AI vytěžování: proč přesná data zrychlují celý schvalovací proces faktur

V mnoha firmách se stále řeší, jak zrychlit práci s fakturami a snížit množství ručních kontrol. Velký rozdíl vzniká v samotném schvalování, ale také v kvalitě dat už při příjmu dokumentu. Nový AI engine v iNVOiCE FLOW staví na jiné logice než tradiční OCR a přináší spolehlivější vytěžování faktur - tedy méně oprav, rychlejší workflow a stabilnější účetní procesy.

Vytěžování pomocí OCR funguje na principu tzv. strukturované košilky. Systém očekává, že faktura bude mít určitou strukturu, a údaje hledá na pevných pozicích. Je to rychlé, pokud dodavatelé používají stále stejný layout. V okamžiku, kdy se dokument byť jen lehce změní, přesnost vytěžení výrazně klesá.

Účetní tým pak ručně opravuje chyby způsobené nikoli obsahem faktury, ale tím, že systém nedokáže pracovat s variabilitou dokumentů.

AI vytěžování pracuje jinak. Nehledá text na konkrétním místě, ale snaží se porozumět tomu, co který údaj představuje. Aurora - nový AI engine v iNVOiCE FLOW - je navržená tak, aby zvládla odlišné rozložení informací bez potřeby nastavovat nové šablony. Nejde o to, že by „chápala“ dokument lidsky, ale dokáže rozpoznat strukturu faktury, najít základní účetní údaje i v jiném vizuálním provedení a předvyplnit je s mnohem vyšší spolehlivostí než klasické OCR.

Právě tento rozdíl - OCR (často pevná šablona) vs. AI (rozpoznání struktury dokumentu) - je důvodem, proč dnes dochází k méně chybám a méně ručním zásahům.

Kvalitnější data = rychlejší vstup do workflow

Pokud je faktura přečtena přesně na vstupu, dostává se do schvalovacího workflow dříve a bez korekcí. Doklady se nehromadí na prvních kontrolách, účetní nemusí zastavovat proces kvůli drobnostem a jednotlivé kroky na sebe plynule navazují. Firmy, které mají vícestupňové schvalování, vidí rozdíl prakticky okamžitě.

Stabilnější účetní data a méně práce při uzávěrkách

Přesnější extrakce dat má přímý dopad na účetnictví. Méně chyb znamená méně dohledávání při uzávěrce, méně improvizací a méně situací, kdy se hledá, proč údaje nesedí se schvalovací částí procesu.

AI engine v iNVOiCE FLOW také postupně lépe rozpoznává faktury, které se objevují ve firmě pravidelně. Díky tomu roste přesnost vytěžení v čase, aniž by uživatelé museli cokoliv nastavovat.

Tam, kde dříve vznikala roztříštěnost, vstupuje do hry stabilní datový vstup, na kterém lze stavět rychlou a předvídatelnou účetní práci.

Jak může AI vytěžování fungovat ve vašem prostředí

AI vytěžování faktur je dnes jedním z nejpraktičtějších míst, kde může umělá inteligence okamžitě ulevit účetním týmům - bez složitých změn procesů nebo organizace práce. Pokud si chcete ověřit, jak bude přesnější vytěžování a rychlejší workflow fungovat na vašich typech dokumentů, rádi se s vámi spojíme a ukážeme vám, jak může AI vytěžování fungovat právě ve vašem prostředí.