Prijatá faktúra môže byť vecne správna a pripravená na zaúčtovanie, napriek tomu niekoľko dní čaká na schválenie. Dôvodom často nie je samotná kontrola dokladu, ale spôsob, akým firma riadi jeho priechod medzi zodpovednými ľuďmi.
S rastúcim počtom faktúr, nákladových stredísk a schvaľovateľov už nestačí previesť schvaľovanie z papiera do elektronickej podoby. Schvaľovací workflow musí vedieť rozlíšiť, kto má konkrétny doklad schváliť, podľa akých pravidiel, v akom poradí a kedy môže faktúra pokračovať bez ďalšieho manuálneho zásahu.
Schvaľovací proces musí vychádzať zo zodpovedností vo firme
Rovnaký schvaľovací postup nedáva zmysel pre všetky prijaté faktúry. Režijný náklad za niekoľko tisíc korún má iný význam než vysoká investičná faktúra alebo doklad, ktorého položky spadajú pod niekoľko oddelení.
Workflow možno preto nastaviť napríklad podľa typu faktúry, jej hodnoty alebo hierarchie schvaľovateľov. Systém následne posúva faktúru medzi zodpovednými ľuďmi podľa definovaného postupu. Ak faktúra prekročí stanovenú sumu, môže sa do procesu automaticky zapojiť ďalší schvaľovateľ. Pri opakujúcich sa faktúrach, ktoré zodpovedajú vopred nastaveným parametrom, naopak nie je nutné celý schvaľovací proces opakovať pri každom doklade.
Schvaľovacia logika tak nie je závislá od toho, kto si faktúru práve prevezme alebo kto si spomenie na jej odovzdanie. Je súčasťou nastavenia procesu.
Automatické schválenie má zmysel tam, kde možno rozhodnutie previesť do pravidiel
Ručné schvaľovanie má význam tam, kde musí zodpovedný človek skutočne posúdiť správnosť alebo oprávnenosť nákladu. Pri časti dokladov je však výsledok schválenia predvídateľný podľa vopred stanovených podmienok.
Typickým príkladom sú pravidelne sa opakujúce faktúry. Ak sa ich parametre pohybujú v určených medziach, môže systém schvaľovací krok vynechať a doklad posunúť do ďalšej fázy spracovania.
Automatizácia tak nespočíva iba v rýchlejšom posúvaní faktúry medzi ľuďmi. Časť rozhodovacej logiky sa prevádza priamo do workflow a ľudia vstupujú do procesu tam, kde je ich posúdenie skutočne vyžadované.
Súčasťou procesu zostáva kontrola aj dohľadateľnosť. iNVOiCE FLOW, nástroj na automatizáciu spracovania prijatých faktúr od GRiTu, môže pred schválením pracovať s vyťaženými údajmi, kontrolovať nezrovnalosti a podľa nastavenia porovnávať faktúru s objednávkou, zmluvou alebo pravidlami procesu. Pri doklade je zároveň dohľadateľné, v akom stave sa nachádza, kto ho schválil a akými krokmi prešiel.
Ak faktúra stanovené podmienky nesplní, môže byť vrátená na doplnenie alebo ďalšie riešenie ešte pred zaúčtovaním.
Ako rôzne schvaľovacie modely fungujú v praxi
Parfumerie Douglas používa samostatné workflow pre režijné a tovarové faktúry. Pri opakujúcich sa dokladoch nastaví parametre pri prvej faktúre. Ak ďalší doklad tieto parametre spĺňa, schvaľovanie sa preskočí a faktúra pokračuje na zaúčtovanie. Pri režijných faktúrach nad stanovenú hodnotu sa naopak do procesu automaticky pridáva generálny riaditeľ. Po zavedení iNVOiCE FLOW a jasného workflow klesol počet otázok k dokladom desaťnásobne a počet faktúr platených po splatnosti sa znížil o 75 %.
JABLOTRON ALARMS pracuje až so štvorstupňovým schvaľovaním. Počet schvaľovateľov sa mení podľa typu dokladu alebo jeho celkovej sumy. Pri členitých faktúrach možno navyše jednotlivé časti rozdeliť medzi rôzne oddelenia. Firma mesačne spracováva približne tisíc prijatých faktúr a dobu ich schválenia skrátila z niekoľkých dní až týždňa na niekoľko hodín.
V spoločnosti 3E PROJEKT je schvaľovanie nastavené ešte pred samotným zaúčtovaním. Zodpovedná osoba najprv určí, kam náklad patrí, a faktúru schváli. Účtovník následne pracuje iba s dokladom, ktorý už týmto krokom prešiel. Chybný doklad tak možno vyradiť ešte pred jeho zavedením do účtovného systému.
Workflow musí riadiť celý priechod faktúry
Pri návrhu schvaľovacieho procesu je potrebné určiť, podľa čoho sa priraďuje schvaľovateľ, kedy sa pridáva ďalšia úroveň schválenia, ktoré doklady môžu prejsť automaticky a ako sa riešia odchýlky.
iNVOiCE FLOW tieto pravidlá prevádza do elektronického workflow, smeruje faktúry medzi zodpovedné osoby a po schválení môže odovzdať dáta do účtovného alebo ERP systému. Finančné oddelenie tak priebežne vidí, ktoré faktúry sú schválené, ktoré čakajú na rozhodnutie a v akej časti procesu sa jednotlivé záväzky nachádzajú.
Nastavte schvaľovanie podľa procesov vašej firmy
iNVOiCE FLOW umožňuje riadiť schvaľovanie prijatých faktúr podľa štruktúry firmy, typu dokladu a stanovených pravidiel. Od automatického priradenia schvaľovateľov cez viacúrovňové workflow až po automatické schválenie vybraných faktúr.
Pozrite sa, ako možno iNVOiCE FLOW zapojiť do spracovania prijatých faktúr aj vo vašej firme.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
