických chýb. Firma tak môže zachovať systém, v ktorom dnes pracuje, a doplniť iba časť potrebnú pre e-fakturáciu.
Prílohy pri e-faktúrach sú stále možné
Štruktúrovaná podoba faktúry neznamená, že z procesu zmiznú súvisiace dokumenty. K e-faktúre možno v Peppole pripojiť napríklad dodací list, výkaz práce, preberací protokol, rozpis položiek, zmluvu alebo iný podporný dokument. Podporované sú napríklad formáty PDF, JPG/PNG, XLSX/ODS a CSV.
Pri väčších prílohách si overte limit svojho digitálneho poštára.
Čo sa stane, keď je e-faktúra chybná
Ak faktúra pred odoslaním nesplní technické alebo validačné pravidlá Peppolu, môže ju poštár odmietnuť alebo vrátiť chybové hlásenie. Odosielateľ ju potom opraví ešte pred úspešným doručením.
Ak už bola faktúra doručená, ale obsahuje vecnú chybu, napríklad nesprávnu cenu, sadzbu DPH, množstvo alebo odberateľa, rieši sa oprava medzi dodávateľom a odberateľom rovnako ako dnes. Pôvodný doklad nemožno jednoducho prepísať ani zmazať. Vystaví sa opravný doklad k pôvodnej faktúre, ktorý na ňu jednoznačne odkazuje.
Čo ak obchodný partner ešte e-fakturáciu nepoužíva
V roku 2026, kedy je zapojenie do slovenského systému dobrovoľné, obchodnému partnerovi, ktorý ešte nie je v Peppole registrovaný, eFaktúru cez sieť nedoručíte. Faktúru mu teda pošlete doterajším spôsobom, napríklad ako PDF e-mailom.
Od 1. januára 2027 už budú subjekty, na ktoré sa povinnosť vzťahuje, musieť byť schopné eFaktúry prijímať.
Účtovné kancelárie musia vyriešiť prácu s viacerými klientmi
V účtovnej kancelárii nestačí vyriešiť iba technické napojenie na e-fakturáciu. Každý klient je samostatný subjekt s vlastnou identifikáciou, registráciou a oprávneniami a jeho doklady musia zostať jednoznačne oddelené. Účtovná kancelária zároveň potrebuje spravovať faktúry viacerých klientov prehľadne z jedného miesta bez toho, aby sa miešali ich dáta alebo prístupové práva.
Riešenie by preto malo podporovať správu viacerých klientov.
Pri výbere poskytovateľa by preto nemala rozhodovať len cena za spracovanú faktúru. Dôležité je tiež, ako riešenie pracuje s viacerými spoločnosťami, rôznymi účtovnými systémami a používateľskými rolami, ako sprehľadňuje chybové stavy, akú má úroveň zabezpečenia a ako podporuje archiváciu alebo odovzdanie dokladov do archívu v súlade so zákonnými požiadavkami.
Ako zistím, či už má môj klient digitálneho poštára
Každá firma si vyberá digitálneho poštára samostatne z certifikovaných poskytovateľov uvedených na webových stránkach Finančnej správy. Z verejného zoznamu poskytovateľov to jednoducho nezistíte. Účtovná kancelária si preto musí informáciu overiť priamo u klienta.
GRiT prepojí e-fakturáciu s vaším účtovným procesom
GRiT je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby pre slovenskú elektronickú fakturáciu. Zároveň sa elektronickej výmene podnikových dokladov a integrácii firemných systémov venuje viac ako 25 rokov.
E-fakturáciu riešime ako bezpečné a spoľahlivé napojenie na vaše existujúce účtovné a ERP systémy. Ponúkame cloudové aj on-premise riešenia a vďaka skúsenostiam s elektronickou fakturáciou v Poľsku, Nemecku, Taliansku, Maďarsku a ďalších krajinách vieme, ako sa vysporiadať s rôznymi legislatívnymi aj technickými požiadavkami.
Ak hľadáte ideálneho digitálneho poštára pre vašu firmu, dohodnite si s nami konzultáciu. GRiT vám pomôže nastaviť riešenie podľa vašich procesov, systémov aj objemu dokladov tak, aby ste boli pripravení pred 1. januárom 2027.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
