Spoločnosť 3E PROJEKT vďaka iNVOiCE FLOW ušetrila 2 pracovné miesta

Pôvodný stav a problém

Predtým sa účtovníčky vo firme 3E PROJEKT museli prehrabávať nekonečnými hromadami papierových faktúr. Pred zavedením systému iNVOiCE FLOW v januári 2019 prichádzala väčšina faktúr do centrály 3E PROJEKT poštou. Recepčné ich naskenovali a priradili zodpovedným osobám. Často sa však stávalo, že skeny nebolo možné spätne vyhľadať – buď boli nesprávne priradené, alebo ich recepčná zabudla nahrať do systému.

Celý proces bol neefektívny a zbytočne časovo náročný. Preto sa vedenie rozhodlo automatizovať spracovanie faktúr a nahradiť papierové doklady elektronickými.

Návrh riešenia

Zamestnanci spoločnosti 3E PROJEKT mali spočiatku obavy. Neboli si istí, či sa nový softvér na elektronickú fakturáciu podarí prepojiť s ich informačným systémom Premier. Obávali sa tiež funkčnosti workflow – teda elektronického schvaľovania dokladov. Vedeli, že firmy z ich okolia, ktoré túto funkciu využívajú vo svojich podnikových systémoch, nie sú úplne spokojné. Najväčšie obavy mali účtovníci. Nedokázali si predstaviť, ako budú účtovať faktúry, keď ich nebudú mať k dispozícii v papierovej podobe.

Prepojenie so systémom Premier sa podarilo

Obavy kolegov zo zmeny však vedenie spoločnosti 3E PROJEKT neodradili. Stáli si za svojím cieľom zvýšiť efektivitu práce a vybrali si riešenie iNVOiCE FLOW od spoločnosti GRiTu. Mali s nami dobré skúsenosti, pretože už používali ORiON, ktorý zabezpečuje EDI komunikáciu. Samotné nasadenie trvalo dva mesiace. Konzultant spoločnosti GRiTu riešil, ako najlepšie prepojiť iNVOiCE FLOW s informačným systémom Premier. Spolu so zástupcom spoločnosti Premier všetko nastavili tak, aby sa doklady správne rozdelili do príslušných správnych celkov.

Pod spoločnosť 3E PROJEKT totiž patrí niekoľko menších firiem a systém musí rozpoznať, ku ktorej z nich má danú faktúru priradiť.

Výsledné zmeny

Prechod z papierových na elektronické doklady znamenal veľkú zmenu pre celú firmu. Jeden zamestnanec sa nedokázal prispôsobiť a odišiel. „Ostatní si veľmi rýchlo zvykli a dnes považujú iNVOiCE FLOW za samozrejmosť. Od riaditeľov jednotlivých oddelení viem, že sú so systémom spokojní,“ hovorí Šárka Macurová.

Systém elektronického workflow funguje veľmi dobre a šetrí veľa času. Vyžadoval si však zmenu zaužívaných postupov.

Dokumenty teraz prichádzajú do firmy priamo v elektronickej podobe (väčšinou ako príloha vo formáte PDF). Vďaka automatizovanému spracovaniu sa navyše podarilo odstrániť chyby, ktorých sa ľudia pri práci s dokumentmi prirodzene dopúšťali.

„Veľmi si cením technickej podpory spoločnosti GRiTu počas implementácie aj po nej. Na konzultanta sme sa mohli kedykoľvek obrátiť a vo všetkom nám pomohol.”

Šárka Macurová

Poskytovatelé služeb

S čím sme pomohli

Automatizácia spracovania prijatých faktúr a bezchybné prepisy

Celý proces bol neefektívny a zbytočne časovo náročný. Preto sa vedenie rozhodlo automatizovať spracovanie faktúr a nahradiť papierové doklady elektronickými.

PDF na stiahnutie

Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť

„Veľmi si cením technickej podpory spoločnosti GRiTu počas implementácie aj po nej. Na konzultanta sme sa mohli kedykoľvek obrátiť a vo všetkom nám pomohol.”

Šárka Macurová

Poskytovatelé služeb

Ďalšie prípadové štúdie

TRANS-TECHNIK: Riadený sklad poskytol spoločnosti kontrolu nad kvalitou služieb a posilnil dôveru v obchodných vzťahoch

Ako riadený sklad pomohol spoločnosti TRANS-TECHNIK znížiť chybovosť, posilniť kvalitu služieb a zvládnuť rast bez rizík | GRiT

Ovečkárna: Inteligentný skladový systém urýchlil expedíciu o 90 %, vďaka čomu e-shop rastie a dobýva Európu

Ako spoločnosť Ovečkárna zrýchlila prípravu objednávok o 92 % a získala kontrolu nad skladom aj napriek rýchlemu rastu | GRiT