Povinná e-fakturácia na Slovensku od 1. januára 2027 prinesie nový spôsob vystavovania, doručovania aj spracovania faktúr. Okolo pripravovaných zmien však stále koluje množstvo nepresností. Niektoré môžu firmy ukolísať pocitom, že už sú pripravené, iné naopak vyvolávajú zbytočné obavy z nákladnej výmeny systémov. Pozrime sa na sedem najčastejších mýtov a na to, ako bude povinná elektronická fakturácia skutočne fungovať.
Mýtus 1: Elektronická faktúra je PDF odoslané e-mailom
PDF je iba elektronickým zobrazením faktúry. Povinná e-faktúra bude štruktúrovaný dokument vo formáte XML, ktorý zodpovedá európskej norme EN 16931 a pravidlám Peppol. Účtovný alebo ERP systém preto dokáže jednotlivé údaje automaticky načítať a spracovať bez ručného prepisovania.
PDF môže byť k elektronickej faktúre priložené pre ľahké čítanie, samo o sebe však požiadavky povinnej e-fakturácie nesplní. Rovnako tak nestačí naskenovaný papierový doklad. Rozdiel nie je len v prípone súboru, ale predovšetkým v štruktúre a strojovej čitateľnosti dát.
Mýtus 2: Povinnosť sa týka iba platiteľov DPH
To platí len čiastočne. Povinnosť vystavovať e-faktúry sa od roku 2027 bude týkať predovšetkým slovenských platiteľov DPH pri zákonom vymedzených tuzemských transakciách. Okruh príjemcov však bude širší.
Na príjem elektronických faktúr musia byť pripravené aj slovenské právnické a zdaniteľné osoby, vrátane živnostníkov, slobodných povolaní alebo niektorých neplatiteľov DPH. Aj firma, ktorá sama povinné e-faktúry vystavovať nebude, teda môže potrebovať certifikovaného digitálneho poštára, ktorým je na Slovensku práve aj GRiT, a vhodný spôsob ich príjmu.
Mýtus 3: Od roku 2027 musia elektronicky prejsť úplne všetky faktúry
Prvá fáza sa zameria na vymedzené tuzemské B2B a B2G transakcie. Fakturácia koncovým spotrebiteľom, teda B2C, do nej nespadá. Cezhraničné transakcie sa majú do povinného režimu zapojiť až od 1. júla 2030.
Rozhodujúce preto nie je len sídlo firmy, ale aj jej právne a daňové postavenie a charakter konkrétneho plnenia. Napríklad zahraničná firma iba registrovaná na Slovensku k DPH môže byť v inej situácii než slovenská dcérska spoločnosť alebo prevádzkareň. Pred úpravami systémov je preto vhodné najprv zmapovať dotknuté spoločnosti a fakturačné toky.
Mýtus 4: Kto už používa EDI alebo ERP, nemusí nič riešiť
EDI aj kvalitné ERP sú dobrým základom, automatickú pripravenosť však nezaručujú. Napríklad faktúry vo formáte EDIFACT môžu vyžadovať konverziu do syntaxe, ktorá zodpovedá norme EN 16931, napríklad UBL alebo CII XML.
Preveriť treba aj povinné údaje, validačné pravidlá, napojenie na sieť Peppol, stavové správy a spracovanie chýb. GRiT dokáže na existujúce EDI, ERP alebo účtovný systém nadviazať, zabezpečiť potrebnú konverziu údajov a prepojiť ho s doručovacou službou. Firma tak nemusí budovať druhý oddelený fakturačný proces.
Mýtus 5: Doručená e-faktúra je automaticky schválená
Potvrdenie o doručení dokladuje, že faktúra bezpečne dorazila správnemu príjemcovi. Neznamená to však, že odberateľ súhlasí s jej cenou, obsahom alebo väzbou na objednávku.
Ak je faktúra po obchodnej stránke chybná, postupuje sa podobne ako dnes: odberateľ kontaktuje dodávateľa a náprava sa zvyčajne rieši opravným dokladom. Používané riešenie by preto malo rozlišovať technickú validáciu, stav doručenia a obchodné spracovanie faktúry.
Mýtus 6: Firmy budú údaje z každej faktúry posielať finančnej správe ručne
Pri využití certifikovanej doručovacej služby zabezpečí digitálny poštár bezpečné doručenie faktúry odberateľovi aj automatické odovzdanie požadovaných údajov finančnej správe. Firma teda nebude každý doklad zadávať ešte raz do ďalšieho štátneho portálu.
To však neznamená, že sa o kvalitu údajov nemusí starať. Ak faktúra neprejde technickou kontrolou alebo obsahuje chybné identifikačné údaje, bude nutné ju opraviť a odoslať znova. Automatické odosielanie preto musia dopĺňať validácie a prehľadné spracovanie chybových stavov.
Mýtus 7: Povinná e-fakturácia bude mať pre všetky firmy rovnakú cenu
Jednotný štátny poplatok stanovený nie je. Certifikovaní poskytovatelia doručovacej služby si ceny pre koncových používateľov určujú samostatne a výsledné náklady sa môžu odvíjať od objemu komunikácie, rozsahu služieb aj spôsobu napojenia.
Pri jednoduchých aplikáciách pracuje GRiT s regresívnym cenovým modelom: čím viac komunikácie cez službu prechádza, tým nižšia je cena za jednotku. Pri integrovaných podnikových riešeniach sa do ceny premieta aj počet zapojených spoločností a systémov, náročnosť integrácie, miera automatizácie, archivácia alebo požadovaná podpora. Samotný počet faktúr preto o celkových nákladoch nevypovedá.
Najväčším mýtom je, že príprava môže počkať
Povinná e-fakturácia nie je len zmena formátu súboru. Ovplyvní tvorbu a kontrolu údajov, doručovanie, prácu s chybami aj napojenie účtovných a podnikových systémov. Čím viac spoločností, systémov a fakturačných scenárov firma používa, tým skôr by mala overiť, čo bude potrebné upraviť.
GRiT je na Slovensku uvedený medzi certifikovanými poskytovateľmi doručovacej služby. Pomôže vám zmapovať fakturačné toky, preveriť pripravenosť a zabezpečiť konverziu, napojenie aj doručovanie e-faktúr prostredníctvom siete Peppol.
Nenechajte sa pri príprave viesť domnienkami. GRiT preverí vaše súčasné riešenie a navrhne cestu k povinnej e-fakturácii bez zbytočných paralelných procesov.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
