V mnohých firmách sa stále rieši, ako urýchliť prácu s faktúrami a znížiť počet manuálnych kontrol. Veľký rozdiel spočíva v samotnom schvaľovaní, ale aj v kvalite údajov už pri prijatí dokumentu. Nový AI engine v iNVOiCE FLOW je postavený na inej logike ako tradičné OCR a prináša spoľahlivejšie spracovanie faktúr – teda menej opráv, rýchlejší workflow a stabilnejšie účtovné procesy.
Extrahovanie pomocou OCR funguje na princípe tzv. štruktúrovaného rámca. Systém očakáva, že faktúra bude mať určitú štruktúru, a údaje hľadá na pevných pozíciách. Je to rýchle, ak dodávatelia používajú stále rovnaký layout. V okamihu, keď sa dokument aj len mierne zmení, presnosť extrakcie výrazne klesá.
Účtovný tím potom ručne opravuje chyby spôsobené nie obsahom faktúry, ale tým, že systém nedokáže pracovať s variabilitou dokumentov.
AI extrakcia funguje inak. Nehľadá text na konkrétnom mieste, ale snaží sa pochopiť, čo ktorý údaj predstavuje. Aurora – nový AI engine v iNVOiCE FLOW – je navrhnutá tak, aby zvládla odlišné rozloženie informácií bez potreby nastavovať nové šablóny. Nejde o to, že by dokument „chápala“ ľudsky, ale dokáže rozpoznať štruktúru faktúry, nájsť základné účtovné údaje aj v inom vizuálnom prevedení a predvyplniť ich s oveľa vyššou spoľahlivosťou než klasické OCR.
Práve tento rozdiel – OCR (často pevná šablóna) vs. AI (rozpoznanie štruktúry dokumentu) – je dôvodom, prečo dnes dochádza k menej chybám a menej ručným zásahom.
Kvalitnejšie údaje = rýchlejší vstup do pracovného toku
Ak je faktúra presne prečítaná pri vstupe, dostane sa do schvaľovacieho pracovného toku skôr a bez opráv. Doklady sa nehromadia pri prvých kontrolách, účtovník nemusí zastavovať proces kvôli maličkostiam a jednotlivé kroky na seba plynule nadväzujú. Firmy, ktoré majú viacstupňové schvaľovanie, vidia rozdiel prakticky okamžite.
Stabilnejšie účtovné údaje a menej práce pri uzávierkach
Presnejšia extrakcia údajov má priamy vplyv na účtovníctvo. Menej chýb znamená menej vyhľadávania pri uzávierke, menej improvizácie a menej situácií, keď sa hľadá, prečo údaje nezodpovedajú schvaľovacej časti procesu.
AI engine v iNVOiCE FLOW tiež postupne lepšie rozpoznáva faktúry, ktoré sa vo firme objavujú pravidelne. Vďaka tomu rastie presnosť extrakcie v čase, bez toho, aby používatelia museli čokoľvek nastavovať.
Tam, kde predtým vznikala roztříštěnosť, vstupuje do hry stabilný dátový vstup, na ktorom je možné stavať rýchlu a predvídateľnú účtovnú prácu.
Ako môže AI spracovanie faktúr fungovať vo vašom prostredí
AI spracovanie faktúr je dnes jednou z najpraktickejších oblastí, kde umelá inteligencia môže okamžite uľahčiť prácu účtovným tímom – bez zložitých zmien procesov alebo organizácie práce. Ak si chcete overiť, ako bude presnejšie spracovanie a rýchlejší pracovný tok fungovať na vašich typoch dokumentov, radi sa s vami spojíme a ukážeme vám, ako môže AI spracovanie fungovať práve vo vašom prostredí.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
